Arbeitszeiterfassung: Pflicht seit 2022, nicht erst mit dem neuen Gesetz
Viele Beiträge schreiben, die Erfassungspflicht komme erst mit der Gesetzesnovelle. Das stimmt nicht. Die Pflicht besteht bereits; verhandelt wird ihre Form.
Die kurze Antwort
Arbeitgeber in Deutschland sind seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Gericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab, sie gilt also ohne weitere Gesetzesänderung. Offen ist nicht das Ob, sondern das Wie: Ein Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes würde die elektronische Erfassung vorschreiben, er ist aber bis heute nicht beschlossen.
Was heute schon gilt
Vier Punkte, die unabhängig von der Novelle gelten.
- Der EuGH hat 2019 (C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Zeiterfassung verpflichten müssen.
- Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht am 13. September 2022 für Deutschland festgestellt. Sie gilt seitdem, ohne Übergangsfrist und ohne neues Gesetz.
- Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Abs. 2 schon lange die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit und die Aufbewahrung dieser Nachweise für mindestens zwei Jahre.
- Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben. Papier und Tabellen sind zulässig, solange die Aufzeichnung objektiv und nachvollziehbar ist.
Wen es betrifft
Nach heutiger Rechtslage und nach dem Entwurf.
- Heute gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Arbeitgeber und alle Beschäftigten, unabhängig von der Betriebsgröße.
- Der Entwurf sieht Ausnahmen vor: Betriebe unter zehn Beschäftigten, Hausangestellte in Privathaushalten und bestimmte entsandte Arbeitnehmer.
- Leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes bleiben ausgenommen. Der Begriff ist enger, als er im Alltag verwendet wird.
- Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung ein Mitbestimmungsrecht. Beim Ob der Erfassung nicht, weil es dort um eine gesetzliche Pflicht geht.
Was aufgezeichnet werden muss
Der Entwurf benennt es ausdrücklich; die Praxis geht heute schon davon aus.
- Beginn der täglichen Arbeitszeit.
- Ende der täglichen Arbeitszeit.
- Dauer der täglichen Arbeitszeit, also die Zeit ohne Pausen.
- Die Aufzeichnung soll in der Regel am Tag der Arbeitsleistung erfolgen, nicht rückwirkend am Monatsende.
- Aufbewahrung: nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre.
Übergangsfristen im Entwurf
Gestaffelt nach Betriebsgröße. Die Frist beginnt erst, wenn das Gesetz in Kraft tritt.
Bis 50 Beschäftigte
5 Jahre
Längste Frist im Entwurf. Betriebe unter zehn Beschäftigten sollen ganz ausgenommen werden.
Bis 250 Beschäftigte
2 Jahre
Mittlere Staffel. Wer heute schon digital erfasst, ist davon nicht betroffen.
Ab 250 Beschäftigte
1 Jahr
Kürzeste Frist. Grosse Betriebe sollen zuerst auf elektronische Erfassung umstellen.
Stand 22. August 2026: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat den Entwurf am 17. Juni 2026 vorgelegt. Er gilt als hausinterner Arbeitsentwurf. Ein Kabinettsbeschluss liegt nicht vor und das parlamentarische Verfahren hat nicht begonnen, Inhalt und Zeitplan können sich also noch grundlegend ändern. Prüfen Sie den Stand, bevor Sie Fristen planen.
Woran Sie ein geeignetes System erkennen
Vier Anforderungen, die sich aus der Rechtsprechung und dem Entwurf ergeben.
- Objektiv: die Zeit wird gemessen, nicht im Nachhinein erinnert und eingetragen.
- Verlässlich: nachträgliche Änderungen bleiben sichtbar und sind einer Person zuzuordnen.
- Zugänglich: die beschäftigte Person kann ihre eigenen Zeiten einsehen, nicht nur die Führungskraft.
- Exportierbar: die Nachweise müssen zwei Jahre verfügbar bleiben, auch wenn Sie den Anbieter wechseln.
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Häufige Fragen
Die Fragen, die Arbeitgeber an dieser Stelle tatsächlich stellen.
Ist die Arbeitszeiterfassung jetzt Pflicht oder erst 2026?
Sie ist bereits Pflicht. Das Bundesarbeitsgericht hat das am 13. September 2022 festgestellt und die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Die Novelle des Arbeitszeitgesetzes würde nicht die Pflicht einführen, sondern die elektronische Form vorschreiben.
Reichen Excel-Tabellen oder Papier?
Nach heutiger Rechtslage ja, solange die Aufzeichnung objektiv und nachvollziehbar ist. Der Entwurf würde die elektronische Erfassung verlangen, mit gestaffelten Übergangsfristen. Wer heute auf Papier erfasst, ist nicht im Unrecht, müsste aber später umstellen.
Was passiert, wenn wir nicht erfassen?
Die Aufsichtsbehörden der Länder können die Erfassung anordnen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht aus § 16 Arbeitszeitgesetz sind Ordnungswidrigkeiten. Praktisch schwerwiegender ist die Beweislage: ohne eigene Aufzeichnung wird es schwer, die Darstellung einer beschäftigten Person zu Überstunden zu widerlegen.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Beim Ob nicht, weil die Erfassung eine gesetzliche Pflicht ist. Bei der Ausgestaltung schon: welches System, welche Daten, welche Auswertungen. In der Praxis entsteht an diesem Punkt die Betriebsvereinbarung, und es lohnt sich, sie vor der Einführung zu verhandeln statt danach.
Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?
Ja. Der Ort der Arbeit ändert nichts an der Pflicht. Genau hier fällt die Erfassung per Zuruf oder Kalender aber auseinander, weil niemand den Beginn und das Ende beobachtet.
Dieser Text ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Er beschreibt den Stand vom 22. August 2026. Ob Ihre konkrete Umsetzung den Anforderungen genügt, bewertet Ihre Rechtsberatung; das Produkt liefert den Nachweis, nicht die Rechtsauskunft.
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