Neu in Worktivity

Urlaub in Worktivity hat jetzt ein Jahr. Bisher blieb ein vergebener Anspruch einfach stehen, bis ihn jemand nahm oder Sie ihn löschten. Er gehört nun zu einem Urlaubsjahr, erneuert sich mit dem Jahreswechsel, und was übrig bleibt, wandert von selbst ins nächste Jahr. Mit dieser Version verliert die Urlaubsverwaltung außerdem ihr Beta-Label.

Wählen Sie, wie das Jahr beginnt

In Workspace settings, Reiter Tracking, unter dem Urlaubsschalter steht Leave year auf Calendar year oder Hire anniversary. Das Kalenderjahr erneuert alle zum 1. Januar. Der Jahrestag erneuert jede Person an ihrem Einstellungstag; dafür gibt es im Bildschirm Employees das neue Feld Hire date.

Einstellungsdaten bleiben optional. Wer keines hat, erneuert am 1. Januar, die Umstellung sperrt also niemanden aus, während Sie die Daten nachtragen.

Nicht genutzte Tage wandern von selbst mit

Unter demselben Schalter liegen drei Einstellungen, deren Voreinstellungen das heutige Verhalten unverändert lassen.

• Carry unused days over ist an. Schalten Sie es aus, endet ein Urlaubsjahr einfach.
• Carry-over cap (days) begrenzt den Übertrag pro Person und pro Urlaubsart. 0 bedeutet keine Obergrenze.
• Carried days expire after (months) zählt ab Beginn des neuen Jahres. 0 bedeutet, sie verfallen nie.

Der Übertrag passiert über Nacht, nicht Schlag Mitternacht, und erscheint in Leave rights als Zeile mit der Markierung Carried over. Verfallen übertragene Tage, erklärt eine Zeile mit der Markierung Expired und einer negativen Tageszahl den Rückgang, statt dass ein Guthaben still sinkt. Beide Zeilen schreibt Worktivity, sie lassen sich daher nicht von Hand ändern oder löschen.

Leave insights: das ganze Jahr auf einem Bildschirm

Ein neuer Bildschirm unter Insights, für Inhaber, Mitinhaber und Manager. Ein Manager sieht sein eigenes Team, hier wie überall sonst.

• Fünf Summen für das gewählte Urlaubsjahr: Granted, Used, Scheduled, Pending und Remaining.
• Calendar zeigt einen Monat mit den Namen auf den Tagen der Abwesenheit, eingefärbt nach Urlaubsart, genehmigter Urlaub durchgezogen und offene Anträge gestrichelt.
• By employee gibt eine Zeile pro Person und klappt in dieselben Zahlen pro Urlaubsart auf.
• Requests listet jeden Antrag des Jahres samt entscheidender Person und Notiz.

Export as xlsx schreibt das Ganze in drei Blätter: Summary, By employee und Requests. Der Export gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen.

Wer ist diese Woche weg

Overview beginnt jetzt mit einer Karte Upcoming leaves für die nächsten zwei Wochen: wie viele Personen heute frei haben und dann Tag für Tag, wer fehlt. Ein Klick auf einen Namen öffnet das Profil, in dem nun auch der Urlaub im betrachteten Zeitraum aufgeführt ist.

Urlaub erreicht den Rest der App

Ein Tag mit genehmigtem Urlaub ist im Stundenzettel als On leave markiert. Die Markierung verbirgt nichts: lief der Agent an diesem Tag, ist die erfasste Zeit echt und bleibt stehen. Der Lohnrechner bleibt aus demselben Grund bewusst unverändert. Er bezahlt, was erfasst wurde, und Urlaub ändert nichts daran, was erfasst wurde.

Eine Entscheidung ist jetzt endgültig

Ein genehmigter oder abgelehnter Antrag lässt sich nicht mehr löschen, vereinbarter Urlaub kann also nicht still aus dem Protokoll verschwinden. Einen noch offenen Antrag darf ein Inhaber löschen, und die antragstellende Person wird darüber per E-Mail informiert. Um nach einer Genehmigung Tage zurückzugeben, vergeben Sie einen neuen Anspruch und schreiben den Grund in die Notiz.

Worktivity für Linux

Der Linux-Agent ist da, und zwar als richtiges Paket statt als Archiv: ein .deb für Debian und Ubuntu, ein .rpm für Fedora und RHEL, auf Intel- wie auf ARM-Rechnern. Er bringt seine eigene Laufzeitumgebung mit, es muss also nichts vorher installiert werden.

• Bei der Installation über den Paketmanager richtet das Paket zugleich die Update-Quelle ein. Spätere Versionen kommen über das gewohnte apt upgrade oder dnf upgrade, ein erneuter Download entfällt.
• In einer GNOME-Wayland-Sitzung bringt das Paket auch die Worktivity-Shell-Erweiterung mit. Der Agent schaltet sie erst ein, wenn die Erfassung akzeptiert wurde, und dadurch wird erfasst, welche Anwendung gerade im Vordergrund ist.
• Ein Verbindungsabbruch stoppt die Erfassung nicht. Die Daten warten auf dem Rechner und werden von selbst hochgeladen, sobald die Verbindung wieder steht.
• Unter openSUSE lässt sich das Paket installieren, die Update-Quelle wird dort aber nicht gelesen: Updates müssen von Hand erfolgen.

Beide Agenten melden ihre Version jetzt auch an den Server, der Employees-Bildschirm zeigt also, was tatsächlich läuft, und nicht, was einmal installiert wurde.

Behoben

• Das Guthaben im Antragsformular bleibt nach einer neuen Vergabe nicht mehr veraltet stehen. Bisher war ein Neuladen der Seite nötig.
• Urlaubszeiträume werden auf dem Server berechnet, das Rückkehrdatum ist damit überall gleich. Organisationen mit ungewöhnlicher Arbeitswoche bekamen den falschen Tag.
• Ein xlsx-Export scheitert nicht mehr, wenn ein Antrag zu einer inzwischen entfernten Person gehört.
• Wer einen Urlaubsbildschirm per Lesezeichen öffnet, während das Modul aus ist, bekommt jetzt einen Hinweis statt der Daten.
• Der Stundenzettel liefert keinen Fehler mehr, wenn eine Anfrage ohne Datumsfilter kommt.
• Werden Bildschirmaufnahmen oder Zeitraffervideos abgeschaltet, verschwinden diese Bildschirme jetzt auch aus der Seitenleiste.

In der oberen Leiste gibt es jetzt ein Rettungsring-Symbol. Es öffnet ein Panel über dem Bildschirm, auf dem Sie gerade sind, damit Sie beim Nachschlagen nicht verlieren, wo Sie waren.

Das Hilfe-Center von dort aus durchsuchen, wo Sie gerade sind

Schreiben Sie in eigenen Worten, was Sie vorhaben. Die Suche geht nach Bedeutung statt nach exakten Wörtern: „wie oft werden Screenshots gemacht“ findet den Artikel, der von Aufnahmehäufigkeit spricht. Artikel öffnen sich auf unserer Website in einem neuen Tab, das Panel bleibt, wo es war.

Wenn der Artikel nicht weiterhilft, stellen Sie eine Anfrage

Der zweite Tab sind Ihre Supportanfragen. Für eine Anfrage brauchen Sie einen Betreff, eine Kategorie und die Frage selbst. Ihr Tarif, die App-Version, der Browser und das Betriebssystem werden automatisch angehängt, Sie müssen sie nicht heraussuchen.

Sie können eine Datei bis 10 MB anhängen: Bild, PDF, Text oder Logdatei. Ein Screenshot spart meist eine Runde Rückfragen. Anhänge liegen privat, und der Link, der einen Anhang öffnet, verfällt nach fünfzehn Minuten.

Antworten landen im selben Verlauf und in Ihrem Postfach. Wenn Sie auf eine geschlossene Anfrage schreiben, wird sie wieder geöffnet: Schließen ist eine Pause, keine Tür. Eine Anfrage, die seit sieben Tagen bei Ihnen liegt, schließt sich von selbst, und es gilt dieselbe Regel: eine Nachricht holt sie zurück.

Unten in der Antwortmail stehen fünf Sterne. Ein Tippen schließt die Anfrage und hinterlässt uns die Bewertung, ganz ohne Anmeldung. Der Link funktioniert dreißig Tage. Bei einem Stern fragen wir nach, was schiefgelaufen ist, denn eine Beschwerde, die nicht sagt, was zu ändern ist, gibt uns nichts zum Ändern.

Ein Ort für Funktionswünsche

Der dritte Tab ist ein offener Pool. Sie können bis zu zehn Vorschläge am Tag einreichen und sehen, was andere sich wünschen.

Vorschläge erscheinen nicht in dem Moment im Pool, in dem Sie sie abschicken. Wir lesen jeden und schreiben die Fassung, die veröffentlicht wird, denn im Original steht oft ein Firmenname, ein Kundenname oder ein interner Hinweis. Ihr Name wird im Pool nie angezeigt. Die Organisation, zu der Sie gehören, ebenso wenig. Sichtbar sind der Vorschlag und die Zahl der Stimmen.

Sie können für jeden Vorschlag stimmen außer für Ihren eigenen. Pro Zeile steht eine Zahl, die Nettostimme; wie viele dagegen gestimmt haben, zeigen wir nicht an.

Ihre eigenen Vorschläge bleiben in einer getrennten Ansicht mit dem Text, den Sie geschrieben haben, damit Sie sehen, was aus jedem geworden ist. Wenn wir uns gegen etwas entscheiden, steht die Begründung dort.

Die Benachrichtigungs-Mails wurden neu geschrieben

Jede E-Mail, die Worktivity verschickt, wurde neu geschrieben, und das ist weniger kosmetisch, als es klingt.

Ein manueller Zeiteintrag, der auf Ihre Freigabe wartet, sagte früher nur, dass jemand einen eingetragen hat. Jetzt steht darin, wer, welcher Tag, wie lange und mit welcher Begründung, in der Zeitzone Ihrer Organisation. Genau darauf beruht die Entscheidung, und nichts davon stand vorher in der Mail.

Wird ein Eintrag oder ein Urlaubsantrag nicht freigegeben, steht die Begründung in der Mail. Gespeichert war sie immer schon, sie kam nur nie heraus.

Worktivity hat jetzt ein Hilfe-Center. Sechsundfünfzig Artikel auf Englisch, Türkisch und Deutsch. Jeder wurde vor dem Bildschirm geschrieben, den er beschreibt, damit die Schritte zu dem passen, was Sie tatsächlich sehen.

Fragen Sie so, wie Sie eine Kollegin fragen würden

Sie müssen nicht erraten, welches Wort wir gewählt haben. Tippen Sie "meine Stunden fehlen" und Sie landen beim Artikel über manuelle Zeiteinträge, obwohl keines dieser Wörter im Titel steht. Die Suche liest, was Sie meinen, nicht nur, was Sie schreiben.

In einer Zeile wissen Sie, ob es die richtige Seite ist

Die meisten Artikel beginnen mit einem Satz darüber, was sie behandeln. Ist es nicht das Gesuchte, haben Sie eine Sekunde verloren statt einer Bildschirmseite.

Acht Orte zum Nachschlagen

Erste Schritte, Zeiterfassung, Aufgaben und Projekte, Berichte und Auswertungen, Desktop-Apps, Organisationsverwaltung, Abrechnung und Abonnement sowie Datenschutz und Mitarbeiterrechte.

Den Datenschutz-Bereich würden wir einer Mitarbeiterin zuerst zeigen. Er sagt klar, was Worktivity während einer Schicht erfasst, und er benennt einzeln, was nie gelesen wird: was Sie tippen, was in Ihren Nachrichten steht, den Inhalt Ihrer Dateien, Ihre Kamera, Ihr Mikrofon, Ihren Standort.

Wohin ist die letzte Stunde geflossen?

Die Karte auf Ihrem Dashboard beantwortete das mit einer Liste von Anwendungen. Nützlich, aber sie sagte Ihnen, worin die Stunde verbracht wurde, nicht wofür. Jetzt schlüsselt sie dieselbe Stunde auch nach Projekt und Aufgabe auf: aus "drei Stunden im Browser" wird "drei Stunden am Acme-Relaunch".

Und was die Person selbst dazu sagt

Die Bezeichnungen, die Ihr Team in der Desktop-App wählt, haben nun eine eigene Karte. Es ist der einzige Wert auf dem Dashboard, der vom Menschen kommt und nicht von der Maschine, und genau deshalb lohnt er sich neben allem anderen.

Eine Korrektur, die Erwähnung verdient

Der Aktivitätsanteil unter einem Screenshot wurde zu niedrig angezeigt, weil der Wert zweimal durch sechzig geteilt wurde. Wenn ein Screenshot je ruhiger wirkte, als der Tag sich anfühlte, lag es daran. Er stimmt jetzt mit dem Aktivitätsniveau in Ihren Berichten überein.

Der zweite der beiden Desktop-Agenten ist da. In der letzten Release-Notiz hieß es, der Mac-Agent kommt zuerst und Windows folgt. Worktivity 2.5, der Agent, den Sie von unserer Seite installieren, wurde von Grund auf neu gebaut und steht auf der Downloadseite. Windows-Nutzer wechseln jetzt darauf, und Macs, auf denen die App-Store-Version nicht läuft, können ebenfalls aktualisieren.

Vier Tabs in einem kleinen Fenster

Die Oberfläche wurde neu gezeichnet: Track, Today, Queue und Settings, eine geführte Ersteinrichtung und ein dunkles Design in der gesamten App. Das Fenster ist bewusst klein und steht nicht im Weg; der Zähler läuft im Hauptprozess und weicht deshalb nicht ab, wenn das Fenster geschlossen ist oder der Rechner schläft.

Track

• Einstempeln und ausstempeln, Pausen beginnen und beenden, und die heute gearbeitete Zeit im Verhältnis zum Tagesziel
• Arbeitsnotizen: kurze Bezeichnungen, die Ihre Organisation festlegt, etwa „Anruf“ oder „Kundenbesuch“, für Zeiten fern der Tastatur, in denen Sie trotzdem arbeiten. Solange eine ausgewählt ist, gelten Sie als arbeitend und Leerlauf wird nicht erkannt
• Nutzt Ihre Organisation Projektmanagement, stehen Ihre Aufgaben hier. Aufgabe anlegen, Titel, Projekt, Status, Priorität, Fälligkeit und Zuständige ändern, kommentieren, Dateien anhängen und während der Arbeit Zeit auf eine Aufgabe buchen
• Die Organisation, für die Sie arbeiten, steht neben dem Zähler: Wer mehreren angehört, sieht jederzeit, welche gerade läuft

Today

Ein Streifen, der sich Minute für Minute füllt, darunter der Tag in fünf Zeilen: Arbeitszeit, Leerlauf, Pausen, insgesamt erfasst und Produktivität. Der Zähler in Track zählt jede Minute, in der die Schicht offen ist; diese Zeilen sagen, wofür diese Minuten tatsächlich verwendet wurden. Die Werte stammen aus derselben Quelle wie „My Activities“ in der Web-App, beide widersprechen sich also nie. Darunter die heute am häufigsten genutzten Apps. Vollständige Berichte, Verlauf und Teamansichten bleiben in der Web-App.

Queue

Ein Verbindungsabbruch stoppt die Erfassung nicht. Datensätze bleiben auf dem Rechner und werden von selbst hochgeladen, sobald Sie wieder online sind. Dieser Tab zeigt, was noch wartet, wie groß jeder Datensatz ist und wann der letzte Upload erfolgreich war, und erlaubt einen manuellen neuen Versuch. Die Inhalte von Screenshots werden hier bewusst nicht gezeigt, denn das Fenster steht auf Ihrem Schreibtisch, wo andere mitlesen können.

Einstellungen, in drei Sprachen

Ihr Profil und Ihre Rolle, der Wechsel zwischen Organisationen, wenn Sie mehreren angehören, das Design (System, hell oder dunkel), die Sprache der Oberfläche (Englisch, Türkisch oder Deutsch) und ob Worktivity mit dem Rechner startet. Unter macOS sind die vom System verlangten Berechtigungen mit ihrem aktuellen Stand aufgeführt, samt direktem Weg in die richtige Einstellung.

Bevor die Erfassung beginnt

Der erste Start führt durch drei Schritte, und der erste verlangt nichts: Er sagt, was der Agent aufzeichnet, bevor irgendein Berechtigungsdialog erscheint. Aktivitätsgrad bedeutet, in wie vielen Sekunden jeder Minute Tastatur- oder Mauseingaben stattfanden; was Sie tippen, wird nicht aufgezeichnet. Unter macOS steht, welche Berechtigung noch fehlt und warum die Schaltfläche wartet, und nach dem von macOS verlangten Neustart macht die Einrichtung dort weiter, wo sie war.

Behoben

• Das Abmelden stempelt Sie jetzt zuerst aus, sodass auf einem abgemeldeten Rechner keine offene Schicht zurückbleibt
• Kam die Verbindung zurück, blieb die Meldung „Keine Verbindung“ stehen. Sie verschwindet nun von selbst und der Bildschirm lädt neu
• Today lädt beim Öffnen neu, statt den Stand des letzten Blicks zu zeigen
• Im dunklen Design waren die Einträge in den Sprach- und Design-Auswahlfeldern nicht lesbar
• Die Links zu AGB und Datenschutzerklärung im Registrierungsfenster zeigten auf Seiten, die es nicht mehr gibt
• Die von Ihnen genutzte Version erreicht den Server wieder, Administratoren sehen sie im Bildschirm Employees
• Während eines Downloads konnte der Prozentwert zurückspringen; ein erneuter Klick auf Installieren konnte einen zweiten Download starten

Zu beachten

• Unter Windows ist dies die Version, die heute installiert wird. Eine native Windows-App aus dem Microsoft Store folgt in Kürze; wenn sie da ist, bleibt diese als direkter Download für Rechner, die den Store nicht nutzen können
• Unter macOS ist die App-Store-App weiterhin die erste Wahl. Diese Version ist für Macs, auf denen sie nicht läuft, und sie ist das Update für alle, die den älteren heruntergeladenen Agenten nutzen
• Updates kommen aus der App selbst: Ist eine neue Version da, erscheint in Track ein Hinweis, und es wird nichts geladen, bevor Sie es verlangen
• IT-Teams können das MSI-Paket per GPO oder Intune verteilen; es steht auf der Downloadseite neben dem Installationsprogramm

Worktivity sendet jetzt Browser-Benachrichtigungen, und Sie können die Web-App auf Ihrem Rechner installieren. Diese Version bringt außerdem eine Reihe von Änderungen an den Bildschirmen, die Sie am häufigsten sehen.

Browser-Benachrichtigungen

Sie müssen den Tab nicht mehr geöffnet lassen, um zu erfahren, was passiert ist. Sobald Sie die Erlaubnis erteilen, erreicht Worktivity Sie auf dem Desktop bei allem, was eine Antwort braucht:

• Eine Aufgabe wird Ihnen zugewiesen oder eine Aufgabe wird gelöscht
• Jemand erstellt einen Urlaubsantrag, und wenn Ihr eigener Antrag genehmigt oder abgelehnt wird
• Jemand erstellt einen Zeiteintrag, und wenn Ihr eigener Eintrag genehmigt oder abgelehnt wird

Wir fragen die Erlaubnis in der App ab, nicht auf der Anmeldeseite, und nur einmal. Jede Benachrichtigungsart hat unter den Kontoeinstellungen einen eigenen Schalter, getrennt von der E-Mail: Sie können die E-Mail behalten und die Benachrichtigung abschalten oder umgekehrt.

Wie eine App installieren

• Worktivity lässt sich auf dem Desktop oder Startbildschirm installieren und öffnet sich im eigenen Fenster, ohne Tabs und Adressleiste
• Wenn eine neue Version erscheint, taucht unter der oberen Leiste ein schmaler Streifen auf. Nichts lädt hinter Ihrem Rücken neu: das Update wird erst angewendet, wenn Sie es sagen

Wählen Sie Ihre Akzentfarbe

Der Themenschalter in der oberen Leiste trägt jetzt auch die Akzentfarbe. Neun Farben, das gewohnte Lila darunter, und Ihre Wahl wird auf Ihrem Gerät gemerkt. Die Statusfarben bleiben, wie sie sind: Grün heißt weiterhin arbeitend, Bernstein weiterhin inaktiv.

Die Übersicht liest sich besser

• Aus "Zuletzt verwendete Apps" wurde Apps in der letzten Stunde: ein Diagramm der Arbeitsminuten in Fünf-Minuten-Abschnitten. Die frühere Karte sagte "zuletzt", aber ihr Zeitfenster änderte sich still mit der Größe Ihrer Organisation
• Kommen und Gehen zeigt jetzt Status, gearbeitete Zeit und Uhrzeiten nebeneinander, mit den noch laufenden Personen ganz oben
• Die Kategoriediagramme und die Liste daneben werden an derselben Stelle abgeschnitten. Der Rest steht in einer Zeile und öffnet sich, wenn Sie es wollen

Ihr Arbeitsbereich an einem Ort

Der Arbeitsbereichswechsler ist an den Anfang des Menüs gewandert, und alles rund um den Arbeitsbereich liegt nun darunter: Mitarbeiter hinzufügen, Mitarbeiter, Arbeitsbereichseinstellungen, Abonnement und der Download der Desktop-App. Die Seitenleiste wiederholt nicht mehr, was der Wechsler und Ihr Kontomenü ohnehin bieten.

Die erste der beiden Desktop-Apps ist da. In der letzten Release-Notiz hatten wir gesagt, dass als Nächstes die Windows- und macOS-Apps folgen. Worktivity 3.0.0 für Mac wurde von Grund auf neu gebaut und ist jetzt im Mac App Store verfügbar.

Sie lebt in der Menüleiste

Ein Live-Zähler neben dem Symbol zeigt die heute gearbeitete Zeit. Einstempeln, ausstempeln, Pause machen und weiterarbeiten geht direkt im Panel, ohne das Fenster zu öffnen. Auch die Oberfläche wurde neu gezeichnet: eine schwebende Tableiste, eine aufgeräumte Heute-Ansicht und Dunkelmodus in der gesamten App.

Tracking

• Ein- und ausstempeln, Pausen beginnen und beenden, und die heute gearbeitete Zeit im Verhältnis zu Ihrem Tagesziel sehen
• Wenn Ihre Organisation das automatische Einstempeln aktiviert, startet die App die Schicht für Sie und weist am Bildschirm darauf hin
• Arbeitsnotizen: kurze Bezeichnungen, die Ihre Organisation festlegt, etwa "Telefonat" oder "Kundenbesuch", für Zeiten, in denen Sie nicht an der Tastatur sind, aber trotzdem arbeiten. Solange eine ausgewählt ist, gelten Sie durchgehend als arbeitend und Leerlauf wird nicht erkannt
• Wenn Ihre Organisation die Projektverwaltung nutzt, stehen Ihre Aufgaben hier. Aufgabe anlegen, Titel, Projekt, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum und Zuständige bearbeiten, Kommentare schreiben, Dateien bis 5 MB anhängen und Zeit auf eine Aufgabe buchen, während Sie daran arbeiten

Heute

Ein Zeitstrahl für den ganzen Tag, vom ersten bis zum letzten Eintrag, eingefärbt nach Arbeit, Leerlauf, Pause und den Lücken dazwischen. Darunter: Gesamtarbeitszeit, wie viele Pausen Sie gemacht haben und wie lange sie dauerten, Ihre längste ununterbrochene Konzentrationsphase und die heute am meisten genutzten Apps mit der jeweiligen Dauer. Berichte, Verlauf und Teamansichten bleiben in der Web-App.

Warteschlange

Ein Verbindungsabbruch stoppt die Erfassung nicht. Einträge bleiben auf dem Mac und werden von selbst hochgeladen, sobald Sie wieder online sind. Dieser Tab zeigt, was noch aussteht: Uhrzeit, App, Größe des Eintrags und ob ein Screenshot angehängt ist. Die Screenshots selbst werden hier bewusst nicht angezeigt, denn das Fenster steht auf Ihrem Schreibtisch, wo andere mitlesen können.

Einstellungen, in drei Sprachen

Profil und Rolle, Wechsel zwischen Organisationen, wenn Sie mehreren angehören, Erscheinungsbild (System, hell oder dunkel) und Oberflächensprache auf Englisch, Türkisch oder Deutsch. Die von macOS benötigten Berechtigungen sind mit ihrem aktuellen Status aufgeführt, und die App führt Sie beim ersten Start durch beide.

Bevor die Erfassung beginnt

Beim ersten Einstempeln listet die App auf, was Ihre Organisation erfassen wird, und wartet auf Ihre Zustimmung. Aktivitätsniveau bedeutet, in wie vielen Sekunden jeder Minute Tastatur- oder Mauseingaben erfolgt sind; was Sie tippen, wird nicht aufgezeichnet. Während einer Pause werden nie Screenshots aufgenommen. Vor Ihrer Zustimmung wird nichts erfasst.

Fehlerbehebungen

• Pausenerinnerungen werden jetzt tatsächlich angezeigt. Bisher sprang die App im Dock, zeigte aber nichts an, wenn das Hauptfenster geschlossen oder ausgeblendet war. Sie können nun im Fenster oder in der Menüleiste antworten
• Die Offline-Warteschlange verwirft keine Einträge mehr, wenn der Server vorübergehend nicht erreichbar ist. Während der Wartung erfasste Zeit bleibt erhalten
• In der Heute-Leiste sind die Farben für Leerlauf und Pause nicht mehr vertauscht
• Die Bereiche Aufgaben und Arbeitsnotizen verschwinden nicht mehr, wenn sie leer oder deaktiviert sind, sondern zeigen einen erklärenden Hinweis

Hinweis

• Diese Version erfordert macOS 14 oder neuer. Unter macOS 12 und 13 steht die bisherige App weiterhin auf der Download-Seite bereit
• Pausenerinnerung: Wenn Sie "Nicht erinnern" wählen, werden Sie nach 15 Minuten erneut gefragt, statt für den Rest der Sitzung stummgeschaltet zu werden
• Updates kommen über den Mac App Store

Als Nächstes: Windows

Dieselbe Erneuerung läuft für die Windows-App. Ihre aktuelle Windows-App funktioniert weiter, Sie müssen heute also nichts tun. Sobald die neue bereit ist, kündigen wir sie hier an.

Der zweite Teil der Erneuerung ist live: Die Web-App wurde neu geschrieben. In den letzten Versionshinweisen hatten wir gesagt, dass die Web-App als Nächstes kommt. Die gesamte Anwendung wurde von Grund auf neu gebaut, die Oberfläche ebenso wie die darunterliegende Technik.

Eine von Grund auf neu gestaltete Oberfläche

• Alle Ansichten wurden in einer neuen Designsprache neu gezeichnet: ein ruhigeres Layout, besser lesbare Tabellen und Diagramme
• Die Navigation ist übersichtlicher, die am häufigsten genutzten Ansichten erreichen Sie mit weniger Klicks
• Helles und dunkles Design in der gesamten Anwendung
• Auf Englisch, Türkisch und Deutsch verfügbar
• Ein responsives Layout, das auch auf Smartphone und Tablet sauber funktioniert
• Auf einem modernen Stack gebaut, dadurch öffnen sich die Ansichten spürbar schneller

Diese Ansichten wurden erneuert

Dashboard und Teamansicht, Stundenzettel und Zeiterfassung, Screenshots und Timelapse-Videos, Projekt- und Aufgabenverwaltung, Insights-Berichte, Kostenverwaltung, Urlaubsverwaltung, Mitarbeiter- und Organisationseinstellungen. Kurz gesagt: alles.

Ihre Daten bleiben genau dort, wo sie sind

• Gleiche Adresse, gleiches Konto, gleiches Passwort. Nichts zu migrieren, nichts neu einzurichten
• Ihr gesamter Verlauf ist vorhanden und Ihre Berichte laufen auf denselben Daten
• Wenn Sie die Anwendung schon einmal geöffnet haben, liegt im Browser womöglich noch die alte Version im Cache; ein einmaliges Neuladen der Seite genügt

Als Nächstes: die Desktop-Apps

Dieselbe Erneuerung läuft auch für die Windows- und macOS-Apps. Wir arbeiten an einer neuen Oberfläche in der Designsprache der Web-App und an einer zuverlässigeren Grundlage für die Erfassung.

Bis dahin funktioniert Ihre aktuelle Desktop-App weiter, Sie müssen heute also nichts tun. Sobald sie bereit sind, kündigen wir sie hier an.

Wir haben eine grundlegende Erneuerung der Systemarchitektur von Worktivity begonnen. Es ist das größte Vorhaben, das wir bisher angegangen sind, und es betrifft jeden Teil des Produkts: die Website, die Web-App und die Desktop-Apps.

Ab heute live: die neue Website

• Von Grund auf mit einem modernen Stack neu gebaut, dadurch laden Seiten schneller und bleiben auf jeder Bildschirmgröße gut lesbar
• Auf Englisch, Türkisch und Deutsch verfügbar
• Helles und dunkles Design auf der gesamten Website
• Eine Live-Demo, die Sie ohne Konto öffnen können

Als Nächstes: die Web-App

Die Web-App wird auf derselben Grundlage neu geschrieben und steht kurz vor der Veröffentlichung. Sie erwartet eine schnellere Oberfläche und übersichtlichere Ansichten, während Ihre Daten genau dort bleiben, wo sie sind. Nichts zu migrieren, nichts neu einzurichten.

Direkt danach: die Desktop-Apps

Sobald die Web-App draußen ist, folgen die Updates für die Windows- und macOS-Apps zügig. Ihre aktuelle App funktioniert in der Zwischenzeit weiter, Sie müssen heute also nichts tun.

Wir werden jeden Schritt hier ankündigen, sobald er live geht.

Wir stellen Productivity Coach (KI-gestützter Produktivitäts-Coach) vor, eine KI-gestützte Analysefunktion, die Erkenntnisse zu Mitarbeiterproduktivität, Wohlbefinden und Arbeitsmustern liefert.

Umfassende Analyseberichte

• Wohlbefinden und Burnout-Analyse: behalten Sie Burnout-Risikowerte, durchschnittliche Arbeitszeiten, Pausenmuster, späte Arbeitsphasen und Wochenendarbeit im Blick.
• Produktivitäts-Erkenntnisse: erfassen Sie produktive Anwendungen und Websites, erkennen Sie die produktivsten Stunden, analysieren Sie Produktivitätstrends und decken Sie unproduktive Muster auf.
• Analyse der Arbeitsmuster: werten Sie die Konsistenz beim Ein- und Ausstempeln sowie tägliche Arbeitsmuster aus, erkennen Sie Auffälligkeiten und identifizieren Sie die häufigsten Arbeitstage.
• KI-gestützte Empfehlungen: erhalten Sie personalisierte Maßnahmenpläne, Verbesserungsvorschläge und strategische Erkenntnisse, erzeugt von der KI.

Flexible Berichtstypen

• Vollständige Analyse, der komplette Bericht mit allen Erkenntnissen (0,75 Credits/Tag)
• Wohlbefinden und Burnout, Fokus auf Kennzahlen zum Wohlbefinden (0,3 Credits/Tag)
• Produktivität, Analyse von Produktivitätsmustern und Trends (0,3 Credits/Tag)
• Arbeitsmuster, Prüfung von Arbeitsgewohnheiten und Konsistenz (0,3 Credits/Tag)

Credit-basiertes System

• KI-Credits über flexible Credit-Pakete als Zusatz kaufen
• Verbrauchshistorie mit detaillierten Transaktionsprotokollen einsehen
• Automatische Gutschrift der Credits bei erfolgreichem Kauf
• Rückerstattung der Credits, wenn ausstehende oder laufende Berichte gelöscht werden

Professionelles Reporting

• Berichtsdesign im Unternehmensstil mit fester PDF-Breite
• Berichte als PDF mit optimierter Formatierung exportieren
• E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein Bericht fertig ist
• Berichtshistorie mit Statusverfolgung: Ausstehend, In Bearbeitung, Fertig, Fehlgeschlagen

Erweiterte Funktionen

• Auswahl des Zeitraums, 7 bis 30 Tage
• Sammelberichte für mehrere Mitarbeitende, Teams oder die gesamte Organisation
• Tägliche Arbeitsmuster mit derselben Genauigkeit wie die Stundenzettel-Daten
• Erkennung ungewöhnlicher Arbeitsmuster
• Analyse der produktivsten Anwendungen und Websites
• Erfassung des Aktivitätslevels und Konsistenzbewertung

Zugriff und Verfügbarkeit

• Zugriffsebene: ausschließlich für die Rollen Owner und Co-owner.
• Credits: werden über die Seite zur Abonnementverwaltung als Zusatz gekauft.
• Tarife: in jedem Abo-Tarif verfügbar.

So funktioniert es

1. Öffnen Sie Insights → Productivity Coach (Owner- oder Co-owner-Zugriff erforderlich).
2. Klicken Sie auf Create Productivity Coach Report.
3. Wählen Sie die Mitarbeitenden, den Berichtstyp und den Zeitraum aus.
4. Prüfen Sie die geschätzten Credit-Kosten und bestätigen Sie.
5. Kaufen Sie bei Bedarf zusätzliche Credits.
6. Berichte werden im Hintergrund verarbeitet und erscheinen, sobald sie fertig sind.
7. Öffnen Sie den detaillierten Bericht mit den KI-Empfehlungen und exportieren Sie ihn als PDF.

Hinweis: Diese Funktion befindet sich in der Beta-Phase. Wir verbessern die KI-Analyse laufend und ergänzen auf Basis Ihres Feedbacks neue Erkenntnisse.

Wir stellen Advanced Insights vor, verfügbar als Beta-Funktion für Nutzer des Pro-Tarifs, dazu umfangreiche Verbesserungen im Reporting und der Start unserer nativen macOS-App im App Store.

Advanced Insights Neu

Beta, Pro-Tarif. Advanced Insights bringt neue Reporting-Funktionen, mit denen Sie Produktivitätsmuster in Ihren Teams und bei einzelnen Personen verstehen.

1. Produktivitätstrends

Analysieren Sie, wie Ihr Team seine Zeit über einen gewählten Zeitraum auf produktive, neutrale und unproduktive Anwendungen verteilt.

• Daten in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeiträumen ansehen
• Die aktuelle Leistung mit früheren Zeiträumen vergleichen und Trends erkennen
• Zwischen Team- und Einzelansicht wechseln
• Langfristige Produktivitätsveränderungen mit klaren Visualisierungen verfolgen

Dieser Bericht zeigt Ihnen, ob die Produktivität steigt, sinkt oder über die Zeit stabil bleibt.

2. Vergleich

Vergleichen Sie zwei frei wählbare Zeiträume nebeneinander, um Leistungsveränderungen zu bewerten. Zentrale Kennzahlen:

• Veränderungen bei den Anteilen produktiver, neutraler und unproduktiver Zeit
• Vergleich der Arbeitszeit
• Vergleich des durchschnittlichen Aktivitätslevels

Weitere Möglichkeiten:

• Einzelne Nutzer oder ganze Teams vergleichen
• Teams anhand derselben Kennzahlen gegeneinander benchmarken
• Für eine tiefere Analyse auf einen bestimmten Zeitraum fokussieren

Nützlich, um die Wirkung von Prozessänderungen, verschobener Arbeitsbelastung oder neuen Regelungen zu messen.

3. Aktivitäts-Heatmap

Erkennen Sie, wann Ihr Team am effektivsten arbeitet.

• Aktivität als stündliche oder tägliche Heatmap ansehen
• Die Phasen tiefster Konzentration und Zeiten geringer Aktivität erkennen
• Aufgaben planen, indem Sie Prioritäten auf Zeiten hoher Konzentration legen

Dieser Bericht hilft Ihnen, Fokusfenster vorherzusehen und kritische Arbeit in die produktivsten Stunden oder Tage zu legen.

Verbesserungen bei App Summary Verbesserung

Auf Basis Ihres Feedbacks haben wir die App-Summary-Berichte verbessert:

• Die inaktive Zeit wird jetzt neben der Arbeitszeit ausgewiesen
• Die Inaktivitätsdaten stehen in den App-Summary-Ansichten und in den Excel-Exportberichten zur Verfügung

Das ergibt ein vollständigeres und transparenteres Bild der App-Nutzung.

Worktivity Desktop für macOS Neu

Die native macOS-Version der Worktivity Desktop-App ist jetzt im Apple App Store, eigens für macOS-Geräte entwickelt.

• Ein durchgehend natives macOS-Erlebnis
• Erweiterte Auswertungen ähnlich der Ansicht My Activities im Web-Panel:
  • Aktivitätsleiste
  • Berechnete Zeit
  • Berechnete Produktivität
• Aufgaben direkt in der Desktop-App anlegen und verwalten

Seit unserem letzten Changelog ist einige Zeit vergangen, hinter den Kulissen haben wir intensiv gearbeitet. Heute teilen wir eine Reihe von Updates, die die Leistung verbessern, die Integrationen erweitern und lang erwartete Funktionen freischalten.

API-Zugriff Neu

Pro-Tarif.

• Die lang erwartete API ist live. Nutzer des Pro-Tarifs können über die API von Worktivity eigene Integrationen und Workflows bauen.
  • Die Dokumentation finden Sie auf der Entwicklerseite.
  • Probieren Sie sie in Swagger aus.
• So erhalten Sie Ihren API-Schlüssel: Organization → Settings → API Access.

Zapier-Integration Neu

• Worktivity ist Teil des Zapier-Ökosystems. Über Zapier verbinden Sie Worktivity mit über 7.000 Apps und automatisieren Ihre Workflows.
  • Sehen Sie sich die Integrationsdetails an.
  • Die verfügbaren Trigger und Aktionen finden Sie auf Zapier.
• Sie brauchen einen eigenen Trigger oder eine eigene Aktion? Schreiben Sie uns an support@useworktivity.com.

Infrastruktur und Leistung Verbesserung

• Dateispeicher grundlegend überarbeitet. Wir sind auf eine neue Speicherarchitektur umgezogen, zuverlässiger und besser skalierbar.
• CDN für die Medienauslieferung. Screenshots und Timelapse-Videos werden jetzt über integrierte CDN-Dienste schneller ausgeliefert.

Bessere Produktleitfäden Verbesserung

Wir haben Struktur und Verständlichkeit unserer Produktleitfäden verbessert, damit Sie mehr aus Worktivity herausholen. Zu den aktualisierten Leitfäden.

Testphase verlängert Verbesserung

Neue Nutzer erhalten jetzt eine 14-tägige kostenlose Testphase statt bisher 7 Tage, um alle Möglichkeiten von Worktivity kennenzulernen.

Erfassungsbedingungen anpassen Neu

Bisher hat Worktivity standardmäßig sowohl App-Namen als auch besuchte Websites erfasst. Jetzt haben Sie die Wahl:

• Nur App-Namen, nur Websites oder beides erfassen
• Einstellbar unter Organization → Settings → Track Settings

Wie geht es weiter?

Wir arbeiten kontinuierlich an Verbesserungen und werden Changelogs ab jetzt regelmäßiger veröffentlichen. Bleiben Sie dran für kommende Funktionen, Leistungsverbesserungen und tiefere Integrationen, und danke, dass Sie Teil des Wegs von Worktivity sind.

Wir arbeiten laufend daran, Worktivity jeden Tag besser zu machen, und möchten Ihnen die neuesten Updates und Verbesserungen vorstellen.

Neue Website Neu

Das Entwicklungsteam von Worktivity hat die neue useworktivity.com endlich ausgeliefert, dem Druck des Marketing-Teams konnten wir nicht länger standhalten. :)

Design, Inhalt und Sprache der neuen Seite wurden vollständig überarbeitet, damit Sie und unsere künftigen Kunden klarer sehen, was Worktivity leistet.

Desktop-Version 2.1.7 Neu

Mit diesem Release ist die URL-Erfassung deutlich stabiler. Wir haben die URL-Erfassung unter Windows für Chrome, Edge, Firefox und Opera verbessert und Unterstützung für den Browser Vivaldi auf Windows-Geräten ergänzt.

Das Release bringt außerdem kleinere Verbesserungen an der Oberfläche und Weiterleitungen in die Web-Anwendung zum Anlegen und Bearbeiten von Aufgaben.

Falls sich Ihre Desktop-App nicht automatisch auf 2.1.7 aktualisiert, erhalten Sie die neueste Version auf der Download-Seite.

Erinnerung in der Pause Verbesserung

Befindet sich die Desktop-App im Modus „In der Pause“, erscheint alle 5 Minuten, sofern in der letzten Minute Computernutzung gemessen wurde, die Rückfrage „Arbeiten Sie gerade?“ mit der Erinnerung, die Arbeit fortzusetzen.

Wichtig: Ihre Computeraktivität im Pausenmodus wird nicht in der Cloud gespeichert und kann von niemandem eingesehen werden.

Aufgabenverfolgung Neu Verbesserung

Unser Schwerpunkt bleibt das Produktivitätsmanagement, aber Aufgabenverfolgung gehört dazu, deshalb bringt dieses Release deutliche Verbesserungen in diesem Bereich.

• Aufgaben-Changelog: sehen Sie, wer was an einer Aufgabe geändert hat.
• Kommentare: kommentieren Sie eine Aufgabe und erwähnen Sie Personen direkt aus der Aufgabenansicht. Alle erwähnten Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung zu Ihrem Kommentar.
• Gesperrte Mitarbeitende erscheinen nicht mehr in der Zuweisungsliste.

Wir arbeiten laufend daran, Worktivity jeden Tag besser zu machen, und möchten Ihnen die neuesten Updates und Verbesserungen vorstellen.

Einstellungen für Risiko-Nutzer Neu

Sie können Berichte jetzt nach eigenen Bedingungen aufbauen. Zum Beispiel einen Bericht für Mitarbeitende, die in den letzten 3 Tagen mehr als 5 Pausen gemacht haben, und diesen auf dem Overview-Bildschirm verfolgen.

Zum Ausprobieren melden Sie sich mit einem Konto mit Owner- oder Co-owner-Rechten an und öffnen unter den Organization-Einstellungen den Bereich Risk user settings.

Aktivitätslevel Neu

Das Aktivitätslevel wird minutengenau aus Tastatur- und Mausnutzung berechnet und macht die Produktivitätsmessung präziser.

Eine Minute gilt als aktiv, wenn in einem der Sekundenintervalle der vorangegangenen 60 Sekunden eine Tastatur- oder Mausbewegung stattgefunden hat.

Worktivity speichert nicht, welche Taste gedrückt oder wohin geklickt wurde.

• Erfordert die Worktivity Desktop-App ab v2.0.5.

Anzahl der Bildschirme Verbesserung

Aufgenommene Screenshots zeigen jetzt, wie viele Monitore am Computer der Mitarbeitenden angeschlossen sind. Die Aufnahme selbst erfolgt weiterhin nur vom aktiv genutzten Fenster.

• Erfordert die Worktivity Desktop-App ab v2.0.5.

Aufgabenverfolgung Verbesserung

Felder, die kürzlich in der Web-Anwendung ergänzt wurden, etwa Aufgabendetails, stehen jetzt auch in der Desktop-App zur Verfügung.

• Erfordert die Worktivity Desktop-App ab v2.0.5.

Wir arbeiten laufend daran, Worktivity jeden Tag besser zu machen, und möchten Ihnen die neuesten Updates und Verbesserungen vorstellen.

Task Insights Neu

Sind die Module Projektmanagement und Kostenmanagement beide aktiv, analysieren Sie Aufgabenkosten auf einem einzigen Bildschirm. Klicken Sie in diesem aufgabenbezogenen Bericht auf eine Aufgabe, um Zeit und Kosten je Mitarbeitendem zu sehen. Task Insights erfordert Owner-, Co-owner- oder Manager-Rechte und wird über den Bereich Insights im linken Menü geöffnet.

Excel-Berichte Verbesserung

Die Excel-Berichte aus dem System kommen jetzt mit automatischer Filterung und verbesserter Formatierung, damit arbeiten Sie schneller.

App Summary Verbesserung

Wir haben die Liste der genutzten Anwendungen neu sortiert, die meistgenutzte steht jetzt oben. Auf einen Blick sehen Sie, in welcher Software Ihr Unternehmen die meiste Zeit verbringt und welchen Anteil das am Gesamtwert hat.

Stundenzettel Verbesserung

In der Tagesansicht, die sich beim Klick auf eine Person im Stundenzettel öffnet, steht das aktuellste Datum jetzt rechts. Ein Klick auf einen dieser Tage öffnet das Profil der Person, bereits auf diesen Tag gefiltert.

Aufgabenmanagement Verbesserung

Damit Aufgabenstatus nützlicher werden, haben wir „Wartend“, „Verschoben“, „In Prüfung“ und „In Bearbeitung“ ergänzt. Aufgaben haben außerdem einen Detailbereich und ein Fälligkeitsdatum erhalten.

Manuelle Zeiteinträge Verbesserung

Manuelle Zeiteinträge lassen sich jetzt mit einem Projekt und einer Aufgabe verknüpfen, sodass nachträglich erfasste Zeit auf der richtigen Aufgabe landet. Das Feld „Grund“ hat zusätzlich Kurzbefehle für die schnelle Eingabe bekommen.

Track settings Verbesserung

Der Bildschirm wurde gestalterisch überarbeitet, zusätzliche Module sind jetzt unten unter der Überschrift „Zusätzliche Funktionen“ gruppiert.

Wir arbeiten laufend daran, Worktivity jeden Tag besser zu machen, und möchten Ihnen die neuesten Updates und Verbesserungen vorstellen.

Abwesenheitsverwaltung (Beta) Neu

Sie können jetzt die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeitenden im System hinterlegen, sodass diese ihre Anträge ebenfalls hier stellen können.

Damit werden die Abwesenheitsanträge Ihrer gesamten Organisation online verwaltet. Wochenenden und andere arbeitsfreie Tage werden nicht vom Anspruch abgezogen, basierend auf den Arbeitstagen in Ihren Organisationseinstellungen. Die Funktion ist neu, teilen Sie uns gerne Ihr Feedback und Ihre Ideen mit.

Eigene App- und Website-Regeln Neu

Sie können den Status „Arbeitet“ oder „In der Pause“ jetzt automatisch setzen lassen, abhängig von der genutzten Software.

Durch Ihr Feedback wurde uns bewusst, dass Mitarbeitende in langen Meetings ohne Tastatur- und Mausaktivität auf „Inaktiv“ wechseln. Mit dieser Funktion legen Sie fest, welche Anwendungen und Websites automatisch als „Arbeitet“ oder „In der Pause“ eingestuft werden. Zum Ausprobieren öffnen Sie unter den Organization-Einstellungen den Bereich Track settings.

Mitarbeiternummer Neu

Sie können Mitarbeitenden jetzt im Anlagedialog eine Mitarbeiternummer zuweisen. So lassen sich in größeren Teams Personen mit gleichem Namen unterscheiden oder Datensätze mit einem externen Nutzersystem abgleichen. Sobald eine Nummer hinterlegt ist, erscheint sie automatisch, wenn Sie den Mauszeiger über den Namen bewegen.

Öffnen Sie dazu die Seite Employees und legen Sie eine neue Person an oder aktualisieren Sie eine bestehende.

Berechtigungen Verbesserung

Mit den neuen Einschränkungen gestalten Sie ein flexibleres Berechtigungssystem:

• Deaktivieren Sie die manuelle Zeiterfassung für Ihre Mitarbeitenden. Ist sie aus, können nur Owner- und Co-owner-Konten sie nutzen.
• Genehmigen Sie manuelle Zeiteinträge automatisch, damit Einträge Ihrer Mitarbeitenden nicht auf eine Prüfung warten. (Für freiberufliche oder projektbasierte Mitarbeit nicht empfohlen.)
• Beschränken Sie Aktionen im Projektmanagement, Aufgaben anlegen, bearbeiten und löschen, auf Owner- oder Co-owner-Konten.

Wir starten ein öffentliches Changelog, damit Sie immer über die Updates, Verbesserungen und Fehlerbehebungen in Worktivity Bescheid wissen.

Auch wenn wir ständig an Worktivity arbeiten, kann es von außen manchmal so wirken, als passiere wenig. Dieses Changelog gibt es, um genau diesen wichtigen Teil der Kommunikation zwischen Ihnen und uns zu verbessern.

Sie erfahren es, sobald wir etwas am Produkt ändern, und alles Geänderte bleibt auf dieser Seite verfügbar.