Zeiterfassung für Agenturen: 8 Tools im Vergleich

Zeiterfassung in Agenturen sollte drei Fragen beantworten: Welcher Kunde hat die Stunden verbraucht, was hat diese Arbeit gekostet und was können Sie abrechnen? Welches Tool passt, hängt davon ab, wo Ihr Prozess hakt: beim Erfassen der Zeit, beim Vorbereiten der Rechnung, beim Prüfen der Projektmarge oder beim Planen der Kapazität für die nächste Woche.

Dieser Leitfaden vergleicht My Hours, Timely, Toggl Track, Harvest, Clockify, Float, Memtime und Worktivity entlang dieser Anforderungen. Offenlegung: Worktivity veröffentlicht diesen Leitfaden und ist eines der verglichenen Produkte. Die Produktangaben stammen von den offiziellen Seiten der Anbieter und wurden am 28. September 2026 geprüft. Die Empfehlungen sind unsere Einschätzung zur Passung im Arbeitsablauf, nicht das Ergebnis eines kontrollierten Produkttests.

Zeiterfassungs-Tools für Agenturen im Überblick

Acht Tools, verglichen nach Agentur-Workflow und Kaufkriterium

Tool	Infrage kommt es, wenn	Vor der Wahl prüfen
My Hours	Sie Projektzeiten, Stundensätze und Stundenzettel-Verwaltung brauchen.	Welcher Plan die benötigten Sätze, Budgets und Freigaben enthält.
Timely	Ihr Team Zeiten aus der Arbeitsaktivität rekonstruieren muss.	Wie Mitarbeitende Einträge prüfen und ihre private Timeline teilen.
Toggl Track	Sie Timer, manuelle Einträge und Reporting über Kundenprojekte hinweg wollen.	Welcher Plan für Profitabilitätsberichte und Freigaben nötig ist.
Harvest	Erfasste Stunden direkt in Rechnungsstellung und Buchhaltung fließen sollen.	Die Kosten für das benötigte Reporting und die Nutzung über den Basisplan hinaus.
Clockify	Sie mit Zeiterfassung starten und Abrechnungskontrollen später ergänzen wollen.	Die aktuellen Grenzen des kostenlosen Plans und die Stufe für Rechnungen und Freigaben.
Float	Sie Personen einplanen müssen, bevor Sie Plan und Ist vergleichen.	Zeiterfassung ist in Pro enthalten; Starter konzentriert sich auf die Planung.
Memtime	Sie eine private Desktop-Timeline zum Aufbau von Zeiteinträgen wollen.	Für den Export in angebundene Projektsoftware ist Connect oder höher nötig.
Worktivity	Sie Sichtbarkeit der Teamarbeit zusammen mit Kunden-, Aufgaben- und Kostenreporting brauchen.	Growth ergänzt Aufgabenerfassung und Exporte, Pro das Kostenmanagement.

Die folgenden Abschnitte verlinken jeweils die Quelle zum Produkt. Vergleichen Sie den Plan, der Ihren tatsächlichen Arbeitsablauf trägt: Ein Einstiegspreis allein sagt nichts über die Kosten für Abrechnung, Reporting oder Freigaben in einer Agentur.

Was Agenturen über einen Timer hinaus brauchen

Beginnen Sie mit einem Retainer und einem Festpreisprojekt. Verfolgen Sie für beide einen Arbeitstag vom Zeiteintrag einer Person bis zum Kundenreport und zur Rechnung. Diese Übung legt Lücken deutlicher offen als eine lange Funktionsliste.

• Zuordnung zu Kunde und Projekt: Kann eine Designerin oder ein Stratege die Zeit dem richtigen Mandat zuordnen, wenn die Aufgaben wechseln?
• Abrechenbare und interne Arbeit: Lässt sich die Kundenleistung von Vertrieb, Weiterbildung und Verwaltung trennen?
• Sätze und Kosten: Können Sie unterscheiden, was Sie dem Kunden berechnen und was die Leistung Sie kostet?
• Abrechnungsprüfung: Können Sie erklären, warum eine erfasste Stunde berechnet, verschoben oder abgeschrieben wurde?
• Sichtbarkeit im Team: Können Menschen ihre eigenen Einträge einsehen und korrigieren, und wissen sie, was Führungskräfte sehen?
• Übergabe an das Reporting: Kann die Buchhaltung das Ergebnis nutzen, ohne den Bericht jeden Monat neu zu bauen?

Auch Agenturen mit Festpreisen und Retainern profitieren davon, den Leistungsaufwand zu kennen, selbst wenn sie nicht nach Stunden abrechnen. Mehr erfasste Zeit erzeugt nicht automatisch mehr Umsatz: Vereinbarung, Leistungsumfang und Abrechnungsentscheidung bleiben ausschlaggebend.

1. My Hours: Projektzeit und Abrechnungsverwaltung

My Hours verbindet Projekt- und Aufgabenzeiterfassung mit Satzverwaltung und Reporting. Die aktuelle Preisseite führt einen kostenlosen Plan für bis zu fünf aktive Nutzer sowie Basic, Pro und Enterprise. Pro ergänzt Budget- und Satzkontrollen sowie einen Freigabeprozess.

Passung für Agenturen: Nehmen Sie es in die engere Wahl, wenn Sie einen strukturierten Stundenzettel- und Abrechnungsprozess brauchen, ohne mit Ressourcenplanung zu beginnen. Prüfen Sie im Test die genaue Satzhierarchie und die Freigaberechte, die Ihre Projektleitung benötigt. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Abrechnungsfunktion im kostenlosen Plan enthalten ist. My-Hours-Pläne und Funktionsvergleich ansehen.

2. Timely: automatische Erfassung mit Prüfung durch die Mitarbeitenden

Timelys Memory-App zeichnet Arbeitsaktivität auf, damit Menschen daraus Zeiteinträge erstellen können. Timely beschreibt die persönliche Timeline als standardmäßig privat, wobei die Person die Freigabe steuert. Privat bedeutet nicht, dass alle Daten ausschließlich auf dem Rechner der Person bleiben.

Passung für Agenturen: Interessant, wenn die Rekonstruktion eines zerstückelten Arbeitstags das eigentliche Hindernis ist. Testen Sie Prüfung und Projektzuordnung mit Ihrem Team; auch automatische Erfassung muss am Ende zu Einträgen führen, die die Buchhaltung verwenden kann. Prüfen Sie Reporting und Integrationen des gewählten Plans. Timely-Pläne ansehen und die Erläuterung zur Datensichtbarkeit lesen.

3. Toggl Track: flexible Zeiteingabe und Projektreporting

Toggl Track unterstützt Timer, manuelle Einträge und eine Desktop-Aktivitätserfassung, aus der Nutzende Zeiteinträge machen können. Die kostenpflichtigen Pläne enthalten abrechenbare Sätze, Premium ergänzt Funktionen wie Profitabilitätsreporting und Stundenzettel-Freigaben.

Passung für Agenturen: Interessant, wenn Menschen Kundenarbeit auf unterschiedliche Weise erfassen müssen. Testen Sie den Bericht, den Ihre Kundenbetreuung an die Buchhaltung schickt, und wie jemand einen Eintrag korrigiert. Toggl beschreibt Verbindungen zu über 100 Tools über die Browser-Erweiterung; das ist etwas anderes als 100 native, bidirektionale Integrationen. Aktuellen Planvergleich von Toggl ansehen.

4. Harvest: Zeiterfassung mit Anbindung an die Rechnungsstellung

Harvest kombiniert Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Integrationen für Buchhaltung oder Zahlungen. Der aktuelle Teams-Plan führt Verbindungen unter anderem zu Stripe, QuickBooks Online und Xero. Enterprise ergänzt Profitabilitätsreporting und Stundenzettel-Freigaben.

Passung für Agenturen: Nehmen Sie es in die engere Wahl, wenn der schwierige Schritt darin besteht, freigegebene Stunden in Rechnungen zu überführen und die Buchhaltung konsistent zu halten. Prüfen Sie das vollständige Angebot für Ihre erwartete Nutzung: Die aktuelle Preisseite von Harvest nennt Grundpreise plus Gebühren für zusätzliche Rechnungen, Projekte, Kunden und Aufgaben. Testen Sie eine repräsentative Rechnung, statt nur Platzpreise zu vergleichen. Harvest-Pläne und Abrechnungsdetails ansehen.

5. Clockify: Zeiterfassung mit optionalen Abrechnungskontrollen

Clockify bietet einen kostenlosen Plan und kostenpflichtige Stufen. Die aktuelle FAQ zum kostenlosen Plan nennt eine Einladung von bis zu vier Personen. Standard enthält Rechnungsstellung, Freigaben und das Sperren von Zeiten.

Passung für Agenturen: Interessant, wenn Sie mit der Zeiterfassung beginnen und Kontrollen ergänzen wollen, während sich Ihr Abrechnungsprozess entwickelt. Prüfen Sie das aktuelle Nutzerkontingent, bevor Sie für die ganze Agentur budgetieren, und stellen Sie fest, welcher Plan die benötigten Profitabilitäts- und Planungsfunktionen enthält. Stützen Sie eine Kaufentscheidung nicht auf ältere Angaben zu unbegrenzt vielen kostenlosen Nutzern. Clockify-Pläne und FAQ zum kostenlosen Plan ansehen.

6. Float: Ressourcenplanung mit Zeiterfassung

Float konzentriert sich darauf, Personen auf Arbeit zu verteilen, Kapazitäten zu steuern und Projekte zu planen. Der aktuelle Starter-Plan deckt die Planung ab; Pro ergänzt Zeiterfassung, Projektkostenschätzung und mehr Reporting. Der Preis richtet sich nach den eingeplanten Personen.

Passung für Agenturen: Interessant, wenn Ihre Operations-Leitung entscheiden muss, wer das nächste Briefing übernehmen kann, und danach prüfen will, wie die Leistung zum Plan passt. Beziehen Sie Pro ein, wenn das Erfassen der tatsächlichen Zeit wesentlich ist. Ein reiner Planungsplan sollte nicht wie ein gleichwertiges Zeiterfassungs-Abo behandelt werden. Planvergleich von Float ansehen.

7. Memtime: eine Desktop-Timeline zur Rekonstruktion der Arbeit

Memtime erfasst Computeraktivität automatisch und speichert diese Aktivitätsdaten lokal auf dem Gerät. Aus der Timeline erstellen Menschen ihre Zeiteinträge. Der Basic-Plan enthält die automatische Erfassung; Connect und höher ergänzen den Export in angebundene Projektsoftware.

Passung für Agenturen: Interessant, wenn vergessene Timer das wiederkehrende Problem sind und das Team lieber eine persönliche Timeline durchgeht. Testen Sie, wie freigegebene Einträge in Ihr bestehendes Abrechnungssystem gelangen. Unterscheiden Sie zwischen privaten Aktivitätsdaten und den Zeiteinträgen, die Sie bewusst an einen anderen Dienst senden. Memtime-Pläne ansehen und die Erläuterung zur Aktivitätsspeicherung lesen.

8. Worktivity: Kundenarbeit, Aufgabenkosten und Sichtbarkeit im Team

Worktivity verbindet erfasste Zeit mit Kunden, Projekten und Aufgaben. Mit aktiviertem Kostenmanagement bringt das Aufgabenreporting Stunden, Kosten, abrechenbare Beträge und Gewinn zusammen. Agenturen können einen Kunden und ein Mandat anlegen, Zeit auf dessen Aufgaben erfassen und die Arbeit prüfen, während das Projekt läuft. Den Agentur-Workflow ansehen.

Passung für Agenturen: Ziehen Sie Worktivity in Betracht, wenn Operations die Arbeitsmuster des Teams mit Kundenleistung und Kosten verbinden muss. Der KI-Produktivitätscoach liefert Hinweise, die Sie gemeinsam mit dem Team besprechen; diese Hinweise sollten am Arbeitskontext geprüft und nicht als Beleg für die Leistung einer Person behandelt werden.

Den passenden Plan wählen: Starter kostet bei monatlicher Abrechnung 3,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Growth kostet 5,99 US-Dollar und ergänzt Aufgabenerfassung, Integrationen und XLSX-Exporte. Pro kostet 8,99 US-Dollar und ergänzt das Kostenmanagement. Bei jährlicher Abrechnung liegt der Preis niedriger. Alle Pläne enthalten 100 KI-Credits; zusätzliche Credits und längere Aufbewahrung sind optionale kostenpflichtige Add-ons. Die 14-tägige Testphase erfordert keine Kreditkarte. Worktivity-Preise und Plangrenzen prüfen.

Mobil und Desktop unterscheiden sich: Worktivity führt iOS- und Android-Apps für die Schichtzeiterfassung. Die mobile App erfasst keine Screenshots, Anwendungen, Websites oder Standorte. Auf dem Desktop sind Screenshots optional und werden über die Organisationseinstellungen gesteuert. Erklären Sie dem Team die gewählten Einstellungen vor dem Rollout. Plattformfunktionen vergleichen.

Prüfen Sie Ihre Übergaben: Das Integrationsverzeichnis führt Zapier, Asana und Trello als verfügbar. Ein Zapier-Workflow ist nicht dasselbe wie eine native Integration. Der Agentur-Workflow von Worktivity beschreibt außerdem, eine Rechnungs-PDF zu erstellen und selbst zu versenden; klären Sie die Zahlungs- und Buchhaltungsschritte, die Sie brauchen. Das Integrationsverzeichnis ansehen.

Abschreibungen messen, ohne das Ergebnis zu überzeichnen

Die folgende Rechnung ist ein Beispiel, keine Fallstudie und keine Prognose für Ergebnisse mit Worktivity. Angenommen, eine Agentur erfasst in einem Monat 500 Stunden, die stundenweise abrechenbar sind. Sie stellt 440 Stunden in Rechnung und schreibt die verbleibenden 60 ab, ohne offene Stunden.

• Abschreibungsquote: 60 ÷ 500 = 12 %.
• Hat ein späterer, vergleichbarer Monat ebenfalls 500 abrechenbare Stunden und 40 Abschreibungen, liegt die Quote bei 8 %.
• Der Unterschied beträgt 4 Prozentpunkte oder 20 abgeschriebene Stunden weniger.
• Bei konstant 100 Euro pro Stunde entsprechen diese 20 Stunden 2.000 Euro zusätzlich in Rechnung gestelltem Wert für diesen Monat, sofern sie tatsächlich berechnet werden. In Rechnung gestellter Wert ist weder eingegangenes Geld noch Gewinn.

Halten Sie fest, warum Stunden abgeschrieben wurden: fehlender Nachweis, Nacharbeit, eine Entscheidung zum Leistungsumfang, eine Honorarobergrenze oder ein Entgegenkommen gegenüber dem Kunden. Vergleichen Sie Zeiträume mit derselben Definition und demselben Abrechnungsmodell. Zeiterfassung kann die Untersuchung stützen; eine veränderte Quote allein belegt nicht, dass die Software die Ursache war.

Mit einem kleinen Agentur-Pilotprojekt entscheiden

1. Benennen Sie das Problem. Wählen Sie ein vorrangiges Ziel: vollständigere Zeiterfassung, weniger Aufwand für Rechnungen, klarere Projektkosten oder bessere Planung.
2. Wählen Sie zwei Tools. Nutzen Sie den Workflow-Vergleich oben und vergleichen Sie dann die Pläne, die für dasselbe Ziel nötig sind.
3. Führen Sie einen repräsentativen Piloten durch. Beteiligen Sie eine Kundenbetreuung und einige Mitarbeitende an einem echten Mandat. Legen Sie fest, welches Tool während des Piloten die offizielle Abrechnungsgrundlage ist.
4. Werten Sie das Ergebnis aus. Prüfen Sie verspätete oder fehlende Einträge, Korrekturen, den Aufwand für den Kundenreport und ob die Buchhaltung die Summen abstimmen kann.
5. Prüfen Sie die Akzeptanz im Team. Fragen Sie, ob die Menschen verstehen, was erfasst wird, wer darauf zugreifen kann und wie sie Fehler korrigieren.

Legen Sie Zeitraum und Erfolgskriterien vor dem Piloten fest. Deuten Sie zusätzlich erfasste Stunden nicht automatisch als Verbesserung: Prüfen Sie, ob sie die Kundenarbeit genauer abbilden.

Häufige Fragen

Welche Zeiterfassungssoftware sollte eine Agentur wählen?

Wählen Sie nach dem Arbeitsablauf, der am schwersten zu steuern ist. Nutzen Sie den Vergleich oben, um Tools für Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Ressourcenplanung oder Arbeits- und Kostentransparenz in die engere Wahl zu nehmen. Testen Sie danach den gewählten Plan an einem Kundenmandat. Die Agenturgröße allein reicht zur Produktauswahl nicht aus.

Kann eine Agentur mit Tabellen arbeiten?

Ja, wenn der Prozess Kunde, Projekt, Stunden, Sätze und Abrechnungsentscheidungen zuverlässig festhält. Ziehen Sie Software in Betracht, wenn das Sammeln von Einträgen, das Korrigieren von Daten oder das Erstellen von Berichten zu viel Aufwand kostet. Messen Sie diesen Aufwand in Ihrer eigenen Agentur; es gibt keinen einheitlichen Prozentsatz für Unterfakturierung, der auf jeden tabellenbasierten Prozess zutrifft.

Welches Ziel für die abrechenbare Auslastung sollte eine Agentur setzen?

Definieren Sie zuerst den Nenner. Abrechenbare Auslastung sind abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, aber Agenturen behandeln Urlaub, Weiterbildung und interne Arbeit unterschiedlich. Setzen Sie Ziele nach Rolle und Geschäftsmodell. Eine Auslastungszahl allein belegt weder Überlastung noch Qualität oder Profitabilität.

Hat Worktivity mobile Apps?

Ja. Die Download-Seite führt iOS- und Android-Apps für die Schichtzeiterfassung. Die mobilen Funktionen unterscheiden sich vom Desktop: Die Telefon-App erfasst keine Screenshots, App-Nutzung, Websites oder Standorte. Den Plattformvergleich ansehen.

Wie sollten wir das Tool wechseln?

Bewahren Sie einen schreibgeschützten Export der alten Daten auf und validieren Sie das neue Tool an einer kleinen Projektstichprobe. Prüfen Sie Kunden, Aufgaben, Zeitzonen, Abrechnungskennzeichen, Sätze und Summen. Vereinbaren Sie einen Umstellungstermin und eine einzige offizielle Abrechnungsgrundlage, damit dieselbe Arbeit nicht doppelt berechnet wird.

Worktivity an einem Kundenprojekt testen

Wenn Ihre Agentur Kunden- und Aufgabenzeiten zusammen mit operativer Transparenz braucht, beginnen Sie mit einem Mandat. Erfassen Sie eine repräsentative Woche, sehen Sie die Einträge gemeinsam mit dem Team durch und vergleichen Sie den entstehenden Bericht mit Ihrem heutigen Abrechnungsprozess. Wählen Sie Growth für Aufgabenerfassung und Exporte oder prüfen Sie Pro, wenn Kostenmanagement Teil der Anforderung ist.

Starten Sie Ihre 14-tägige Worktivity-Testphase. Keine Kreditkarte erforderlich. Sehen Sie sich die Pläne an, bevor Sie im ganzen Team ausrollen.