Zeiterfassung, die zu Steuerkanzleien passt

Zeit ist die Einheit, mit der Steuerkanzleien verkaufen, planen und bezahlen, und in den meisten Organisationen wird sie freitagnachmittags aus dem Gedächtnis eingetragen. In der Lücke zwischen dem, was passiert ist, und dem, was notiert wurde, verschwindet still die Marge.

Kanzleiarbeit ist extrem saisonal. Das Team mit Luft im Juli arbeitet im Januar am Wochenende, und wer Kapazität aus Jahresdurchschnitten plant, merkt die Fehlannahme zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt, meist kurz vor einer Abgabefrist.

Festpreisarbeit in der laufenden Deklaration wird auf einen angenommenen Mandatsaufwand kalkuliert, und diese Annahme wird meist einmal gesetzt und dann jahrelang übernommen. Der Mandant, dessen Unterlagen sich seit der Honorarvereinbarung stetig verschlechtert haben, wird von allen anderen im gleichen Tarif mitfinanziert.

Zeiterfassung von Worktivity für Steuerkanzleien baut das Saisonbild aus echten Daten. Stunden je Mandant, je Leistungsart und je Zeitraum zeigen, wann die Spitze wirklich liegt, welche Mandate mehr verbrauchen, als ihr Honorar unterstellt, und wie viel des Jahres in die laufende Deklaration statt in die Beratung geht.

Auf Mandate, Erklärungen und Abschlusszyklen erfasste Stunden machen aus der jährlichen Honorarprüfung eine belegbasierte Übung. Der typische Befund: eine kleine Gruppe Mandate, deren Aufwand sich ohne Honoraränderung verdoppelt hat, und eine größere, die komfortabel profitabel ist. Genau das braucht man, um gezielt statt pauschal zu bepreisen.

Worktivity schließt diese Lücke: Stunden werden erfasst, während sie gearbeitet werden, dem richtigen Projekt oder Kunden zugeordnet und hinterlassen eine klare Spur von der Rohaktivität bis zum freigegebenen Stundenzettel. Was Sie abrechnen und was Sie bezahlt haben, beschreiben endlich denselben Tag.