Ajanslar için zaman takibi: 8 araç karşılaştırıldı

Ajanslarda zaman takibi üç soruyu yanıtlamalı: saatleri hangi müşteri kullandı, o iş size ne kadara mal oldu ve ne kadarını faturalayabilirsiniz. Doğru araç, sürecinizin nerede tıkandığına bağlı: zamanı kaydetmek, fatura hazırlamak, proje kârlılığını görmek ya da gelecek haftanın kapasitesini planlamak.

Bu rehber My Hours, Timely, Toggl Track, Harvest, Clockify, Float, Memtime ve Worktivity'yi bu ajans ihtiyaçları üzerinden karşılaştırıyor. Açıklama: Bu rehberi Worktivity yayımlıyor ve Worktivity karşılaştırılan ürünlerden biri. Ürün bilgileri sağlayıcıların resmi sayfalarından alındı ve 28 Eylül 2026'da kontrol edildi. Buradaki öneriler kontrollü bir ürün testinin sonucu değil, iş akışına uygunluk konusundaki değerlendirmemiz.

Ajans zaman takibi araçlarına hızlı bakış

Sekiz araç, ajans iş akışına ve satın alma kriterine göre karşılaştırıldı

Araç	Şu durumda değerlendirin	Seçmeden önce kontrol edin
My Hours	Proje zamanı, ücret oranları ve puantaj yönetimi gerekiyor.	İhtiyacınız olan oran, bütçe ve onay akışının hangi planda olduğunu.
Timely	Ekibinizin, çalışma etkinliğinden geriye dönük zaman oluşturmaya ihtiyacı var.	Kayıtları kimin gözden geçirdiğini ve kişisel zaman çizelgesi verisinin nasıl paylaşıldığını.
Toggl Track	Müşteri projeleri genelinde kronometre, manuel giriş ve raporlama istiyorsunuz.	Kârlılık raporları ve onaylar için hangi planın gerektiğini.
Harvest	Kaydedilen saatlerin faturalamayı ve muhasebeyi beslemesini istiyorsunuz.	İhtiyacınız olan raporlamanın ve temel plan üstü kullanımın maliyetini.
Clockify	Zaman takibiyle başlayıp faturalama kontrollerini sonra eklemek istiyorsunuz.	Güncel ücretsiz plan sınırlarını ve faturalama ile onayın hangi ücretli katmanda olduğunu.
Float	Planı gerçekleşenle karşılaştırmadan önce insanları işe atamanız gerekiyor.	Zaman takibinin Pro planda olduğunu; Starter planın planlamaya odaklandığını.
Memtime	Zaman kayıtlarını oluşturmak için kişisel bir masaüstü etkinlik zaman çizelgesi istiyorsunuz.	Kayıtları bağlı proje yazılımına aktarmak için Connect ya da üstünün gerektiğini.
Worktivity	Müşteri, görev ve maliyet raporlamasının yanında ekip çalışma görünürlüğü gerekiyor.	Growth'un görev takibi ve dışa aktarma, Pro'nun maliyet yönetimi eklediğini.

Aşağıdaki bölümlerin her biri ilgili ürünün resmi kaynağına bağlanıyor. Gerçek iş akışınızı destekleyen planı karşılaştırın: giriş fiyatı tek başına size ajans faturalamasının, raporlamasının veya onay akışının maliyetini söylemez.

Ajansların kronometrenin ötesinde ihtiyacı olanlar

Bir retainer ve bir sabit bedelli projeyle başlayın. Her biri için bir günlük işi, kişinin zaman kaydından müşteri raporuna ve faturaya kadar izleyin. Bu alıştırma, uzun bir özellik listesinden çok daha net biçimde açıkları ortaya çıkarır.

• Müşteri ve proje eşleştirmesi: bir tasarımcı ya da stratejist, işler arasında geçiş yaparken zamanı doğru işe yazabiliyor mu?
• Faturalanabilir ve iç iş ayrımı: müşteri teslimini satış, eğitim ve idari işten ayrı tutabiliyor musunuz?
• Ücret ve maliyet: müşteriden aldığınız ücretle işi teslim etmenin maliyetini birbirinden ayırabiliyor musunuz?
• Faturalama incelemesi: kaydedilen bir saatin neden faturalandığını, ertelendiğini ya da silindiğini açıklayabiliyor musunuz?
• Ekip görünürlüğü: kişiler kendi kayıtlarını görüp düzeltebiliyor ve yöneticilerin neyi görebildiğini biliyor mu?
• Raporun devri: finans, çıktıyı her ay raporu sıfırdan kurmadan kullanabiliyor mu?

Sabit bedelli ve retainer çalışan ajanslar, saat üzerinden fatura kesmeseler de teslim eforunu anlamaktan fayda görür. Daha fazla kaydedilen zaman kendiliğinden daha fazla gelir yaratmaz: sözleşme, kapsam ve faturalama kararı belirleyici olmaya devam eder.

1. My Hours: proje zamanı ve faturalama yönetimi

My Hours, proje ve görev bazlı zaman takibini ücret oranı yönetimi ve raporlamayla birleştiriyor. Güncel fiyatlandırma sayfası beş aktif kullanıcıya kadar ücretsiz bir plan ile Basic, Pro ve Enterprise planlarını listeliyor. Pro, bütçe ve oran kontrolleri ile bir onay akışı ekliyor.

Ajansa uygunluğu: kaynak planlamasıyla başlamadan yapılandırılmış bir puantaj ve faturalama süreci istiyorsanız kısa listeye alın. Deneme sürecinde proje yöneticilerinizin ihtiyaç duyduğu tam oran hiyerarşisini ve onay yetkilerini kontrol edin. Her faturalama özelliğinin ücretsiz planda olduğunu varsaymayın. My Hours planlarını ve özellik karşılaştırmasını inceleyin.

2. Timely: otomatik kayıt ve kullanıcı onayı

Timely'nin Memory uygulaması, kişilerin zaman kayıtlarını oluşturmasına yardımcı olmak için çalışma etkinliğini kaydediyor. Timely, kişisel zaman çizelgesi verisini varsayılan olarak özel tanımlıyor ve paylaşımı kullanıcının kontrol ettiğini belirtiyor. Özel olması, tüm verinin yalnızca kişinin bilgisayarında kaldığı anlamına gelmiyor.

Ajansa uygunluğu: asıl engel parçalanmış bir iş gününü geriye dönük toparlamaksa değerlendirin. İnceleme ve projeye atama sürecini ekibinizle test edin; otomatik kayıt da sonunda finansın kullanabileceği kayıtlara dönüşmek zorunda. Seçtiğiniz planın raporlama ve entegrasyon yeteneklerini doğrulayın. Timely planlarını ve veri görünürlüğü açıklamasını inceleyin.

3. Toggl Track: esnek zaman girişi ve proje raporlaması

Toggl Track; kronometre, manuel giriş ve kullanıcıların zaman kaydına dönüştürebildiği masaüstü etkinlik takibini destekliyor. Ücretli planları faturalanabilir oranları içeriyor, Premium ise kârlılık raporlaması ve puantaj onayı gibi yetenekler ekliyor.

Ajansa uygunluğu: kişilerin müşteri işini farklı yollarla kaydetmesi gerekiyorsa değerlendirin. Müşteri temsilcinizin finansa göndereceği raporu ve bir çalışanın kaydını nasıl düzelttiğini test edin. Toggl, tarayıcı uzantısı üzerinden 100'den fazla araçla bağlantıdan söz ediyor; bu, 100 yerel ve çift yönlü entegrasyonla aynı şey değil. Toggl'un güncel plan karşılaştırmasını inceleyin.

4. Harvest: faturalamaya bağlı zaman takibi

Harvest, zaman takibini faturalama ve muhasebe/ödeme entegrasyonlarıyla birleştiriyor. Güncel Teams planı Stripe, QuickBooks Online ve Xero gibi bağlantıları listeliyor. Enterprise, kârlılık raporlaması ve puantaj onayı ekliyor.

Ajansa uygunluğu: zor adım onaylanmış saatleri faturaya dönüştürmek ve muhasebe kayıtlarını hizalı tutmaksa kısa listeye alın. Beklediğiniz kullanım için toplam teklifi kontrol edin: Harvest'in güncel fiyatlandırma sayfası temel ücretlere ek olarak ilave fatura, proje, müşteri ve görev başına ücretlerden söz ediyor. Koltuk fiyatlarını karşılaştırmak yerine temsili bir faturayı test edin. Harvest planlarını ve faturalama ayrıntılarını inceleyin.

5. Clockify: isteğe bağlı faturalama kontrolleriyle zaman takibi

Clockify'ın ücretsiz bir planı ve ücretli katmanları var. Güncel ücretsiz plan SSS'si, ücretsiz olarak dört kişiye kadar davet edebileceğinizi söylüyor. Standard planı faturalama, onay ve zaman kilitleme özelliklerini içeriyor.

Ajansa uygunluğu: zaman kaydıyla başlayıp faturalama süreciniz geliştikçe kontrol eklemek istiyorsanız değerlendirin. Ajansın tamamı için bütçe yapmadan önce güncel kullanıcı hakkını kontrol edin ve ihtiyacınız olan kârlılık ile planlama özelliklerinin hangi planda olduğunu doğrulayın. Satın alma kararını sınırsız ücretsiz kullanıcıya dair eski iddialara dayandırmayın. Clockify planlarını ve ücretsiz plan SSS'sini inceleyin.

6. Float: zaman takibiyle birlikte kaynak planlama

Float'ın merkezinde insanları işe atamak, kapasiteyi yönetmek ve projeleri planlamak var. Güncel Starter planı planlamayı kapsıyor; Pro, zaman takibi, proje maliyet tahmini ve daha fazla raporlama ekliyor. Fiyatlandırma planlanan kişi sayısına göre yapılıyor.

Ajansa uygunluğu: operasyon sorumlunuzun bir sonraki işi kimin alabileceğine karar vermesi, sonra teslimin planla nasıl örtüştüğünü görmesi gerekiyorsa değerlendirin. Gerçek zamanı kaydetmek şartsa Pro'yu da değerlendirmeye katın. Yalnızca planlama içeren bir plan, zaman takibi aboneliğiyle denk sayılmamalı. Float'ın plan karşılaştırmasını inceleyin.

7. Memtime: işi geriye dönük toparlamak için masaüstü zaman çizelgesi

Memtime, bilgisayar etkinliğini otomatik olarak kaydediyor ve bu etkinlik verisini cihazda yerel olarak saklıyor. Kişiler zaman kayıtlarını bu çizelgeden oluşturuyor. Basic planı otomatik takibi içeriyor; Connect ve üstü planlar bağlı proje yazılımına dışa aktarma ekliyor.

Ajansa uygunluğu: tekrar eden sorun unutulan kronometrelerse ve ekip kişisel bir zaman çizelgesini gözden geçirmeyi tercih ediyorsa değerlendirin. Onaylanan kayıtların mevcut faturalama sisteminize nasıl ulaştığını test edin. Kişisel etkinlik kaydı ile başka bir servise göndermeyi seçtiğiniz zaman kayıtlarını birbirinden ayırın. Memtime planlarını ve etkinlik saklama açıklamasını inceleyin.

8. Worktivity: müşteri işi, görev maliyeti ve ekip görünürlüğü

Worktivity, kaydedilen zamanı müşterilere, projelere ve görevlere bağlıyor. Maliyet yönetimi açıkken görev raporlaması saatleri, maliyeti, faturalanabilir tutarı ve kârı bir arada gösteriyor. Ajanslar bir müşteri ve iş tanımlayıp görevlerine zaman kaydedebilir, projeyi sürerken inceleyebilir. Ajans iş akışını inceleyin.

Ajansa uygunluğu: operasyonun, ekibin çalışma düzenini müşteri teslimi ve maliyetle birleştirmesi gerekiyorsa Worktivity'yi değerlendirin. Yapay zekâ destekli Verimlilik Koçu, ekiple birlikte gözden geçirilecek içgörüler üretiyor; bu içgörüler bir kişinin performansının kanıtı gibi değil, işin bağlamıyla karşılaştırılarak okunmalı.

İlgili planı seçin: Starter, aylık faturalamada kullanıcı başına ayda 3,99 ABD doları. Growth 5,99 ABD doları ve görev takibi, entegrasyonlar ile XLSX dışa aktarma ekliyor. Pro 8,99 ABD doları ve maliyet yönetimi ekliyor. Yıllık faturalamada fiyat daha düşük. Planlar 100 yapay zekâ kredisi içeriyor; ek kredi ve daha uzun saklama isteğe bağlı ücretli eklentiler. 14 günlük deneme kredi kartı istemiyor. Worktivity fiyatlarını ve plan sınırlarını kontrol edin.

Mobil ve masaüstü farklı: Worktivity, vardiya zaman takibi için iOS ve Android uygulamalarını listeliyor. Mobil uygulama ekran görüntüsü, uygulama, web sitesi veya konum kaydetmiyor. Masaüstünde ekran görüntüsü isteğe bağlı ve organizasyon ayarlarından yönetiliyor. Seçtiğiniz ayarları kuruluma başlamadan önce ekibe anlatın. Platform yeteneklerini karşılaştırın.

Devir noktalarınızı kontrol edin: entegrasyon dizini Zapier, Asana ve Trello'yu mevcut olarak listeliyor. Bir Zapier akışı, yerel entegrasyonla aynı şey değil. Worktivity'nin ajans iş akışı ayrıca fatura PDF'i oluşturup kendinizin göndermesini anlatıyor; ihtiyacınız olan ödeme ve muhasebe adımlarını doğrulayın. Entegrasyon dizinini inceleyin.

Faturalanamayan saatleri abartmadan ölçmek

Aşağıdaki hesap örnek amaçlıdır; bir müşteri vakası ya da Worktivity sonucuna dair bir öngörü değildir. Bir ajansın bir ayda saat üzerinden faturalanabilir 500 saat kaydettiğini varsayalım. 440 saati faturalıyor, kalan 60 saati siliyor ve faturalanmayı bekleyen saat kalmıyor.

• Silinen saat oranı: 60 ÷ 500 = %12.
• Sonraki karşılaştırılabilir bir ayda yine 500 faturalanabilir saat varsa ve 40 saat siliniyorsa, oran %8 olur.
• Aradaki fark 4 puan, yani 20 saat daha az silinmiş demektir.
• Saat ücreti sabit 100 avro alındığında bu 20 saat, gerçekten faturalanırsa, o ay için 2.000 avroluk ek faturalanmış tutara karşılık gelir. Faturalanan tutar, tahsil edilen nakit ya da kâr değildir.

Saatlerin neden silindiğini kaydedin: eksik kanıt, yeniden çalışma, kapsam kararı, ücret tavanı ya da müşteriye yapılan bir jest. Dönemleri aynı tanım ve aynı faturalama modeliyle karşılaştırın. Zaman takibi bu incelemeyi destekleyebilir; oranın tek başına değişmesi, değişime yazılımın yol açtığını kanıtlamaz.

Küçük bir ajans pilotuyla seçin

1. Sorunu adlandırın. Tek bir öncelikli sonuç seçin: daha eksiksiz zaman kaydı, daha az fatura hazırlığı, daha net proje maliyeti ya da daha iyi planlama.
2. İki araç seçin. Yukarıdaki iş akışı karşılaştırmasını kullanın, sonra aynı sonucu veren planları karşılaştırın.
3. Temsili bir pilot yürütün. Gerçek bir işte çalışan bir müşteri temsilcisi ve birkaç kişiyi dahil edin. Pilot boyunca hangi aracın resmi faturalama kaydı olduğunu belirleyin.
4. Sonucu gözden geçirin. Geç veya eksik kayıtları, düzeltmeleri, müşteri raporunu hazırlamaya harcanan süreyi ve finansın toplamları mutabık kılıp kılamadığını kontrol edin.
5. Ekibin benimsemesini ölçün. Kişilere neyin kaydedildiğini, kimin erişebildiğini ve hatayı nasıl düzelteceklerini bilip bilmediklerini sorun.

Değerlendirme süresini ve başarı ölçütlerini pilottan önce belirleyin. Fazladan kaydedilen saati kendiliğinden bir iyileşme saymayın: müşteri işini daha doğru anlatıp anlatmadığına bakın.

Sık sorulan sorular

Bir ajans hangi zaman takibi yazılımını seçmeli?

Yönetmesi en zor olan iş akışına göre seçin. Yukarıdaki karşılaştırmayı kullanarak zaman kaydı, faturalama, kaynak planlama ya da iş ve maliyet görünürlüğü için kısa liste yapın. Sonra seçtiğiniz planı tek bir müşteri işinde test edin. Ürün seçmek için ajans büyüklüğü tek başına yeterli değildir.

Ajans elektronik tablo kullanabilir mi?

Süreç müşteriyi, projeyi, saatleri, oranları ve faturalama kararlarını güvenilir biçimde kaydediyorsa evet. Kayıtları toplamak, düzeltmek ya da rapor hazırlamak fazla efor alıyorsa yazılımı değerlendirin. Bu eforu kendi ajansınızda ölçün; her elektronik tablo sürecine uyan tek bir eksik faturalama oranı yoktur.

Ajans hangi faturalanabilir kullanım hedefini almalı?

Önce paydayı tanımlayın. Faturalanabilir kullanım, faturalanabilir saatlerin uygun saatlere bölümüdür; ama ajanslar izni, eğitimi ve iç işi farklı ele alır. Hedefleri role ve çalışma modeline göre belirleyin. Tek başına bir kullanım oranı tükenmişliği, kaliteyi ya da kârlılığı göstermez.

Worktivity'nin mobil uygulaması var mı?

Evet. İndirme sayfası vardiya zaman takibi için iOS ve Android uygulamalarını listeliyor. Mobil yetenekler masaüstünden farklı: telefon uygulaması ekran görüntüsü, uygulama kullanımı, web sitesi veya konum kaydetmiyor. Platform karşılaştırmasını inceleyin.

Araç değişimini nasıl yapmalıyız?

Eski kayıtların salt okunur bir dışa aktarımını saklayın ve yeni aracı küçük bir proje örneğiyle doğrulayın. Müşterileri, görevleri, saat dilimlerini, faturalanabilir işaretleri, oranları ve toplamları kontrol edin. Bir geçiş tarihi ve tek bir resmi faturalama kaydı belirleyin ki aynı iş iki kez faturalanmasın.

Worktivity'yi tek bir müşteri projesinde deneyin

Ajansınızın müşteri ve görev bazlı zamanın yanında operasyonel görünürlüğe ihtiyacı varsa tek bir işle başlayın. Temsili bir haftayı takip edin, kayıtları ekiple birlikte inceleyin ve çıkan raporu mevcut faturalama sürecinizle karşılaştırın. Görev takibi ve dışa aktarma için Growth'u seçin, maliyet yönetimi gereksinimin parçasıysa Pro'yu değerlendirin.

14 günlük Worktivity denemenizi başlatın. Kredi kartı gerekmiyor. Ekibin tamamına yaymadan önce planları inceleyin.