Fragen zu Worktivity, beantwortet

Worktivity ist eine Plattform für Mitarbeiter-Monitoring und Zeiterfassung, mit der Teams sehen, wohin ihre Arbeitszeit tatsächlich fließt.

Worktivity erfasst Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Nutzung von Apps und Websites, Aktivitätslevel und optionale Screenshots. Daraus entstehen Arbeitszeitnachweise und Produktivitätsberichte. Führungskräfte erhalten so die Daten, die sie für Engpässe und Kapazitätsplanung brauchen, ohne dass jemand seine Arbeitszeit aus dem Gedächtnis nachtragen muss.

• Zeiterfassung: Arbeitszeit mit einem Klick starten, Leerlauf automatisch erkennen und Arbeitszeitnachweise automatisch ausfüllen.
• Aktivitätsmonitoring: App- und Websitenutzung, optionale Screenshots und Zeitraffer-Videos.
• Produktivitätsberichte: tägliche Zeitachsen pro Person, produktive und unproduktive Zeit sowie Trends auf Teamebene.
• Projekt- und Kostenkontrolle: Stunden nach Projekt, Kunde und Aufgabe zusammen mit Abrechnungssätzen.
• Productivity Coach: KI-Berichte zu Arbeitslast, Arbeitsmustern und Burnout-Risiko.

In den meisten Ländern ja, sofern Sie die Regeln einhalten, die am Arbeitsort Ihrer Mitarbeitenden gelten.

Die entscheidenden Bedingungen sind Transparenz und Verhältnismäßigkeit. Informieren Sie Ihr Team vor Beginn der Erfassung darüber, was aufgezeichnet wird, und sammeln Sie nur Daten, die Sie tatsächlich benötigen. In vielen Ländern sind außerdem eine rechtliche Grundlage oder eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Worktivity unterstützt dies mit sichtbarem Tracking-Modus, konfigurierbaren Screenshot-Einstellungen und Weichzeichnung. Für die rechtmäßige Nutzung ist Ihre Organisation verantwortlich. Wenden Sie sich bei Unsicherheit an eine lokale Rechtsberatung.

Die Worktivity-Desktop-App erfasst die Computeraktivität, während Mitarbeitende eingestempelt sind.

Sie protokolliert die Anwendung oder Website im Vordergrund und misst Tastatur- und Mausaktivität, um Leerlaufzeiten zu berechnen. In den von Ihnen gewählten Abständen kann sie einen Screenshot des aktiven Fensters aufnehmen. Mitarbeitende sehen ihre eigene Aktivität immer unter Meine Aktivitäten; ob sie auch ihre eigenen Screenshots sehen, ist eine Organisationseinstellung. Mit dem Ende der Arbeitssitzung endet auch das Monitoring.

Die von Ihrem Team genutzten Anwendungen und Websites werden als produktiv, unproduktiv oder neutral eingestuft. Worktivity bewertet den Arbeitstag anhand dieser Einstufungen.

Sie stufen eine Anwendung oder Website einmal ein, danach gilt diese Auswahl für das Team. Das Ergebnis umfasst eine tägliche Zeitachse pro Person, einen Produktivitätsprozentsatz und Regeln, die Personen mit weniger Arbeitszeit als erwartet, Leerlauf oder Zeit in unproduktiven Tools hervorheben.

Ja. Die meisten Teams können Worktivity noch am selben Tag einsetzen.

Die Einrichtung umfasst drei Schritte: Organisation anlegen, Team per E-Mail einladen und die Desktop-App installieren. Danach genügt ein Klick zum Einstempeln, Arbeitszeitnachweise füllen sich automatisch und die benötigten Berichte stehen bereit. Für die Daten des ersten Tages ist keine weitere Konfiguration erforderlich.

Sie erreichen uns unter support@useworktivity.com oder über den Chat in der App.

Jede Nachricht wird von einer echten Person beantwortet, meistens noch am selben Werktag. Support ist in allen Tarifen einschließlich der kostenlosen Testphase enthalten. Wir helfen bei der Einrichtung, beim Wechsel von einem anderen Tool und bei allen Fragen zur Nutzung von Worktivity.

Wir akzeptieren gängige Kredit- und Debitkarten, darunter Visa, Mastercard und American Express.

Die Zahlungen werden über Paddle abgewickelt. Paddle tritt als Verkäufer auf und übernimmt Kartendaten, Abrechnung und lokale Steuern in unserem Auftrag. Ihre Kartendaten gelangen nie auf die Worktivity-Server.

Ja. Jede neue Organisation startet mit 14 Tagen kostenloser Nutzung und vollem Zugriff auf das Produkt.

Für den Start ist keine Kreditkarte erforderlich und nach Ablauf der Testphase wird nichts automatisch berechnet. Wenn Sie nicht weitermachen, beendet das Konto einfach die Erfassung.

Sie zahlen entsprechend dem Abrechnungszeitraum, den Sie beim Abschluss wählen. Wir bieten monatliche und jährliche Abrechnung an, wobei die jährliche Abrechnung pro Nutzer günstiger ist.

Auf der Abonnementseite Ihres Kontos können Sie jederzeit zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wechseln.

Ja. Tarifwechsel und Kündigung erledigen Sie selbst, ohne Telefonat und ohne Kündigungsfrist.

Auf der Abonnementseite Ihres Kontos können Sie den Tarif hoch- oder herabstufen, die Zahl der Plätze ändern oder kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums wirksam. Bis dahin bleibt der Zugriff bestehen.

Wir versuchen die Zahlung einige Tage lang erneut und informieren Sie bei jedem Fehlschlag per E-Mail.

Kann die Zahlung weiterhin nicht eingezogen werden, wird das Konto gesperrt. Die Erfassung stoppt und die App wird schreibgeschützt, aber es werden keine Daten gelöscht. Nach erfolgreicher Zahlung läuft alles an der bisherigen Stelle weiter.

Sie können innerhalb von 15 Tagen ab Zahlungsdatum eine Rückerstattung beantragen, indem Sie an support@useworktivity.com schreiben.

Anträge werden danach bewertet, wie stark der Dienst genutzt wurde. Wenn der Dienst erheblich genutzt wurde oder die Frist von 15 Tagen abgelaufen ist, wird keine Rückerstattung gewährt. Alle Bedingungen stehen in unserer Rückerstattungsvereinbarung.

Für die Bearbeitung einer Rückerstattung berechnen wir keine Gebühr.

Erstattet wird das von Ihnen gezahlte Dienstentgelt. Provisionen, Steuern und sonstige Kosten aus der ursprünglichen Transaktion sind ausgeschlossen. Gebühren Ihrer Bank oder Ihres Kartenanbieters liegen außerhalb unseres Einflusses.

Genehmigte Rückerstattungen werden innerhalb von 10 Werktagen an das ursprüngliche Zahlungsmittel zurückgesendet.

Wie schnell die Rückerstattung auf Ihrem Konto erscheint, hängt von Ihrer Bank ab.

Nein. Für den Rest eines Abrechnungszeitraums gibt es keine anteilige Rückerstattung.

Nach der Kündigung bleibt Ihr Abonnement bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums aktiv. Während dieser Zeit behalten Sie den vollständigen Zugriff.

Nein. Der Preis auf der Preisseite ist der Betrag, den Sie pro Nutzer und gewähltem Zeitraum zahlen.

Einrichtung, Support und Produkt-Updates sind enthalten. Die einzige optionale Ergänzung sind KI-Credits für Productivity-Coach-Berichte. Diese erwerben Sie nur bei Bedarf separat.

Wir sehen und speichern Ihre Kartendaten zu keinem Zeitpunkt.

Zahlungen laufen über Paddle, einen PCI-DSS-konformen Anbieter, der Kartendaten vollständig verarbeitet. Worktivity erhält lediglich den Abonnementstatus und den Rechnungsdatensatz.

Worktivity wird auf dedizierter Cloud-Infrastruktur in Europa gehostet.

Die Server nehmen keine Verbindungen aus dem offenen Internet an. Administrativer Zugriff ist auf ein privates Netz über VPN beschränkt und wird nur Personen gewährt, die ihn für den Betrieb des Dienstes benötigen.

Ja. Datensicherheit ist ein zentraler Bestandteil von Worktivity.

Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Eine Organisation kann niemals die Datensätze einer anderen Organisation lesen, und Konten sind auf Datenebene getrennt. Screenshots und Zeitraffer-Videos werden mit eingeschränktem Zugriff gespeichert und sind nur für berechtigte Personen in Ihrer Organisation verfügbar.

Ja. Jede Verbindung zu Worktivity läuft über HTTPS mit einem gültigen TLS-Zertifikat.

Das gilt für Website, Web-App, Desktop-Apps und API. Der Datenverkehr zwischen Ihrem Browser oder Ihrer App und den Worktivity-Servern kann während der Übertragung nicht gelesen oder verändert werden.

Anmeldung und Registrierung sind durch Cloudflare Turnstile geschützt.

Turnstile erkennt Bot-Verhalten anhand von Browsersignalen und leichten Prüfungen, statt Ihrem Team Rätsel vorzulegen. In fast allen Fällen arbeitet es unsichtbar, sodass echte Nutzer keine zusätzliche Aktion ausführen müssen.

Worktivity bietet steuerbare Einstellungen, damit der Detailgrad zu dem passt, was Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt.

• Screenshots lassen sich vollständig deaktivieren oder so weichzeichnen, dass die Inhalte nicht lesbar sind.
• Aufnahmehäufigkeit kann häufiger oder seltener eingestellt werden.
• Tracking läuft nur während der eingestempelten Zeit und niemals außerhalb der Arbeitssitzung.
• Sichtbarkeit der Aufzeichnungen: Mitarbeitende sehen ihre eigene Aktivität immer unter Meine Aktivitäten. Ob sie auch ihre eigenen Screenshots sehen, ist eine Organisationseinstellung und standardmäßig aus.

Die Worktivity-Desktop-App läuft unter Windows, macOS und Linux. Mit der Google-Chrome-Erweiterung können Sie außerdem die im Browser verbrachte Arbeitszeit erfassen.

Die mobile Worktivity-App läuft auf dem iPhone ab iOS 15 und auf Android ab Version 7.0. Sie erfasst nur Arbeitszeit, ohne Screenshots und ohne App- oder Website-Tracking. Was kann die mobile App, und wie installiere ich sie?

Leerlaufzeit ist ein Zeitraum, in dem Sie eingestempelt sind, der Computer aber keine Tastatur- oder Mausaktivität registriert.

Nach der von Ihrer Administration festgelegten Dauer markiert Worktivity die Sitzung als Leerlauf. Meetings, Telefonate und Pausen gelten nicht als aktive Arbeit. Die Zeit wird weiterhin erfasst, aber anders gekennzeichnet, sodass Sie genau sehen können, welche Teile Ihres Tages als Leerlauf markiert wurden.

Das sind Kennzeichnungen, die Ihre Organisation Anwendungen und Websites gibt. Worktivity bewertet die Zeit anhand dieser Kennzeichnungen.

Die Desktop-App meldet, welche Programme genutzt werden. Ein Inhaber oder Mitinhaber kann jedes Programm als produktiv, unproduktiv oder neutral markieren. Eine Anwendung kann für ein Team produktiv und für ein anderes neutral sein. Noch nicht klassifizierte Anwendungen bleiben neutral und beeinflussen die Bewertung weder positiv noch negativ.

Öffnen Sie die Organisationseinstellungen, gehen Sie zu den Tracking-Einstellungen und aktivieren Sie die Screenshot-Weichzeichnung. Dafür benötigen Sie die Berechtigung als Inhaber oder Mitinhaber.

Weichgezeichnete Screenshots zeigen weiterhin die groben Umrisse des Bildschirms. So lässt sich beispielsweise ein Dokument von einem Videoanruf unterscheiden, der eigentliche Inhalt bleibt jedoch unlesbar.

Die Screenshots finden Sie auf der Seite Screenshots. Dort können Sie nach Person, Team und Datum filtern.

Inhaber und Mitinhaber sehen die gesamte Organisation, Manager ihr eigenes Team. Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Screenshots, und nur wenn unter Workspace-Einstellungen auf dem Reiter Erfassung der Schalter Mitarbeitende dürfen ihre eigenen Screenshots sehen eingeschaltet ist. Der Schalter ist standardmäßig aus und gilt für die gesamte Organisation. Pro Person lässt sich in der Mitarbeitendenliste dagegen festlegen, ob Screenshots aufgenommen werden, ob sie weichgezeichnet werden und wie oft.

Ja. Slack erlaubt einer App nur dort zu posten, wo sie Mitglied ist. Laden Sie sie zuerst ein: Geben Sie im privaten Kanal /invite @Worktivity ein. Danach können Sie den Kanal in Worktivity wählen. In öffentlichen Kanälen ist keine Einladung nötig.

Nur den Namen der Person, das Ereignis (Einstempeln, Ausstempeln, Pause, Verspätung, Nicht erschienen oder Fehlendes Ausstempeln), die Uhrzeit und beim Ausstempeln die an dem Tag gearbeitete Zeit. Screenshots, App- und Website-Nutzung und Produktivitätswerte werden nie gesendet. Sie können Personen ausnehmen, dann wird nichts über sie gepostet.

Nein. Slack-Benachrichtigungen sind in Free Trial, Growth und Pro enthalten. Nur Inhaber oder Mitinhaber können Slack verbinden. Fällt Ihr Tarif auf Starter, wird die Verbindung pausiert und läuft weiter, sobald Sie wieder in einem Tarif sind, der sie enthält.

Inhaber und Mitinhaber erstellen Schichtvorlagen und Rotationsmuster. Inhaber, Mitinhaber und Manager planen und weisen Schichten zu, und Manager können ihr eigenes Team planen. Mitarbeitende sehen ihren eigenen Plan auf dem Reiter Mein Dienstplan und ihre eigenen Tage auf dem Reiter Anwesenheit.

Growth, Pro und die kostenlose Testphase enthalten die Schichtplanung. Starter enthält sie nicht: Dort wird der Schalter Schichtplanung angezeigt, ist aber gesperrt, mit dem Hinweis Nicht in Ihrem Tarif. Außerdem ist die Schichtplanung ein Modul, das standardmäßig ausgeschaltet ist; ein Inhaber oder Mitinhaber schaltet es unter Workspace-Einstellungen > Erfassung > Module > Schichtplanung ein. Aktuelle Preise finden Sie auf der Tarifseite.

Die Schichtplanung ist ein Modul und standardmäßig ausgeschaltet. Solange sie aus ist, erscheint Schichten für niemanden im Workspace unter Zeiterfassung. Ein Inhaber oder Mitinhaber schaltet sie unter Workspace-Einstellungen > Erfassung > Module > Schichtplanung ein. In Starter ist der Schalter gesperrt, mit dem Hinweis Nicht in Ihrem Tarif daneben. Growth, Pro und die kostenlose Testphase enthalten sie.

Schalten Sie zuerst als Inhaber oder Mitinhaber unter Workspace-Einstellungen > Erfassung > Module die Schichtplanung ein. Legen Sie dann unter Zeiterfassung > Schichten auf dem Reiter Vorlagen eine Schichtvorlage an und weisen Sie sie auf dem Reiter Zuweisungen zu.

Nein. Solange Sie keine Schicht zuweisen, gelten für alle weiterhin die Arbeitszeiten der Organisation, und die Erfassung funktioniert wie bisher. Schichten gelten nur für die Teams und Personen, denen Sie sie zuweisen.

Ja. Endet eine Schichtvorlage früher, als sie beginnt, zum Beispiel 22:00 bis 06:00, endet die Schicht am Folgetag. Im Anwesenheitsbericht gehört die Schicht zu dem Arbeitstag, in dem sie beginnt.

Ja, mit Rotationsmustern. Ein Muster ist ein Zyklus von 1 bis 56 Tagen, jeder Tag eine Schichtvorlage oder ein freier Tag. Sie weisen es wie eine Schicht zu, und der Zyklus beginnt am Startdatum der Zuweisung. Ein Muster lässt sich bis zu 100 Personen oder Teams auf einmal zuweisen.

Ja. Aktivieren Sie im Fenster für eine neue Zuweisung Mehreren Personen gleichzeitig zuweisen (oder mehreren Teams), wählen Sie alle aus und speichern Sie. Sie können höchstens 100 auf einmal auswählen, und alle erhalten dieselbe Schichtvorlage oder dasselbe Muster und dieselben Daten.

Die Zuweisungen werden gemeinsam gespeichert: Entweder werden alle erstellt oder keine. Wird eine abgelehnt, wird nichts gespeichert, und die Meldung nennt die Person oder das Team samt Grund. Liegt die Ursache in der Auswahl selbst, etwa ein doppeltes Ziel, jemand aus einem anderen Team oder eine gelöschte Person, schließen Sie mit Fertig und erstellen die Zuweisung ohne dieses Ziel neu. Ist die Ursache vorübergehend, etwa ein Verbindungsproblem, sendet Alle erneut versuchen dieselbe Auswahl noch einmal.

Auf dem Reiter Mein Dienstplan unter Zeiterfassung > Schichten sehen Mitarbeitende ihre nächsten zwei Wochen: den Schichtnamen, die Zeiten in der Zeitzone der Organisation, freie Tage und was den jeweiligen Tag bestimmt. Auf dem Reiter Anwesenheit sehen sie nur ihre eigenen Tage, ohne Team- oder Mitarbeiterfilter.

Worktivity vergleicht das erste Einstempeln des Tages mit dem Beginn der zugewiesenen Schicht. Der Status ist Zu spät, wenn die Person nach der Toleranz für Verspätung der Schichtvorlage gekommen ist. Die Minuten im Bericht sind exakt: Eine Verspätung innerhalb der Toleranz erscheint mit ihren Minuten, der Status bleibt Pünktlich. Die Anwesenheit wird nur für Personen erfasst, die für den Tag eine Schicht haben.

Schichten ersetzen die Erfassung nicht. Worktivity zeichnet weiterhin die tatsächlich gearbeitete Zeit auf. Gibt es für einen Zeitraum Anwesenheitsdaten, zeigen die Tageskarten des Stundenzettels auch die geplanten Zeiten und den Anwesenheitsstatus; ohne Anwesenheitsdaten sieht der Stundenzettel aus wie vorher.

Inhaber, Mitinhaber und Teamleitungen erhalten Push-Benachrichtigungen, wenn jemand zu spät kommt, noch nicht eingestempelt hat, nicht erschienen ist, sich nicht ausgestempelt hat oder Überstunden macht, dazu eine tägliche Zusammenfassung per E-Mail. Inhaber und Mitinhaber erfahren es für den gesamten Workspace, eine Teamleitung für ihr eigenes Team.

Mitarbeitende erhalten eine Push-Benachrichtigung, wenn sich ihr Dienstplan ändert, und eine Erinnerung, wenn sie sich nach einer Schicht nicht ausgestempelt haben. Alles ist standardmäßig eingeschaltet, und jede Person kann Zeilen unter Kontoeinstellungen > Benachrichtigungen in der Gruppe Schichten ausschalten. Zwischen 22:00 und 07:00 Uhr in der Zeitzone der Organisation wird nichts gesendet.

Meist gibt es mehrere mögliche Gründe. Die passende Zeile unter Kontoeinstellungen > Benachrichtigungen ist ausgeschaltet, oder Push ist auf dem Gerät oder im Browser, den Sie nutzen, nicht erlaubt. Die Benachrichtigung fiel in die Zeit zwischen 22:00 und 07:00 Uhr und geht ab 07:00 Uhr raus. Das erste Einstempeln lag innerhalb der Toleranz, oder die Person hatte einen freien Tag oder genehmigten Urlaub. Die Schicht lag mehr als 36 Stunden zurück.

Der Zeitpunkt hängt von der Art ab. Meldungen zu Verspätung und noch nicht eingestempelt kommen innerhalb weniger Minuten, weil Worktivity alle 15 Minuten prüft. Meldungen zu Abwesenheit, fehlendem Ausstempeln und Überstunden kommen 2 Stunden nach Schichtende. Ging für diese Person und diesen Tag schon eine Warnung noch nicht eingestempelt raus, wird die Abwesenheit nicht ein zweites Mal gemeldet.

Die E-Mail wird nur an Tagen gesendet, an denen etwas schiefgelaufen ist, also jemand zu spät kam, fehlte oder sich nicht ausstempelte. Überstunden gehören nicht dazu. Es wird gewartet, bis die letzte Schicht des Tages abgeschlossen ist, dann noch 15 Minuten, und sie geht ab 07:00 Uhr raus, wenn dieser Zeitpunkt zwischen 22:00 und 07:00 Uhr liegt. Prüfen Sie, ob Tägliche Zusammenfassung der Schichtanwesenheit unter Kontoeinstellungen > Benachrichtigungen in der Spalte E-Mail eingeschaltet ist. Nur Inhaber, Mitinhaber und Teamleitungen erhalten sie, und jede Person sieht nur ihren eigenen Bereich.

Ja, im Rahmen Ihrer Rolle. Der Assistent im Chat von Worktivity sowie Claude oder ChatGPT, mit Worktivity verbunden, können Schichten und Anwesenheit lesen. Inhaber und Mitinhaber können nach dem gesamten Workspace fragen, Manager nach ihrem eigenen Team: wer welche Schicht hat, wer zu spät war, wer nicht erschienen ist, wer das Ausstempeln vergessen hat. Mitarbeitende können nur nach ihrem eigenen Plan fragen.

Der Assistent liest nur, er weist also keine Schicht zu und ändert keine Anwesenheit. Dafür braucht es Growth, Pro oder die Testphase und eine in den Workspace-Einstellungen eingeschaltete Schichtplanung. Ein Manager ohne Team wird gebeten, sich von einem Inhaber ein Team zuweisen zu lassen, und die Frage nach einem anderen Team wird abgelehnt.