Worktivity'yi ekibim için nasıl kurarım?

Kurulum kısa bir formdan ve birkaç ayardan ibaret. Bir bilgisayara masaüstü uygulaması kurulmadan kimse izlenmiyor, bu yüzden aşağıdaki sıra baştan sona izlenebilir ve kimse habersiz kayda girmez.

Organizasyonu açın

1. app.useworktivity.com adresini açıp bir hesap oluşturun.
2. Kurulumun sorduğu üç soruyu yanıtlayın: organizasyon adı, sektör ve Worktivity'den beklentiniz.
3. Son adımdaki özeti kontrol edip kurulumu bitirin. Bu noktaya kadar sunucuya hiçbir şey gitmiyor; aradaki adımlar kendi ekranınızda kalıyor.

Uygulamanın arayüzü şimdilik İngilizce; yukarıdaki etiketler ekranda göreceğiniz karşılıklarıyla yazıldı.

Worktivity ardından Managers ve Developers adında iki ekip oluşturuyor, sizi birincisine Owner rolüyle ekliyor, on beş kişilik yedi günlük denemeyi başlatıyor ve My activities ekranını açıyor.

Seçtiğiniz beklenti zaman ve devam takibi, saat ve proje faturalama, zamanın nereye gittiğini görmek ya da uzaktan ekip yönetmekle ilgiliyse görev takibi sizin için açılıyor. Sonrasında sıradan bir ayar; kapatılabiliyor.

Önce çalışma takvimini düzeltin

Yeni bir organizasyon, siz nerede olursanız olun Europe/Istanbul saat diliminde başlıyor. Mesai başlangıç saatleri, günlük toplamlar ve bütün raporlar bu dilime göre hesaplanıyor; ilk saatler gelmeden düzeltilmesi gereken ayar bu.

1. Kenar çubuğunun üstündeki çalışma alanı menüsünden Workspace settings seçin.
2. General sekmesinde kalıp Work schedule kartını bulun.
3. Organizasyon saat dilimini, çalışma günlerini ve günlük beklenen çalışma süresini ayarlayıp kartı kaydedin.

Varsayılanlar Pazartesi-Cuma ve günde yedi saat on beş dakika. Çalışma günü listesinin dışındaki günler puantajda soluk çiziliyor ve günlük hedefe sayılmıyor. Çalışma günleri ve beklenen saatler kartın tamamını anlatıyor.

Neyin kaydedileceğine karar verin

Tracking sekmesi masaüstü uygulamasının izlediği her şeyi taşıyor. İlk gün dört kart önemli:

• Work day rules: beklenen mesai başlangıcı ve bitişi, bir de Idle after. Sonuncusu, bir dakikanın boşta sayılması için bilgisayarın klavye ya da fare girişi olmadan ne kadar durabileceği. Varsayılan beş dakika.
• Screen capture: ekran görüntüsü alınıp alınmayacağı, sıklığı, bulanıklaştırma ve kimin görüp silebileceği. Ekran görüntüsü sıklığı kartı adım adım anlatıyor.
• Tracking condition: uygulama adları mı, site adresleri mi, ikisi mi yoksa hiçbiri mi saklanacak.
• Permissions: çalışanların kendi puantajını görüp göremeyeceği ve elle zaman girişi yapıp yapamayacağı.

Bu sekmedeki değişiklikler çalışmakta olan bilgisayarlara yaklaşık on beş dakika içinde ulaşıyor. Kimseyi davet etmeden önce oturtun; o zaman kimseye kuralların altından değiştiğini söylemek gerekmez.

Ekibi içeri alın

Davetler çalışan listesinden tek tek gidiyor ve herkes bir ekip ve bir rolle katılıyor. Ekip arkadaşlarını davet etme o formu anlatıyor. Kabul ettikten sonra bir masaüstü uygulaması kuruyorlar ve saatler gelmeye başlıyor; hangi masaüstü uygulamasının kurulacağı bilgisayara göre değişiyor.