Zeiterfassungssoftware auswählen: der vollständige Leitfaden

Wünschen Sie sich manchmal, der Tag hätte mehr als 24 Stunden? Zeitmanagement fällt vielen von uns schwer, es gibt aber eine Lösung. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, worauf es bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware ankommt.

Vielleicht arbeiten Sie freiberuflich, führen ein kleines Unternehmen oder möchten einfach Ihr eigenes Zeitmanagement in den Griff bekommen. In allen drei Fällen macht die richtige Zeiterfassungssoftware einen Unterschied. Mit dem passenden Werkzeug sehen Sie, wohin Ihre Zeit fließt, erkennen Tätigkeiten, die nichts einbringen, und richten Ihren Arbeitstag danach neu aus.

In diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie für die Auswahl einer passenden Zeiterfassungssoftware brauchen: die verfügbaren Softwarearten, die Funktionen, auf die Sie achten sollten, einen Vergleich bekannter Lösungen und die Schritte für die Einführung im Unternehmen.

Lassen Sie sich die Zeit nicht durch die Finger rinnen. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Kalender und machen Sie jede Sekunde nutzbar.

Warum ist Zeiterfassung für Unternehmen wichtig?

Gutes Zeitmanagement ist für Unternehmen jeder Größe wichtig. Wenn Sie messen, wofür Sie und Ihr Team die Arbeitszeit verwenden, erkennen Sie Ihr Produktivitätsniveau, finden Stellen mit Verbesserungsbedarf und richten Ihre Abläufe an Daten statt an Vermutungen aus.

Die Zeiterfassung misst, wie viel Zeit in einzelne Aufgaben und Projekte fließt. Mit diesen Daten verteilen Sie Ressourcen treffsicherer, setzen realistische Termine und verbessern Ihre Projektschätzungen. Dieselben Daten zeigen auch, welche Tätigkeiten nichts einbringen, sodass Sie die Effizienz und am Ende die Rentabilität steigern.

Eine korrekte Zeiterfassung brauchen Sie außerdem für die Abrechnung mit Kunden und für die Kontrolle interner Kosten. Sie stellen nachvollziehbare Rechnungen auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden, erhalten eine faire Vergütung für Ihre Arbeit und halten die Kundenbeziehung stabil.

Eine verlässliche Zeiterfassungssoftware vereinfacht Ihre Abläufe, macht Verantwortlichkeiten im Team sichtbar und liefert Ihnen die Daten für Ihre Entscheidungen. Sehen wir uns nun an, welche Arten von Zeiterfassungssoftware es gibt.

Welche Arten von Zeiterfassungssoftware gibt es?

Zeiterfassungssoftware gibt es in mehreren Ausprägungen, jede mit eigenen Funktionen. Wenn Sie die Unterschiede kennen, fällt die Entscheidung für Ihren konkreten Bedarf leichter. Das sind die wichtigsten Arten:

1. Desktop-Anwendungen: Eigenständige Programme, die Sie auf dem Rechner installieren. Sie bieten einen großen Funktionsumfang und passen vor allem zu Einzelpersonen oder kleinen Teams, die überwiegend an einem Ort arbeiten. Desktop-Anwendungen geben Ihnen auch offline Zugriff auf Ihre Zeitdaten und enthalten häufig ausführliche Auswertungen.

2. Webbasierte Lösungen: Webbasierte Zeiterfassungssoftware läuft im Browser und eignet sich damit für Teams, die von verschiedenen Orten aus arbeiten. Diese Lösungen liegen meist in der Cloud, Sie kommen also von jedem Gerät mit Internetverbindung an Ihre Zeitdaten. Da webbasierte Lösungen in der Regel mitwachsen, passen sie zu Unternehmen jeder Größe.

3. Mobile Apps: Mobile Apps zur Zeiterfassung sind für die Erfassung unterwegs gemacht. Sie tragen Ihre Zeiten am Smartphone oder Tablet ein und halten Ihre Stunden damit auch auf Reisen oder abseits des Schreibtischs fest. Mobile Apps bringen oft zusätzliche Funktionen wie GPS-Tracking, Aufgabenverwaltung und Spesenerfassung mit und reichen für den Außendienst häufig allein aus.

Sie kennen jetzt die Softwarearten. Als Nächstes geht es um die Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer Zeiterfassungssoftware achten?

Bei der Menge an Angeboten am Markt kann die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware mühsam werden. Konzentrieren Sie sich deshalb auf die Funktionen, die zu Ihrem tatsächlichen Bedarf passen. Auf diese Punkte sollten Sie bei der Bewertung schauen:

1. Zeiterfassung: Der Kern jeder Zeiterfassungssoftware ist die genaue Erfassung der Zeit für Aufgaben, Projekte oder Kunden. Achten Sie auf einfach bedienbare Timer, die Möglichkeit zur manuellen Eingabe und auf Kategorien für die einzelnen Einträge, denn davon hängt die Aussagekraft der Auswertungen ab.

2. Auswertungen und Analysen: Um zu verstehen, wohin Ihre Zeit geht, brauchen Sie belastbare Auswertungen. Suchen Sie nach Software mit detaillierten Berichten, anpassbaren Dashboards und Grafiken, die Ihre Zeitdaten lesbar machen.

3. Schnittstellen: Prüfen Sie, ob die Zeiterfassungssoftware mit den anderen Werkzeugen in Ihrem Arbeitsablauf zusammenspielt. Eine Anbindung an Projektmanagement-Software, Buchhaltungswerkzeuge oder ein CRM verkürzt Ihre Abläufe und erspart Ihnen die doppelte Eingabe derselben Daten.

4. Verständliche Oberfläche: Ob das Team die Software annimmt, entscheidet sich an der Oberfläche. Achten Sie auf ein nachvollziehbares Design, eine klare Navigation und Einstellungen, die Sie an Ihre Arbeitsweise anpassen können.

5. Funktionen für die Zusammenarbeit: Wenn Sie im Team arbeiten, sind Teamkalender, gemeinsame Projektansichten, die Zuweisung von Aufgaben und der Blick auf die Zeiten der Teammitglieder relevant.

6. Mobiler Zugriff: Wenn Sie und Ihr Team remote oder im Außendienst arbeiten, zählt der mobile Zugriff. Software mit einer eigenen App oder einer für mobile Geräte ausgelegten Weboberfläche lässt Sie von jedem Gerät aus Zeiten erfassen.

Die wichtigsten Funktionen sind damit geklärt. Sehen wir uns nun bekannte Lösungen an, die diese Kriterien erfüllen.

Bekannte Zeiterfassungssoftware im Überblick

Der Markt für Zeiterfassungssoftware ist groß. Damit Sie Ihre Auswahl eingrenzen können, haben wir Lösungen zusammengestellt, die durch ihren Funktionsumfang, ihre Bedienbarkeit und positive Kundenbewertungen auffallen. Das sind die Kandidaten:

1. Worktivity: Worktivity ist eine vielseitige Lösung zur Zeiterfassung. Unternehmen verfolgen damit die Leistung ihrer Mitarbeitenden, verwalten Arbeitszeit und ordnen ihre Abläufe. Durch aktuelle Auswertungen und anpassbare Funktionen ist Worktivity eine solide Wahl für Teams, die ihre Produktivität steigern wollen.

2. Toggl: Toggl ist ein webbasiertes Werkzeug zur Zeiterfassung, das für seine Schlichtheit und einfache Bedienung bekannt ist. Es bietet eine aufgeräumte Oberfläche, ausführliche Auswertungen und Schnittstellen zu verbreiteten Projektmanagement-Werkzeugen.

3. Harvest: Harvest ist eine Software für Zeiterfassung und Rechnungsstellung, die sich an Freiberufler und kleine Unternehmen richtet. Zeiterfassung, Spesenerfassung, Projektbudgets und Rechnungen liegen dort auf einer Plattform.

4. RescueTime: RescueTime ist eine Desktop- und Mobil-App, die zeigt, wofür Sie Ihre Zeit am Gerät verwenden. Sie zeichnet Ihre Aktivitäten auf und liefert detaillierte Berichte, an denen Sie Ihre Produktivitätsmuster und Ihre Zeitfresser ablesen.

5. Clockify: Clockify ist eine kostenlose Zeiterfassungssoftware mit einem breiten Funktionsumfang: Zeiterfassung, Auswertungen, Teamverwaltung und Schnittstellen zu Werkzeugen wie Trello und Asana.

6. Hubstaff: Hubstaff ist eine Software für Zeiterfassung und Produktivitäts-Monitoring, die für remote arbeitende Teams gemacht ist. Sie bietet GPS-Tracking, Aktivitätsüberwachung, Online-Stundenzettel und Schnittstellen zu Projektmanagement-Werkzeugen.

Sie haben nun einen Überblick über bekannte Lösungen. Vergleichen wir sie als Nächstes anhand fester Kriterien.

Woran vergleichen Sie Zeiterfassungssoftware?

Um die passende Zeiterfassungssoftware zu finden, sollten Sie die Angebote an denselben Kriterien messen. Auf diese Punkte kommt es bei der Bewertung an:

1. Preis: Sehen Sie sich die Preisstruktur jeder Software an, einschließlich der Aufschläge für zusätzliche Funktionen oder weitere Nutzer. Suchen Sie nach Angeboten, die zu Ihrem Budget passen und den Preis wert sind.

2. Funktionsumfang: Vergleichen Sie die Funktionen der einzelnen Lösungen und stellen Sie die nach vorn, die für Ihren Arbeitsablauf unverzichtbar sind. Erfassungsmethoden, Auswertungen, Schnittstellen und Funktionen für die Zusammenarbeit sind die Hauptpunkte dieses Vergleichs.

3. Benutzererfahrung: Ob eine Software angenommen und wirklich benutzt wird, hängt stark an der Benutzererfahrung. Achten Sie auf eine aufgeräumte, nachvollziehbare Oberfläche, eine einfache Navigation und anpassbare Einstellungen.

4. Kundensupport: Prüfen Sie, welchen Support die jeweilige Software bietet. Bevorzugen Sie Anbieter, die über mehrere Kanäle wie E-Mail, Chat oder Telefon schnell antworten.

5. Skalierbarkeit: Wenn Sie mit Wachstum rechnen, muss die Software mitwachsen können. Achten Sie auf Lösungen, deren Leistung nicht nachlässt, wenn weitere Nutzer, Projekte oder Kunden dazukommen.

Wenn Sie Zeiterfassungssoftware an diesen Kriterien messen, wird die Liste schnell kürzer und die passende Lösung tritt hervor. Vor der endgültigen Entscheidung lohnt sich aber ein Blick auf einige weitere Punkte.

Was Sie vor der endgültigen Entscheidung noch prüfen sollten

Die Auswahl der passenden Zeiterfassungssoftware ist mehr als ein Vergleich von Funktionen und Preisen. Prüfen Sie vor Ihrer Entscheidung außerdem diese Punkte:

1. Aufwand der Einführung: Schätzen Sie ein, wie aufwendig Einrichtung und Einarbeitung sind. Software mit verständlicher Dokumentation, Anleitungen und Schulungsmaterial macht den Umstieg leichter.

2. Sicherheit und Datenschutz: Zeiterfassungssoftware arbeitet häufig mit sensiblen Daten, deshalb haben Sicherheit und Datenschutz Vorrang. Achten Sie auf Verschlüsselung, sichere Datenspeicherung und die Einhaltung gängiger Branchenstandards.

3. Anpassbarkeit: Prüfen Sie, ob sich die Software an Ihre konkreten Anforderungen anpassen lässt. Lösungen mit einstellbaren Optionen, eigenen Feldern und anpassbaren Berichten fügen sich leichter in Ihren Arbeitsablauf ein.

4. Rückmeldungen und Bewertungen von Nutzern: Lesen Sie Erfahrungsberichte, sie geben Ihnen ein Bild von der Verlässlichkeit der Software und der Zufriedenheit der Kunden. Bevorzugen Sie Lösungen mit positiven Bewertungen und einem guten Ruf in der Branche.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, finden Sie die Zeiterfassungssoftware, die zu Ihrem Bedarf und Ihren Vorlieben passt. Die Einführung im Unternehmen ist dann noch einmal eine eigene Planungsaufgabe. Der nächste Abschnitt enthält dafür einige Hinweise.

Wie führen Sie Zeiterfassungssoftware im Unternehmen ein?

Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware braucht ein durchdachtes Vorgehen, damit der Umstieg reibungslos läuft und die Software tatsächlich benutzt wird. Diese Schritte helfen dabei:

1. Den Zweck offen erklären: Erklären Sie Ihrem Team klar, wozu die Zeiterfassung dient und was sie bringt. Sagen Sie, wie sie die Produktivität verbessert, Abläufe verkürzt und welche Informationen sie für Entscheidungen liefert.

2. Schulung und Unterstützung anbieten: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder die Software richtig bedienen können. Stellen Sie Anleitungen und Dokumentation bereit und halten Sie einen Kanal offen, über den Fragen beantwortet werden.

3. Selbst vorangehen: Erfassen Sie Ihre eigene Zeit konsequent und ermutigen Sie Ihr Team, dasselbe zu tun. Ein Team, das sieht, dass Sie die Software benutzen, nimmt sie eher an.

4. Beobachten und bewerten: Prüfen Sie regelmäßig, wie stark die Software genutzt wird und ob sie den erwarteten Nutzen bringt. Halten Sie Ihre Kennzahlen fest, holen Sie Rückmeldungen der Nutzer ein und passen Sie Ihr Vorgehen an, wo es nötig ist.

Mit diesen Schritten setzt sich die Zeiterfassungssoftware im Unternehmen durch, und der Gewinn bei Zeitmanagement und Produktivität wird sichtbar.

Schnittstellen und Zusammenspiel mit anderen Werkzeugen

Damit Ihre Zeiterfassungssoftware den größten Nutzen bringt, sollten Sie ihr Zusammenspiel mit den anderen Werkzeugen in Ihrem Arbeitsablauf prüfen. Eine Anbindung an Projektmanagement-Software, Buchhaltungswerkzeuge oder ein CRM verkürzt Ihre Abläufe und erspart Ihnen die doppelte Eingabe derselben Daten.

Prüfen Sie vor der endgültigen Entscheidung, ob sich die Zeiterfassungssoftware mit den Werkzeugen verbinden lässt, die Sie heute nutzen oder künftig einsetzen wollen. Lösungen mit stabilen Schnittstellen, automatischem Datenabgleich und laufenden Aktualisierungen beschleunigen Ihre Arbeit.

Preise und Support-Optionen

Sehen Sie sich zum Schluss die Preise und die Support-Optionen der Zeiterfassungssoftware an. Bewerten Sie die Preisstruktur einschließlich möglicher Aufschläge für zusätzliche Funktionen, weitere Nutzer oder Support. Bevorzugen Sie Software mit nachvollziehbaren Preisen, einem angemessenen Gegenwert und flexiblen Tarifen, die zu Ihrem Budget passen.

Beziehen Sie außerdem den Kundensupport in Ihre Entscheidung ein. Achten Sie auf Anbieter, die über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Chat oder Telefon schnell reagieren. Wenn während der Nutzung ein Problem auftritt, macht schneller und passender Support einen spürbaren Unterschied.

Fazit: die richtige Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist der erste Schritt zu besserem Zeitmanagement und höherer Produktivität. Wenn Sie wissen, warum Zeiterfassung für Unternehmen wichtig ist, welche Softwarearten es gibt und welche Funktionen Ihnen tatsächlich helfen, treffen Sie eine Entscheidung, die zu Ihrem Bedarf passt.

Nehmen Sie sich die Zeit, bekannte Lösungen an Preis, Funktionsumfang, Benutzererfahrung, Kundensupport und Skalierbarkeit zu messen. Ziehen Sie zusätzlich den Aufwand der Einführung, Sicherheit, Anpassbarkeit und Nutzerbewertungen heran, damit die Software Ihre Anforderungen wirklich erfüllt.

Denken Sie daran, Ihrem Team den Zweck der Zeiterfassung zu erklären, Schulung und Unterstützung anzubieten und die Einführung im Blick zu behalten. Bewerten Sie Schnittstellen und das Zusammenspiel mit anderen Werkzeugen, und beziehen Sie Preise und Support-Optionen in Ihre Entscheidung ein.

Wenn die richtige Zeiterfassungssoftware einmal läuft, haben Sie Ihren Kalender im Griff, Ihre Produktivität steigt und jede Sekunde zählt. Behalten Sie Ihre Zeit im Blick und sehen Sie zu, wie Ihr Unternehmen wächst.

Schauen Sie sich Worktivity für Ihre Zeiterfassung an und erleben Sie den Unterschied selbst. Jetzt starten.