Zeiterfassung für Agenturen: 8 Tools ehrlich verglichen

Wenn Sie eine Kreativagentur, eine Digitalagentur, eine Beratung oder ein anderes Dienstleistungsunternehmen führen, das nach Stunden abrechnet, kostet Sie das falsche Zeiterfassungs-Tool Marge, die Sie nicht zurückholen können.

Der Markt für Zeiterfassung in Agenturen ist voll. Die meisten Vergleichsartikel stammen von Affiliates, die pro Klick bezahlt werden. Diesen hier haben Leute geschrieben, die eines der unten genannten Tools selbst verkaufen, und die trotzdem sagen, wann das Produkt eines anderen besser zu Ihrer Agentur passt als unseres.

Die acht Tools und der Platz, an den jedes gehört:

1. MyHours: Von Einzelberatung bis kleine Agentur, leicht zu bedienende Oberfläche
2. Timely: Automatische Erfassung, keine manuellen Einträge
3. Toggl Track: Aufgeräumte Oberfläche, klare Haltung gegen Überwachung
4. Harvest: Stärkste Kette von der Rechnung bis zur Zahlung
5. Clockify: Größter kostenloser Tarif der Kategorie
6. Float: Ressourcenplanung und Zeiterfassung in einem Tool
7. Memtime: Automatische Zeitleiste, keine Start- und Stopp-Knöpfe
8. Worktivity: Operations zuerst, KI-Coaching, niedrigster Preis

In der Mitte des Artikels steht eine Fallstudie: Eine Digitalagentur mit 12 Personen senkte ihre abgeschriebenen Stunden in zwei Quartalen um 18 %. Die Rechnung dahinter steht direkt im Abschnitt zur Fallstudie und nicht versteckt am Ende.

Wenn Sie nur fünf Minuten haben, springen Sie zum Entscheidungsrahmen. Dort wird die Toolauswahl mit Agenturgröße und Arbeitsmodell verknüpft.

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Worin sich Zeiterfassung in Agenturen von allgemeiner Zeiterfassung unterscheidet

Vor jedem Toolvergleich muss klar sein, was Zeiterfassung in Agenturen so schwierig macht.

Allgemeine Zeiterfassung erfasst Stunden. Zeiterfassung in Agenturen muss Stunden erfassen, sie dem richtigen Kunden und dem richtigen Auftrag zuordnen, den passenden Stundensatz anwenden (der je Person und manchmal je Aufgabentyp variiert), teamübergreifende Beiträge einfangen und am Ende Daten liefern, mit denen die Operations-Leitung über Besetzung und Preise entscheiden kann.

Dieser Stapel an Anforderungen erklärt, warum sich Allzweck-Tools in Agenturen fast richtig anfühlen. Die Zeiterfassung beherrschen sie. Die agenturspezifische Ebene fehlt.

Die agenturspezifischen Anforderungen, auf die es ankommt:

• Stundensatz pro Person, nicht pro Kategorie. Die Stunde eines Partners kostet mehr als die Stunde einer Junior-Kraft, unabhängig vom Aufgabenlabel.
• Sichtbare Projektmarge. Operations muss sehen, welches Projekt Geld verliert, bevor die Rechnung rausgeht, nicht danach.
• Teamübergreifende Zeiterfassung. Wenn das Strategieteam dem Kreativteam zuarbeitet, müssen diese Stunden beim richtigen Kunden landen.
• Auslastung je Person und je Team. Operations muss wissen, wer überbucht ist und wer noch Kapazität hat.
• Nachverfolgung abgeschriebener Stunden. Operations muss sehen, welche erfassten Stunden nie abgerechnet wurden und warum.

Die folgenden acht Tools werden durch genau diese Agenturbrille bewertet.

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1. MyHours

Was es tatsächlich tut: Zeiterfassung und Abrechnung mit Projektmanagement-Funktionen, Verwaltung von Stundensätzen und Rechnungsstellung. Sitz in Slowenien, 600.000+ Nutzerinnen und Nutzer.

Wo es gewinnt: Großzügiger kostenloser Tarif (5 Personen), verständliche Verwaltung der Stundensätze auf Projekt- und Personenebene, gebrandete PDF-Rechnungen schon im kostenlosen Tarif. MyHours steht bei der Suche nach "Zeiterfassung für Agenturen" ganz oben in den Listenartikeln, weil das Produkt von Anfang an bewusst auf Agenturen zugeschnitten wurde.

Wo es nicht gewinnt: Geringere Markenbekanntheit als Toggl oder Harvest. Kleinere Integrationsbibliothek. Das Reporting funktioniert, ist für größere Operations aber nicht tief genug. Ab etwa 30 Personen und komplexen Retainer-Büchern wirkt MyHours zu klein.

Passende Agentur: Einzelberatungen bis kleine Agenturen unter 20 Personen, die Stundensatzverwaltung ohne Enterprise-Komplexität brauchen.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil ja. Integrationen begrenzt, über Zapier aber Trello, Asana und Slack. Preise: kostenlos (5 Personen), Pro $9 pro Person und Monat, Business $11.

Fazit: Eine solide erste Wahl für kleine Agenturen, deren Operations-Leitung abrechenbare Stunden verwalten will, ohne auf das Preisniveau von Harvest zu gehen.

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2. Timely

Was es tatsächlich tut: Automatische Zeiterfassung, die Aktivität im Hintergrund aufzeichnet und die Einträge anschließend von der jeweiligen Person prüfen und freigeben lässt. Gebaut für Beratungen und Agenturen.

Wo es gewinnt: Null manuelle Einträge. Timely erfasst App- und Dokumentennutzung im Hintergrund und schlägt daraus Zeiteinträge vor, die das Team freigibt oder korrigiert. Für Agenturen, in denen Stundenzettel verhasst sind, kommt das dem Gedanken "abrechenbare Stunden, die sich selbst erfassen" am nächsten. Der Aufbau stellt Datenschutz voran, die Daten bleiben bis zur Freigabe auf dem Rechner der jeweiligen Person.

Wo es nicht gewinnt: Teurer als die meisten Wettbewerber, ab $11 pro Person und Monat. Der Schritt "alles freigeben" verlangt weiterhin tägliche Disziplin. Agenturen, die auftragsbezogen abrechnen und strenge Kundenportal-Vorgaben haben, ist der automatikgetriebene Aufbau zu locker.

Passende Agentur: Mittelgroße Kreativ- und Beratungsagenturen, in denen der Widerstand gegen manuelle Stundenzettel der eigentliche Engpass ist. Besonders passend bei erfahrenen Mitarbeitenden, die ihre Zeit partout nicht von Hand eintragen.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil ja. Integrationen für Asana, Trello, Slack und Google Calendar. Preise: Starter $11, Premium $20, Unlimited $28 pro Person und Monat.

Fazit: Die richtige Wahl, wenn die Akzeptanz im Team der Engpass ist und die Operations-Leitung den Preis für lückenlose Daten akzeptiert.

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3. Toggl Track

Was es tatsächlich tut: Zeiterfassung, bekannt für die aufgeräumte Oberfläche, Timer mit einem Klick und Stundensatzverwaltung auf Workspace- und Projektebene. (Den Blick auf das Gesamtprodukt liefert der allgemeine Zeiterfassungsvergleich; dieser Abschnitt bleibt bei der Frage, was für Agenturen zählt.)

Wo es für Agenturen gewinnt: Die beste Nutzererfahrung der Kategorie. Die Haltung gegen Überwachung, also keine Screenshots und keine Tastenanschläge, passt zur Kultur von Kreativagenturen. 100+ Integrationen decken die meisten Agentur-Stacks ab. Die Auto-Tracker-Funktion der Desktop-App zeichnet Hintergrundaktivität zur späteren Prüfung auf.

Wo es für Agenturen nicht gewinnt: In den unteren Tarifen keine eigene Rechnungsstellung. Die Analyse der Projektrentabilität reicht nicht so tief wie bei Harvest. Wenn der Weg von der Rechnung bis zur Zahlung in einem Tool liegen soll, braucht Toggl zusätzlich Stripe oder QuickBooks.

Passende Agentur: Kreativagenturen, Designstudios und Beratungen, denen die Akzeptanz im Team wichtiger ist als die Tiefe der Rechnungsstellung.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil ja, mit sehr guter App. 100+ native Integrationen. Preise: kostenlos (5 Personen), Starter $9, Premium $18, Enterprise auf Anfrage.

Fazit: Die stärkste Wahl nach dem Kriterium "das Team nutzt es wirklich". Für die Abrechnungstiefe mit QuickBooks oder Stripe kombinieren.

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4. Harvest

Was es tatsächlich tut: Plattform für Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit starken Funktionen zur Projektrentabilität. Als Agentur-Tool seit langem im Markt. (Den Blick auf das Gesamtprodukt liefert der allgemeine Vergleichsartikel.)

Wo es für Agenturen gewinnt: Der Weg von der Rechnung zur Zahlung ist der stärkste in dieser Liste. Native Anbindung an Stripe und PayPal. Projektrentabilität samt Budgetwarnungen. Direkte Synchronisation mit QuickBooks und Xero. Spesenerfassung inklusive.

Wo es für Agenturen nicht gewinnt: Weniger Integrationen als Clockify oder Toggl. Das Produkt hat eine feste Meinung dazu, wie Abrechnung zu laufen hat. Die Auslastungs-Dashboards reichen nicht so tief wie bei Worktivity oder ActivTrak.

Passende Agentur: Kleine bis mittelgroße Designagenturen, Kreativstudios und stundenweise abrechnende Beratungen, deren Engpass die Rechnungskette ist.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil ja. Integrationen für Asana, Slack, Stripe, PayPal, QuickBooks und Xero. Preise: kostenlos für Einzelpersonen, Pro $13,75 pro Person und Monat.

Fazit: Der Agenturliebling für Abrechnungstiefe. Nehmen Sie Harvest, wenn das Team die Zeit erfasst, die Rechnungsstellung aber nie zu Ende bringt.

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5. Clockify

Was es tatsächlich tut: Dauerhaft kostenlose Zeiterfassung, mit kostenpflichtigen Tarifen für abrechenbare Stunden, Rechnungsstellung und Teamverwaltung. Weltweit 4M+ Nutzerinnen und Nutzer. (Den Blick auf das Gesamtprodukt liefert der allgemeine Vergleichsartikel.)

Wo es für Agenturen gewinnt: Der kostenlose Tarif erlaubt unbegrenzt viele Personen und Projekte, was in dieser Kategorie selten ist. 90+ native Integrationen. Der "Kiosk"-Modus hilft Agenturteams im Schichtbetrieb, etwa in Callcentern und BPO-nahen Operations.

Wo es für Agenturen nicht gewinnt: Die agenturspezifischen Funktionen, also flexible Stundensätze, Projektrentabilität und Budgetwarnungen, liegen hinter höheren Tarifen. Die Oberfläche ist dichter als bei Toggl oder Harvest. Wer eine hochglanzpolierte Oberfläche erwartet, findet Clockify nüchtern.

Passende Agentur: Verteilte Agenturen mit knappem Budget. Frisch gegründete Agenturen, die ein funktionierendes Tool ohne Abokosten brauchen.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil ja. 90+ Integrationen. Preise: kostenlos, Basic $4,99, Standard $6,99, Pro $9,99, Enterprise $14,99 pro Person und Monat.

Fazit: Die Standardwahl, wenn das Budget die wichtigste Grenze ist. Wechseln Sie den Tarif, sobald Rechnungsstellung oder Projektrentabilität kritisch werden.

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6. Float

Was es tatsächlich tut: Ressourcenplanung und Zeiterfassung in einem Tool. Gebaut für Agenturen, die Kapazität im Voraus planen und die tatsächliche Zeit gegen den Plan halten wollen.

Wo es gewinnt: Die Verbindung von Planung und Erfassung ist in dieser Kategorie selten. Die Operations-Leitung zieht eine Person für eine bestimmte Woche auf ein Projekt und sieht dann im Wochenverlauf die geplanten Stunden neben den tatsächlichen. Abweichungsberichte sind eingebaut. Seit dem Start klar auf Agenturen ausgerichtet.

Wo es nicht gewinnt: Weniger reine Zeiterfassung als Toggl oder Clockify. Wer einfach nur abrechenbare Stunden eintragen will, ohne sich mit der Planungsebene zu befassen, findet Float überkonstruiert. Der Preis liegt über dem einfacher Tracker.

Passende Agentur: Mittelgroße Agenturen mit 20 bis 100 Personen, bei denen Kapazitätsplanung und Ressourcenverteilung genauso wehtun wie die Abrechnung.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil ja. Integrationen für Asana, Slack, Google Calendar und Outlook. Preise: Starter $7,50, Pro $12,50, Business $25 pro Person und Monat.

Fazit: Die richtige Wahl, wenn die erste Frage der Operations-Leitung "wer macht nächste Woche was" lautet und erst danach "wie viel haben wir letzte Woche abgerechnet".

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7. Memtime

Was es tatsächlich tut: Automatische Zeiterfassung, die eine persönliche Zeitleiste aus jeder genutzten Anwendung, jedem Dokument und jedem Browser-Tab baut, ganz ohne Start- und Stopp-Knöpfe.

Wo es gewinnt: Keine manuelle Erfassung nötig. Memtime läuft im Hintergrund und erzeugt eine Zeitleiste, die am Ende des Tages geprüft und auf Projekte verteilt wird. Datenschutz zuerst, alle Daten bleiben lokal. Besonders stark bei erfahrenen Mitarbeitenden, die keinen Timer starten, eine Zeitleiste aber durchgehen.

Wo es nicht gewinnt: Keine eigene Rechnungsstellung. Keine Echtzeitsicht für Operations, denn die Daten bleiben bis zum Export lokal bei der jeweiligen Person. In Agenturen mit strengen Margenvorgaben erzeugt dieses asynchrone Datenmodell Reibung.

Passende Agentur: Spezialisierte Beratungen, Kanzleien und wissensintensive Agenturen, deren erfahrene Mitarbeitende sich auf Timer nicht einlassen, eine Prüfung der Zeitleiste aber mitmachen.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil eingeschränkt, das Produkt ist desktopgetrieben. Integrationen für Trello, Asana, Jira und GitHub. Preise: Starter $9, Premium $19 pro Person und Monat.

Fazit: Die richtige Wahl, wenn der Widerstand gegen aktives Tracking unlösbar ist und eine nachträgliche Prüfung ausreicht.

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Fallstudie: Wie eine Agentur mit 12 Personen ihre abgeschriebenen Stunden in zwei Quartalen um 18 % senkte

Eine Digitalagentur mit 12 Personen in der EU führte Anfang 2026 Worktivity ein, mit einem klaren Problem: Jedes Quartal wurden 22 % der erfassten Stunden abgeschrieben. Die Operations-Leitung vermutete die Lücke in der Erfassung und nicht in Nachverhandlungen mit Kunden, konnte das aber nicht belegen.

Das Abrechnungsmodell der Agentur bestand aus Retainer (60 %) und Projektgeschäft (40 %). Der durchschnittliche Stundensatz lag bei €120. Alles Übrige entsprach den üblichen Annahmen einer Agentur.

Ausgangslage (Q4 2025, vor der Einführung):

• 22 % der erfassten Stunden wurden abgeschrieben
• Stundenzettel wurden üblicherweise am Ende der Woche ausgefüllt
• Die Operations-Leitung prüfte die Stundenzettel jeden Montag von Hand
• Es gab kein Dashboard, das den Mitarbeitenden ihre eigenen Zahlen zeigte

Erstes Quartal mit Worktivity (Q1 2026):

• Umstellung auf Zeiterfassung in Echtzeit, mit Kalenderanbindung, die wahrscheinliche Einträge vorbefüllt
• Stundensätze wurden pro Person hinterlegt, nicht pro Kategorie
• Projektübergreifende Sichtbarkeit wurde geöffnet, damit das Strategieteam Zeit auf Kreativprojekte buchen konnte
• Alle Mitarbeitenden bekamen eigene Dashboards mit ihrer Auslastung, ihrem abrechenbaren Anteil und ihrem Projektbeitrag

Die Abschreibungsquote fiel im ersten Quartal von 22 % auf 14 %. Das Team beschrieb die Umstellung so: "die ersten zwei Wochen unangenehm, danach saß es".

Zweites Quartal mit Worktivity (Q2 2026):

• Die Operations-Leitung wechselte von der Einzelprüfung der Stundenzettel zur wöchentlichen Musterprüfung: Projekte mit fallender Marge, Kapazitätsabweichungen, blockierte Arbeit
• Drei Projekte wurden auf Basis von Margendaten neu verhandelt, die vor dem Termindruck sichtbar wurden
• Die Arbeitslast einer Person wurde neu verteilt, nachdem das Dashboard zur Kapazitätsabweichung dauerhafte Überbuchung zeigte

Bis zum Ende von Q2 sank die Abschreibungsquote weiter von 14 % auf 4 %. Gesamte Verbesserung: 18 Prozentpunkte.

Bei einem Abrechnungsvolumen von rund €2.4M im Jahr entsprach das über zwei Quartale grob €430K an zurückgewonnenen abrechenbaren Stunden.

Das Fazit der Operations-Leitung: "Der Toolwechsel war der leichte Teil. Der eigentliche Hebel war das Dashboard für die Mitarbeitenden. Das Team hörte auf, gegen die Erfassung zu kämpfen, sobald es seine eigenen Daten sehen konnte."

Diese Fallstudie ist anonymisiert, aber echt. Der Name der Agentur bleibt auf deren Wunsch ungenannt. Die Zahlen stammen direkt aus den Dashboard-Exporten der Agentur in Worktivity.

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8. Worktivity

Was es tatsächlich tut: Worktivity ist eine KI-gestützte Plattform für Workforce-Analyse mit Erfassung abrechenbarer Stunden, Dashboards für die Mitarbeitenden selbst, Produktivitäts-Coaching und einem Reporting, das auf Operations ausgerichtet ist. Gebaut für die Operations-Leitung in Agenturen und für Leads verteilter Teams. (Den Blick auf das Gesamtprodukt liefert der allgemeine Vergleichsartikel.)

Wo es für Agenturen gewinnt:

• Dashboards für die Mitarbeitenden selbst. Jede Person sieht ihre eigene Auslastung, ihren abrechenbaren Anteil und ihren Projektbeitrag. Die Fallstudie zur 12-köpfigen Agentur weiter oben zeigt, was das freisetzt.
• AI Productivity Coach liefert Coaching-Hinweise für einzelne Personen und für das Team. Kein anderes Tool dieser Liste hat diese Ebene.
• Der niedrigste bezahlte Preis der Kategorie mit $3,99 pro Person und Monat. Harvest Pro kostet das 3,5-Fache. Timely Starter das 2,75-Fache. Float Pro das 3-Fache.
• Ausrichtung auf Operations. Worktivity geht davon aus, dass die Operations-Leitung der Agentur kauft, nicht eine BPO-Aufsicht oder die Personalplanung.

Wo es für Agenturen nicht gewinnt:

• Noch keine mobile App. Agenturarbeit im Feld, etwa bei Kundenevents oder Präsentationen außer Haus, wird schlecht unterstützt. Harvest, Toggl, MyHours, Timely und Float bieten alle eine mobile App.
• Drei native Integrationen sind live: Zapier, Asana, Trello. Jira, Monday, Notion, Slack und ClickUp stehen auf der Roadmap. Gegenüber den 100+ von Toggl oder den 90+ von Clockify ist der Abstand real. Die meisten Workflows überbrückt Zapier.
• Keine eigene Kette von der Rechnung bis zur Zahlung. Worktivity erfasst abrechenbare Stunden und exportiert die Abrechnungsdaten. Den Ablauf "Rechnung → Zahlung → Buchhaltungsabgleich" deckt die Stripe-Anbindung von Harvest geschlossener ab.
• Keine Funktionen speziell für Kanzleien. Treuhandkonten und mandatsbezogene Abrechnung sind das Feld von Bill4Time.

Passende Agentur: Mittelständische Agenturen mit 15 bis 100 Personen, hybride oder verteilte Teams, Entscheidungen aus Operations heraus, Bereitschaft, Integrationslücken mit Zapier zu schließen, und mehr Wert auf KI-Coaching und Dashboards für die Mitarbeitenden als auf Abrechnungstiefe.

Mobil, Integrationen, Preis: Mobil nein, geplant. Integrationen: 3 live, 5 auf der Roadmap. Preis $3,99 pro Person und Monat, 14 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte.

Fazit: Die richtige Wahl, wenn die Operations-Leitung den Kulturwechsel zu Daten will, die auch die Mitarbeitenden sehen, wenn das Budget reichen muss und das Team den Kompromiss bei Integrationen mitträgt. Nicht die richtige Wahl für Agenturarbeit im Feld oder wenn Abrechnungstiefe die Hauptanforderung ist.

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Der Entscheidungsrahmen für Agenturen

Drei Fragen reduzieren die acht Tools auf eines.

Frage 1: Was ist das eigentliche operative Problem?

• Das Team erfasst seine Zeit nicht verlässlich → Timely oder Memtime (automatische Erfassung)
• Das Team erfasst Zeit, aber die Rechnungsstellung bleibt liegen → Harvest
• Das Team erfasst Zeit, die Marge sickert trotzdem weg → Worktivity (Dashboards für die Mitarbeitenden und KI-Coaching)
• Das Team erfasst Zeit, die Lücke liegt in der Kapazitätsplanung → Float
• Das Budget ist knapp, einfache Erfassung genügt → Clockify

Frage 2: Wie groß ist die Agentur?

• Unter 10 Personen → MyHours, Clockify, Toggl, Harvest
• 10 bis 50 Personen → Toggl, Harvest, Worktivity, Float, Timely
• 50 bis 100 Personen → Harvest, Worktivity, Float, Timely
• Über 100 Personen → Worktivity, Timely, Float oder Angebote auf Enterprise-Ebene

Frage 3: Wie hoch ist das Budget pro Person und Monat?

• Kostenlos oder fast kostenlos → Clockify
• $4-9 → Worktivity ($3,99), MyHours Pro ($9), Toggl Starter ($9), Memtime Starter ($9)
• $9-15 → Harvest Pro ($13,75), Timely Starter ($11), Float Pro ($12,50)
• $15 und mehr → Toggl Premium ($18), Timely Premium ($20), Float Business ($25)

Zwei Antworten reduzieren die Liste meist auf zwei Tools. Den Rest entscheidet ein kostenloser Test.

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Häufige Fragen

Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste für Agenturen?

Es gibt keine einzelne beste. Die Antwort hängt vom eigentlichen operativen Problem der Agentur ab: Akzeptanz im Team, Rechnungsstellung, Sichtbarkeit der Marge, Kapazitätsplanung oder Budget. Bei der Rechnungsstellung ist Harvest der Agenturliebling. Die beste Nutzererfahrung bietet Toggl. Für Entscheidungen aus Operations heraus unter Budgetdruck ist Worktivity am besten. Den Widerstand gegen manuelle Erfassung löst Timely. Die Fallstudie weiter oben zeigt, was eine konkrete Agentur mit Worktivity erlebt hat.

Brauchen Agenturen wirklich eine Zeiterfassungssoftware oder reicht eine Tabelle?

Für Einzelberatungen reicht eine Tabelle. Ab 5 Personen führt Erfassung per Tabelle zu 15-25 % Unterabrechnung, verursacht durch Erinnerungslücken, falsche Zuordnung und Rundung. Die Fallstudie in diesem Artikel zeigt, wie 18 Prozentpunkte zurückgewonnener Stunden in Geld aussehen. In den meisten Agenturen kostet die Tabelle mehr an verlorenen abrechenbaren Stunden als das Software-Abo.

Wie bringe ich mein Agenturteam dazu, seine Zeit wirklich zu erfassen?

Der kulturelle Wechsel entsteht dadurch, dass die Daten zuerst für die Mitarbeitenden sichtbar sind und nicht zuerst für die Führung. Wenn Teammitglieder ihren eigenen abrechenbaren Anteil und ihre Auslastung sehen, korrigieren sie sich selbst, ohne dass jemand etwas sagen muss. Tools mit Dashboards für die Mitarbeitenden selbst (Worktivity, ActivTrak) machen das leichter als Tools, die nur der Führung eine Sicht geben. Die Fallstudie zur 12-köpfigen Agentur in diesem Artikel zeigt, wie das in der Praxis abläuft.

Was ist eine normale abrechenbare Auslastung in einer Agentur?

Branchenwerte: 70-80 % für Client-Service-Teams in etablierten Agenturen, 50-65 % für Agenturen mittlerer Reife, die ihre Prozesse noch aufbauen. Alles über 85 % bedeutet meist, dass sich in den Daten Überlastung versteckt. Die 12-köpfige Agentur aus der Worktivity-Fallstudie landete zum Ende von Q2 2026 bei 78 %.

Wie wechsle ich das Zeiterfassungs-Tool, ohne die Historie zu verlieren?

Die meisten Tools exportieren vergangene Einträge als CSV. Toggl, Harvest, Clockify, MyHours und Worktivity bieten alle einen Export. Kundendaten, Stundensätze und Projektstruktur zu übertragen kostet einige Stunden manuelle Einrichtung. Planen Sie beim Wechsel einen zweiwöchigen Parallelbetrieb ein, in dessen erster Woche das Team in beiden Tools erfasst. So entstehen keine Datenlücken, und das Team kann das neue Tool testen, bevor es sich festlegt.

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Schlusswort

Die acht Tools oben funktionieren alle in Agenturen. Der Unterschied liegt darin, welches agenturspezifische Problem jedes einzelne lösen sollte. Wählen Sie das Tool, dessen idealer Kunde der tatsächlichen Form Ihrer Agentur entspricht. Den Rest lassen Sie liegen.

Wenn Ihre Agentur mittelständisch ist, aus Operations heraus entscheidet und das Budget reichen muss, bietet Worktivity 14 Tage kostenlosen Test ohne Kreditkarte unter useworktivity.com. Hat Ihre Agentur eine andere Form, ist eines der anderen sieben Tools Ihre Antwort.