Wie Zeitmanagement die Produktivität verändert

Ein Team, das nicht weiß, wie lange seine Arbeit dauert, plant auf Verdacht. Zeitmanagement ist deshalb die erste Schicht unter jeder Produktivitätsverbesserung: Solange nicht gemessen wird, welche Aufgabe wie viel Zeit kostet, bleibt auch unsichtbar, welche Aufgabe zu viel Zeit kostet. Auf Unternehmensebene schlägt das direkt auf die Kosten durch. Schwierig wird es, weil dafür der Arbeitsrhythmus einzelner Personen und des gesamten Teams sichtbar sein muss. Genau dafür sind Werkzeuge wie Worktivity gedacht.

Worktivity bildet Zeitmanagement nicht über eine einzelne Zahl ab, sondern über mehrere Messungen, die zusammen gelesen werden. Die Zeiterfassung zeigt die gearbeitete Zeit, der Stundenzettel zeigt, auf welche Aufgabe diese Zeit entfällt, und der Aktivitätsgrad zeigt, wie intensiv innerhalb dieser Zeit gearbeitet wurde. Für Führungskräfte heißt das, Arbeitszeitregeln auf Aufzeichnungen statt auf Annahmen zu stützen. Für Mitarbeitende heißt es, dass geleistete Arbeit belegbar ist und nicht Auslegungssache bleibt.

Das Produktivitäts-Monitoring von Worktivity zeigt Ihnen im laufenden Tag, woran Ihr Team gerade arbeitet. Die Timelapse-Videos fassen den Arbeitstag einer Person als beschleunigten Ablauf zusammen. Die Produktivitätsanalyse wertet dieselben Daten über Wochen und Monate als Trend aus. Beide beantworten unterschiedliche Fragen: Das Video zeigt, was heute passiert ist, die Analyse zeigt, was sich über die Zeit verändert hat.

Der Stundenzettel hält fest, wie viel Zeit auf jede einzelne Aufgabe entfällt, und liefert damit die Rohdaten, auf denen jede Produktivitätsauswertung aufsetzt. Ohne Zeiten je Aufgabe bleibt jede Aussage über Produktivität eine Schätzung. Die Abrechnungsfunktion greift auf denselben Stundenzettel zu und überträgt die erfassten Zeiten in die Vergütungsberechnung, sodass für die Lohnabrechnung keine Stunden mehr von einer Tabelle in die nächste übertragen werden müssen.

Die Aufgabenverfolgung zeigt den Stand einer Aufgabe, ohne dass jemand danach fragen muss. Weil auch sichtbar wird, wie lange eine Aufgabe bis zum Abschluss gebraucht hat, stützt sich die Leistungsbeurteilung auf Aufzeichnungen statt auf Erinnerung. Im Team wirkt derselbe Effekt in die andere Richtung: Sichtbare Arbeit macht Zuständigkeiten eindeutig.

Mitarbeiter-Tracking führt je nach Einführung zu zwei sehr unterschiedlichen Ergebnissen. Wenn offen liegt, was gemessen wird und was nicht, schafft die Aufzeichnung eine gemeinsame Grundlage zwischen Führung und Belegschaft, und die Diskussion über Produktivität läuft über diese Grundlage. Wird dieselbe Funktion heimlich eingeschaltet, beschädigt sie das Vertrauen. Führen Sie Worktivity deshalb nicht ein, ohne es vorher im Team anzukündigen.

Worktivity ist nicht auf eine einzige Unternehmensgröße zugeschnitten. Kleine und mittlere Unternehmen, remote und hybrid arbeitende Teams, Agenturen sowie Modelle mit Staff Augmentation nutzen denselben Funktionsumfang. Bei der Entscheidung zählt deshalb weniger die Zahl der Funktionen als die Frage, was es Ihnen bringt, die Arbeitsweise Ihres Teams messbar zu machen.