Mitarbeiter-Monitoring für Steuerkanzleien

Monitoring rechtfertigt sich erst, wenn es eine Frage beantwortet, die das Unternehmen ohnehin hat. Für Steuerkanzleien ist es meist dieselbe Frage: Verbringen Steuerfachleute, Prüferinnen und Prüfer sowie Spezialistinnen und Spezialisten für Steuerrecht ihre Stunden mit der Arbeit, die Mandate: Erklärungen und Abschlusszyklen voranbringt, oder mit allem, was drumherum passiert?

Kanzleiarbeit ist extrem saisonal. Das Team mit Luft im Juli arbeitet im Januar am Wochenende, und wer Kapazität aus Jahresdurchschnitten plant, merkt die Fehlannahme zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt, meist kurz vor einer Abgabefrist.

In der Hochsaison besteht das Risiko nicht darin, dass zu wenig gearbeitet wird, sondern dass niemand weiß, wer der Belastungsgrenze am nächsten ist. Abgabefristen pressen ein Viertel des Jahres in sechs Wochen, und das Bild der Kanzlei von der Einzelbelastung entsteht meist danach, wer sich zuletzt beschwert hat.

Mitarbeiter-Monitoring von Worktivity für Steuerkanzleien baut das Saisonbild aus echten Daten. Stunden je Mandant, je Leistungsart und je Zeitraum zeigen, wann die Spitze wirklich liegt, welche Mandate mehr verbrauchen, als ihr Honorar unterstellt, und wie viel des Jahres in die laufende Deklaration statt in die Beratung geht.

Die durchgehende Erfassung gibt der Kanzleileitung ein laufendes Bild der Lastverteilung über Mandate und Fristen hinweg, einschließlich der Abend- und Wochenendstunden, die Stundenzettel gern wegrunden. Das Wertvollste ist nicht die Kontrolle während der Spitze, sondern die Aufzeichnung danach: eine ehrliche Rechnung darüber, was der Januar gekostet hat, verfügbar im Juni, wenn die Besetzung fürs nächste Jahr entschieden wird.

Worktivity beantwortet sie mit automatischer Aktivitätserfassung, App- und Website-Nutzung, optionalen Screenshots und Aktivitätsleveln, zusammengeführt in einem Aktivitätsverlauf, den eine Führungskraft in einer Minute liest und den Mitarbeitende selbst einsehen können. Kein Keylogging, keine versteckte Software, keine Überraschungen.