Fragen zu Worktivity, beantwortet

Worktivity ist eine Plattform für Mitarbeiter-Monitoring und Zeiterfassung, mit der Teams sehen, wohin ihre Arbeitszeit tatsächlich fließt.

Sie erfasst Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Nutzung von Apps und Websites, das Aktivitätsniveau und auf Wunsch Screenshots und macht daraus Stundenzettel und Produktivitätsberichte. Führungskräfte erhalten die Zahlen, die sie für Engpässe und Kapazitätsplanung brauchen, ohne dass jemand seinen Stundenzettel aus dem Gedächtnis ausfüllen muss.

Den Kern bilden Zeiterfassung, Aktivitätsmonitoring und Produktivitätsberichte.

• Zeiterfassung: Einstempeln mit einem Klick, automatische Leerlauferkennung und Stundenzettel, die sich selbst ausfüllen
• Aktivitätsmonitoring: Nutzung von Apps und Websites, optionale Screenshots und Zeitraffervideos
• Produktivitätsberichte: ein Tagesverlauf pro Person, produktive und unproduktive Zeit sowie Trends auf Teamebene
• Projekt- und Kostenerfassung: Stunden pro Projekt, Kunde und Aufgabe, inklusive Abrechnungssätzen
• Productivity Coach: KI-gestützte Berichte zu Arbeitslast, Arbeitsmustern und Burnout-Risiko

In den meisten Ländern ja, sofern Sie die Regeln einhalten, die am Arbeitsort Ihrer Mitarbeitenden gelten.

Zwei Bedingungen tauchen fast überall auf: Transparenz und Verhältnismäßigkeit. Informieren Sie Ihr Team vor dem Start darüber, was erfasst wird, und erheben Sie nur das, was Sie wirklich benötigen. Viele Rechtsordnungen verlangen zusätzlich eine Rechtsgrundlage oder eine ausdrückliche Einwilligung. In Deutschland ist außerdem in der Regel der Betriebsrat einzubeziehen. Worktivity unterstützt das mit sichtbarem Tracking-Modus, konfigurierbaren Screenshot-Einstellungen und Weichzeichnung, die rechtliche Verantwortung für den Einsatz liegt jedoch bei Ihrem Unternehmen. Im Zweifel klären Sie das mit einer Anwältin oder einem Anwalt in Ihrem Land.

Auf jedem Rechner läuft eine kleine Desktop-App. Die aufzeichnet, was während der eingestempelten Zeit passiert.

Sie protokolliert, welche Anwendung oder Website im Vordergrund ist, misst Tastatur- und Mausaktivität zur Erkennung von Leerlaufzeiten und kann in einem von Ihnen gewählten Intervall Screenshots des aktiven Fensters aufnehmen. Alles Erfasste ist auch für die Mitarbeitenden selbst sichtbar, und das Tracking endet mit dem Ausstempeln.

Jede Anwendung und Website, die Ihr Team nutzt, wird als produktiv, unproduktiv oder neutral eingestuft, und Worktivity bewertet den Tag anhand dieser Einstufung.

Sie legen die Einstufung einmal fest, danach gilt sie für alle. Das Ergebnis ist ein Tagesverlauf pro Person, ein Produktivitätswert in Prozent und Regeln, mit denen Sie sehen, wer weniger arbeitet als erwartet, im Leerlauf ist oder Zeit in unproduktiven Tools verbringt.

Ja. Die meisten Teams sind noch am selben Tag einsatzbereit.

Die Einrichtung besteht aus drei Schritten: Organisation anlegen, Team per E-Mail einladen, Desktop-App installieren. Danach genügt ein Klick zum Einstempeln, die Stundenzettel füllen sich selbst und die Berichte sind bereits fertig. Sie müssen nichts konfigurieren, bevor Sie den ersten Tag mit Daten sehen.

Sie erreichen uns per E-Mail unter support@useworktivity.com oder über den Chat in der App.

Jede Nachricht wird von einem echten Menschen beantwortet, meist noch am selben Werktag. Der Support ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Test, und wir helfen bei der Einrichtung, beim Wechsel von einem anderen Tool und bei allem anderen.

Wir akzeptieren gängige Kredit- und Debitkarten, darunter Visa, Mastercard und American Express.

Die Zahlungen werden über Paddle abgewickelt. Paddle tritt als Verkäufer auf und übernimmt Kartendaten, Rechnungsstellung und lokale Steuern in unserem Namen. Ihre Kartendaten erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt.

Ja. Jede neue Organisation erhält 14 Tage kostenlos mit vollem Zugriff auf das Produkt.

Für den Start ist keine Kreditkarte nötig, und am Ende der Testphase wird nichts berechnet. Wenn Sie nicht weitermachen möchten, stellt das Konto einfach die Erfassung ein.

Je nach Abrechnungszeitraum, den Sie beim Abschluss wählen. Wir bieten monatliche und jährliche Abrechnung an, jährlich ist pro Nutzer günstiger.

Sie können jederzeit auf der Abonnementseite in Ihrem Konto zwischen beiden wechseln.

Ja. Tarifwechsel und Kündigung erledigen Sie selbst, ohne Telefonat und ohne Kündigungsfrist.

Auf der Abonnementseite in Ihrem Konto können Sie hochstufen, herabstufen, die Zahl der Plätze ändern oder kündigen. Eine Kündigung wird zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums wirksam, bis dahin bleibt Ihr Zugriff bestehen.

Wir versuchen die Zahlung einige Tage lang erneut und benachrichtigen Sie bei jedem Fehlschlag per E-Mail.

Lässt sie sich weiterhin nicht einziehen, wird das Konto gesperrt: Die Erfassung stoppt und die App ist nur noch lesbar. Gelöscht wird nichts. Sobald die Zahlung durchgeht, läuft alles dort weiter, wo es aufgehört hat.

Sie können innerhalb von 15 Tagen ab Zahlungsdatum eine Rückerstattung beantragen, indem Sie an support@useworktivity.com schreiben.

Anträge werden danach beurteilt, wie stark der Dienst genutzt wurde. Eine Rückerstattung ist ausgeschlossen, wenn der Dienst in erheblichem Umfang genutzt wurde oder die Frist von 15 Tagen abgelaufen ist. Die vollständigen Bedingungen stehen in unserer Rückerstattungsrichtlinie.

Wir berechnen für die Bearbeitung einer Rückerstattung nichts.

Erstattet wird das gezahlte Entgelt für den Dienst. Provisionen, Steuern und sonstige Kosten, die bei der ursprünglichen Transaktion angefallen sind, sind ausgenommen. Gebühren Ihrer Bank oder Ihres Kartenanbieters liegen außerhalb unseres Einflusses.

Genehmigte Rückerstattungen gehen innerhalb von 10 Werktagen an das ursprüngliche Zahlungsmittel zurück.

Wie schnell der Betrag danach auf Ihrem Kontoauszug erscheint, hängt von Ihrer Bank ab.

Nein. Für den Rest eines Abrechnungszeitraums gibt es keine anteilige Rückerstattung.

Nach der Kündigung bleibt Ihr Abonnement bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums aktiv, und Sie behalten in dieser Zeit den vollen Zugriff.

Nein. Der Preis auf der Preisseite ist der Preis, den Sie pro Nutzer und gewähltem Zeitraum zahlen.

Einrichtung, Support und Produkt-Updates sind enthalten. Die einzige optionale Ergänzung sind KI-Credits für Productivity-Coach-Berichte, die Sie separat und nur bei Bedarf kaufen.

Wir sehen und speichern Ihre Kartendaten zu keinem Zeitpunkt.

Zahlungen laufen über Paddle, einen PCI-DSS-konformen Anbieter, der Kartendaten durchgängig verarbeitet. Zurück erhalten wir lediglich den Abonnementstatus und einen Rechnungsdatensatz.

Auf dedizierter Cloud-Infrastruktur in Europa.

Die Server nehmen keine Verbindungen aus dem offenen Internet an. Administrativer Zugriff ist auf ein privates Netz über VPN beschränkt und nur den Personen vorbehalten, die ihn für den Betrieb benötigen.

Ja. Datensicherheit ist Teil des Produkts und nicht etwas, das nachträglich ergänzt wurde.

Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, Zugriffe sind so abgegrenzt, dass eine Organisation die Daten einer anderen niemals lesen kann, und jedes Konto ist auf Datenebene getrennt. Screenshots und Zeitraffervideos werden mit eingeschränktem Zugriff gespeichert und sind nur für berechtigte Personen in Ihrer eigenen Organisation erreichbar.

Ja. Jede Verbindung zu Worktivity läuft über HTTPS mit einem gültigen TLS-Zertifikat.

Das gilt für die Website, die Web-App, die Desktop-Apps und die API. Der Datenverkehr zwischen Ihrem Browser oder Ihrer App und unseren Servern kann unterwegs weder mitgelesen noch verändert werden.

Anmeldung und Registrierung sind durch Cloudflare Turnstile geschützt.

Turnstile erkennt Bot-Verhalten anhand von Browsersignalen und leichten Prüfungen, statt Ihrem Team Rätsel vorzusetzen. In nahezu allen Fällen bleibt es unsichtbar: Eine echte Person bemerkt davon nichts.

Über Einstellungen, die Sie steuern, damit der Detailgrad zu dem passt, was Ihr Unternehmen wirklich braucht.

• Screenshots lassen sich vollständig abschalten oder so weichzeichnen, dass die Anordnung sichtbar bleibt, der Inhalt aber nicht
• Das Aufnahmeintervall ist einstellbar, von häufig bis gelegentlich
• Das Tracking läuft nur während der eingestempelten Zeit und niemals außerhalb der Arbeitssitzungen
• Mitarbeitende sehen ihre eigenen Aufzeichnungen, einschließlich jedes aufgenommenen Screenshots

Die Desktop-App läuft unter Windows und macOS.

Eine Linux-App gibt es noch nicht. Linux-Nutzende können trotzdem teilnehmen, indem sie in der Web-App einstempeln und Zeiten manuell erfassen. Die Web-App funktioniert in jedem modernen Browser und auf jedem Betriebssystem.

Leerlaufzeit ist ein Zeitraum, in dem Sie eingestempelt sind, der Rechner aber keine Tastatur- oder Mausaktivität registriert.

Nach einer von Ihrer Administration festgelegten Dauer markiert Worktivity die Sitzung als Leerlauf, damit Besprechungen, Telefonate und Pausen nicht als aktive Arbeit zählen. Die Zeit wird weiterhin erfasst, nur anders gekennzeichnet, und Sie sehen genau, welche Teile Ihres Tages als Leerlauf markiert wurden.

Das sind Kennzeichnungen, die Ihre Organisation Anwendungen und Websites gibt, und Worktivity bewertet die Zeit danach.

Die Desktop-App meldet, welche Programme genutzt werden, und eine Inhaberin oder ein Mitinhaber kennzeichnet jedes davon als produktiv, unproduktiv oder neutral. Ein Designtool kann für das Designteam produktiv und anderswo neutral sein, die Einstufung liegt also ganz bei Ihnen. Was noch nicht eingestuft ist, bleibt neutral und wirkt sich weder positiv noch negativ aus.

Öffnen Sie die Organisationseinstellungen, gehen Sie zu Tracking-Einstellungen und aktivieren Sie die Weichzeichnung. Dafür benötigen Sie Inhaber- oder Mitinhaberrechte.

Weichgezeichnete Screenshots zeigen weiterhin die grobe Form des Bildschirminhalts, genug um ein Dokument von einem Videoanruf zu unterscheiden, der Inhalt selbst bleibt jedoch unlesbar.

Die Screenshots finden Sie auf der Seite Screenshots, wo Sie nach Person, Team und Datum filtern können.

Ob Mitarbeitende ihre eigenen Screenshots sehen dürfen, ist eine Einstellung: Inhaber und Mitinhaber steuern sie in den Tracking-Einstellungen, und sie lässt sich in der Mitarbeiterliste auch pro Person festlegen.