Baştan sona yeniden inşa: söylediğimiz her adım geldi

5 Ağustos'ta bir sürüm notu yayınladık: Worktivity'yi baştan sona yeniden inşa etmeye başladığımızı, bunun siteyi, web uygulamasını ve masaüstü ajanlarını kapsayacağını yazdık. Ardından sırada ne olduğunu tek tek listeledik.

Yirmi beş gün sonra listedeki her şey yayında. Üstüne, ilk listede olmayan üç platform ve bir dizi yapay zekâ denetimi de eklendi.

Neden yeniden inşa ettik

Worktivity yıllar boyunca özellik özellik büyüdü. Çoğu ürün böyle büyür ve bir yere kadar da işe yarar. Farklı zamanlarda eklenen ekranlar birbirinden kopuk ürünler gibi görünmeye başlamıştı. Ajan, kendisinin daha eski bir sürümünden kalma varsayımları taşıyordu. Raporlar yeterince hızlıydı ama hiçbir zaman anlık değildi.

Yama yapmak yerine yeniden inşa ettik. Hedef dardı: Worktivity'yi hızlandırmak ve güvenilmesi daha kolay bir hâle getirmek, ekiplerin hâlihazırda dayandığı hiçbir şeyi kaybetmeden.

Yirmi beş günde on iki sürüm

Tarih	Ne çıktı
5 Ağustos	Yeni site
7 Ağustos	Baştan sona yeniden yazılan yeni web uygulaması
10 Ağustos	macOS ajanı 3.0.0, Mac App Store'da
13 Ağustos	Tarayıcı bildirimleri ve Worktivity'nin uygulama olarak kurulabilmesi
17 Ağustos	Windows ajanı 2.5
20 Ağustos	Yardım merkezi, İngilizce, Türkçe ve Almanca 56 makale
21 Ağustos	İzin yılları ve otomatik devir, bir de Linux ajanı
21 Ağustos	Uygulamanın içinde yardım ve destek, bir de herkese açık özellik istek havuzu
26 Ağustos	Chrome eklentisi
28 Ağustos	Microsoft Store'da, sıfırdan yazılmış Windows uygulaması
29 Ağustos	Uzun saklama ek paketleri ve beş içgörü ekranında haftalık yapay zekâ özetleri
29 Ağustos	Her yapay zekâ özelliği için ayrı anahtar ve kendi kendini planlayan Coach raporları

Bu notların her biri bir sonrakinin adını vererek bitti. Site notu sıradakinin web uygulaması olduğunu söyledi. Web uygulaması notu sıradakinin masaüstü ajanları olduğunu söyledi. macOS notu sıradakinin Windows olduğunu söyledi. Hepsi, sırasıyla tutuldu.

Bunu yazıyoruz çünkü iddia etmesi en zor, doğrulaması en kolay kısım burası. Notların tarihi var ve hepsi herkese açık.

Web uygulaması yeniden yazıldı, üstü boyanmadı

Her ekran yeniden çizildi, altındaki teknoloji de değiştirildi. Pano, puantaj, ekran görüntüleri, projeler, İçgörüler, maliyetler, izinler ve ayarlar, hepsi. Baştan sona açık ve koyu tema, İngilizce, Türkçe ve Almanca, bir de telefonda çalışan bir yerleşim.

Değişmeyen şey, bir yeniden yazımı genelde korkutucu yapan kısım: aynı adres, aynı hesap, aynı parola. Bütün geçmiş yerinde, raporlar aynı verinin üstünde çalışıyor. Geçiş sırasında uygulama açıksa, taşınmanın tamamı bir sayfa yenilemesinden ibaretti.

Ekibinizin kullandığı her platform için bir ajan

Takibi sessizce yapan şey masaüstü ajanı, o yüzden her platformda yeniden inşa edildi.

• macOS 3.0.0, Mac App Store'da, menü çubuğunda canlı bir sayaçla duruyor. Pencere açmadan işe giriş, mola ve devam. macOS 14 ve sonrasını istiyor; macOS 12 ve 13 için önceki ajan hâlâ erişilebilir.
• Windows 2.5, siteden indirdiğiniz ajan, temelden yeniden kuruldu. Dört sekme, yönlendirmeli ilk kurulum, koyu tema ve ana süreçte çalışan bir sayaç. Pencere kapandığında ya da makine uykuya geçtiğinde sayaç kaymıyor. BT ekipleri MSI dosyasını GPO ya da Intune ile dağıtabilir.
• Windows için Worktivity Desktop, 28 Ağustos'tan beri Microsoft Store'da. Bu, bir kabuğun içine konmuş web uygulaması değil: Windows için sıfırdan yazılmış ayrı bir uygulama, kurulum dosyası çalıştırarak değil Store üzerinden kuruluyor ve güncelleniyor. Sistem tepsisinden işe giriş çıkış yapabilir, süreyi doğrudan bir göreve yazabilir, çevrimdışıyken de çalışmaya devam edebilirsiniz.
• Linux, tarball yerine gerçek paketler olarak: Debian ve Ubuntu için bir .deb, Fedora ve RHEL için bir .rpm, hem Intel hem ARM üzerinde. Paket yöneticinizle kurarsınız, sonraki sürümler apt upgrade ya da dnf upgrade ile gelir. openSUSE'de paket kuruluyor ama güncelleme kaynağı alınmıyor, yani orada güncellemeler elle yapılıyor.
• Bir Chrome eklentisi, hiçbir şey kurmak istemeyenler için. Vardiya başlatın, mola verin, görev seçin, iş notu yazın. Sınırları bilerek dar tutuldu: ekran görüntüsü yok, girilen sitelerin ya da kullanılan uygulamaların kaydı yok, boşta kalma tespiti yok. Yalnızca Chrome açıkken çalışır.

Masaüstü ajanlarının hepsi bağlantı koptuğunda kaydetmeye devam eder; kayıtlar bilgisayarda bekler ve sonradan kendiliğinden yüklenir. Queue sekmesi bekleyenleri gösterir, ama bir ekran görüntüsünün içeriğini asla göstermez, çünkü o pencere başkalarının da görebildiği bir masanın üstünde duruyor.

Bulunduğunuz yere gelen yardım

Artık İngilizce, Türkçe ve Almanca 56 yardım makalesi var; her biri anlattığı ekranın karşısında yazıldı. Arama kelimeyi değil anlamı okuyor: "saatlerim eksik" yazın, ne o ifade ne de başlıktaki kelimeler eşleşmese bile elle zaman girişi makalesine ulaşın.

21 Ağustos'tan beri bunların tamamına uygulamadan çıkmadan erişiliyor. Hangi ekranda olursanız olun üstünde bir panel açılıyor: arama yapın, planınız ve sürümünüz otomatik eklenmiş bir destek talebi açın, cevabı aynı başlıktan takip edin. Panel ayrıca herkese açık bir havuz taşıyor; buradan isteyen özellik isteyebilir ve oy verebilir. İsimler ve organizasyonlar hiçbir zaman gösterilmiyor, bir şeyi yapmama kararı verdiğimizde de gerekçesi orada yazılı oluyor.

İzinlerin artık bir yılı var

İzin eskiden birisi kullanana kadar açık uçlu bir hak olarak duruyordu. Artık takvim yılında ya da kişinin işe giriş yıl dönümünde yenilenen bir izin yılı üzerinden işliyor ve kullanılmayan günler kendiliğinden devrediyor, isteğe bağlı bir tavan ve son kullanma tarihiyle.

Devir ve son kullanma, Worktivity'nin yazdığı ayrı birer satır olarak görünüyor, yani bir bakiye yanında açıklaması olmadan sessizce değişmiyor. Onaylanmış bir talep artık silinemiyor, böylece üzerinde anlaşılmış izin kayıttan yok olamıyor. Hak ediş hesaplayıcısına bilerek dokunulmadı: o, takip edilen şeyin karşılığını ödüyor ve izinde olmak takip edilen şeyi değiştirmiyor.

Productivity Coach büyüdü

Productivity Coach Şubat'tan beri Worktivity'nin içinde, ama şu an çalışan sürüm o zaman çıkan sürüm değil.

Bir rapor, tek bir kişinin 8 ile 31 gün arasındaki bir dönemde takip edilen aktivitesini okuyor ve yazıya döküyor. Tam analiz artık beş bölüm taşıyor:

• Yönetici özeti, sonradan üstüne eklenmiş bir metin değil, altındaki rakamlardan modelin kendisi tarafından yazılıyor: güçlü yanlar, geliştirilecek alanlar ve bir eylem planı.
• İyi olma hâli ve tükenmişlik, çalışma saatleri, mola süresi, gece geç saate kalınan günler, hafta sonu günleri ve boşta geçen paydan kurulan 0 ile 100 arasında bir risk skoru. Skorun arkasındaki göstergeler gizlenmiyor, listeleniyor.
• Verimlilik, ortalama verimli payı, dönemin ilk yarısı ile ikinci yarısı arasındaki yüzde puan değişimini, en verimli saati ve günü, bir de zamanın gerçekte nereye gittiğini veriyor.
• Çalışma düzeni, günlerin ne kadar istikrarlı olduğunu, gün başına bir kartı ve öne çıkan günleri gösteriyor. Hiç takip yapılmamış günler sıfır sayılmıyor, tamamen dışarıda bırakılıyor.
• Mesai düzeni, Şubat'tan bu yana yeni: bir dakiklik skoru, geç girişler ve erken çıkışlar.

Üç dar rapor türü daha az tutuyor ve yalnızca kendi bölümünü üretiyor. PDF, sayfanın resminden değil rapor verisinden kuruluyor, böylece metin aranabilir kalıyor.

Aramaya başlamadan önce bilinmesi gereken iki şey var. Sipariş verme yetkisi sahip ve ortak sahiplerle sınırlı, raporlar da plana dâhil değil, ek paket olarak alınan kredilerle ödeniyor. Krediler sipariş verildiği anda düşülüyor, başarısız olan bir rapor ise ek ücret olmadan tekrar denenebiliyor.

Coach raporları artık sipariş beklemiyor

29 Ağustos'tan beri bir kural bunları sizin yerinize sipariş edebiliyor: organizasyonun tamamı, tek bir ekip ya da tek bir kişi için, haftalık ya da aylık, seçtiğiniz adreslere e-postayla. E-posta raporu PDF eki olarak taşıyor, yani Worktivity hesabı olmayan biri de okuyabiliyor.

Bir önizleme, bir çalıştırmanın kaç rapor açacağını, ne tutacağını ve aylık tavanınızın nerede durduğunu gösteriyor. Hiçbir şey yazmıyor. Krediler yetmiyorsa hiç sipariş açılmıyor: bir ekibin yarısının raporu hiç rapor olmamasından kötü olurdu, o yüzden çalıştırma atlanıyor ve alıcılara nedeni söyleniyor.

Gece geç saatler ve hafta sonu günleri eskiden UTC'ye ve sabit bir Pazartesi-Cuma haftasına göre sayılıyordu. İkisi de artık organizasyonunuzun saat dilimini ve gerçekten tanımladığınız çalışma günlerini kullanıyor. Pazar'dan Perşembe'ye çalışan bir ekip artık hafta sonu çalışması olarak işaretlenmiyor, İstanbul'daki bir akşam saati de artık gecenin ortası sayılmıyor.

Her yapay zekâ özelliğinin kendi anahtarı var

Organizasyon ayarlarında artık bir yapay zekâ özellikleri sekmesi var. Özetler, Coach raporları, otomatik uygulama derecelendirmesi ve verimlilik önerilerinin her birinin kendi anahtarı var, yani birini kapatmak diğerlerini sessizce kapatmıyor. Aynı ekran aylık bir kredi tavanı ve hemen altında bu ayın harcamasını tutuyor, böylece sınırı körlemesine koymuyorsunuz.

Sekmeyi yalnızca sahipler ve ortak sahipler görüyor, bir şeyi kapatmak da aynı dakika etkili oluyor. Boşaltılacak bir kuyruk ya da gece çalışan bir iş yok.

Çalışan isimleri, Worktivity'den herhangi bir şey çıkmadan önce placeholder değerlerle değiştiriliyor. İçgörü özetleri bunu zaten yapıyordu, Coach raporları da artık yapıyor.

Verinizi ne kadar saklıyoruz

Aktivite verisi, puantaj ve hak ediş kayıtları Starter, Growth ve Pro planlarında 12 ay saklanıyor. Ekran görüntüleri ve timelapse videoları daha ağır olduğu için kendi takvimlerine sahip: Starter'da 2 ay, Growth'ta 4, Pro'da 6. Ücretsiz denemede her şey 1 ay saklanıyor.

İki isteğe bağlı ek paket bu pencereleri plan değiştirmeden uzatıyor. Genişletilmiş veri saklama, kullanıcı başına ayda $1,99, aktivite verisini, puantajı ve hak ediş kayıtlarını 6 yıl saklıyor. Genişletilmiş ekran görüntüsü saklama, kullanıcı başına ayda $2,99, ekran görüntülerini ve timelapse videolarını her planda 12 ay saklıyor. İkisinden birini iptal ederseniz uzun pencere iki ay daha yürürlükte kalıyor, yani yanlışlıkla yapılan bir iptal geçmişinize mal olmuyor.

Neyi kaydediyoruz, neyi kaydetmiyoruz

Burası, güzel konuşmak yerine kesin konuşmayı tercih ettiğimiz kısım.

Kişi kabul edene kadar hiçbir şey toplanmıyor. Biri ilk kez işe giriş yaptığında ajan, organizasyonunun neyi kaydedeceğini listeliyor ve bekliyor. Aktivite seviyesi, her dakikanın kaç saniyesinde klavye ya da fare girişi olduğu demek; ne yazdığınızı asla kaydetmiyor. Molada asla ekran görüntüsü alınmıyor.

Yardım merkezi, Worktivity'nin hiç okumadığı şeylerin düz bir listesini taşıyor: ne yazdığınız, mesajlarda ne yazdığınız, dosyalarınızın içeriği, kameranız, mikrofonunuz, konumunuz.

Bunun ötesinde organizasyonun denetlediği anahtarlar var ve bazıları bu kategorinin genelde gittiğinden daha ileri gidiyor. Ekran görüntüleri, içerik okunamayacak şekilde bulanıklaştırılabilir. Site adresleri kaydedilmeden bırakılabilir. Takip ayarları herkes için değil tek bir kişi için yapılabilir. Çalışanlara kendi ekran görüntülerine erişim verilebilir, kalıcı silme dâhil. Çöp kutusu yok, geri alma yok.

Bunlar bir sahibin açtığı ayarlar, çalışan adına verdiğimiz sözler değil. Bizim denetlediğimiz şey, o anahtarın var olup olmadığı.

Aynı dürüstlükle: Worktivity'nin Windows'ta ajanı gizleyen bir arka plan modu da var. Bazı kurulumlar bunu gerektiriyor. Anahtarın yanına bir uyarı koyuyoruz, çünkü takibi görünmez şekilde çalıştırabilir misiniz, bu o kişinin çalıştığı yerin hukukuna bağlı ve o kurallar görünür takibi kapsayan kurallardan farklı. Bunu yardım merkezinde bulmanız yerine bizden duymanızı tercih ediyoruz.

Yanlış olan, artık olmayan şeyler

• Bir ekran görüntüsünün altındaki aktivite yüzdesi olduğundan düşük görünüyordu, çünkü değer altmışa iki kez bölünüyordu. Bir ekran görüntüsü size günün hissettirdiğinden daha sakin göründüyse, sebebi buydu.
• Bütün bildirim e-postaları yeniden yazıldı. Onay bekleyen bir zaman girişi eskiden yalnızca birinin giriş eklediğini söylüyordu; artık kimin eklediğini, hangi günü, ne kadar süreyi ve yazdığı gerekçeyi söylüyor. Bir şey reddedildiğinde gerekçe e-postanın içinde. Gerekçe zaten baştan beri saklanıyordu ama dışarı hiç çıkmıyordu.

Bir süredir bakmadıysanız

Worktivity'yi bu yılın başında denediyseniz, gördüğünüz şey şu an çalışan şey değil. Bilmeye değer iki şey var: hiçbir şey kurmadan deneyebilirsiniz, çünkü Chrome eklentisi vardiyaları, molaları, görevleri ve iş notlarını kapsıyor. Bir de sahip olduğunuz hiçbir şey yerinden oynamadı, eski çalışma alanınız dâhil.

On iki sürümün her biri için tam sürüm notu, bu özetin atladığı ayrıntılarla birlikte, changelog'da duruyor.

Sırada ne var

Bu ay her sürüm notunda bir sonraki adımın adını verdik, şimdi durmak tuhaf olurdu. Microsoft Store'daki yerli Windows uygulaması yakın olduğunu söylediğimiz şeydi ve 28 Ağustos'ta çıktı; indirilebilir ajan, Store'u kullanamayan makineler için erişilebilir kalıyor.

Bundan sonrası, uygulamanın içindeki özellik istek havuzunda kararlaştırılıyor. Havuz herkese açık ve oylar görünür, bu da onu kendi başımıza yazacağımız bir yol haritasından daha dürüst kılıyor.

Yeni sürümü görmek istiyorsanız 14 günlük ücretsiz denemeyi başlatın ya da 15 dakikalık bir tanıtım ayarlayın. Planlar ve ek paketler de sitede duruyor. Hesabınız zaten varsa, bunların hepsi çoktan orada.