Müşteriye nasıl fatura keserim?

Buradaki faturalar sizin kendi müşterilerinize kestikleriniz. Worktivity'nin aboneliğiniz için size kestiği faturalar başka yerde, abonelik ekranında duruyor.

Müşteri faturaları Cost management altındaki Invoices ekranında. Bölüm sahip ile ortak sahiplere ait ve maliyet yönetimi modülünü ister. Göremiyorsanız sebebi burada.

Hazır olması gereken iki şey

• En az bir müşteri kaydı. Fatura serbest yazılmış bir isme değil, kayıtlı bir müşteriye kesilir.
• Kendi fatura bilgileriniz: Workspace settings, General sekmesi, Billing information kartı. Bu bilgiler her yeni faturanın tedarikçi bloğuna kopyalanır.

Faturayı açma

1. Cost management altındaki Invoices ekranına gidip New invoice düğmesine basın.
2. Customer seçin.
3. Currency seçin. Alan, organizasyonun maliyet yönetimi para birimiyle açılır.
4. Create invoice düğmesine basın. Fatura düzenlenmek üzere açılır.

Uygulamanın arayüzü şimdilik İngilizce; yukarıdaki etiketler ekranda göreceğiniz karşılıklarıyla yazıldı.

Müşteri de para birimi de sonradan değiştirilemez. Fatura numarasını sistem üretir: müşterinin baş harfleri ve altı haneli bir sayaç.

Faturayı doldurma

• Yeni fatura, adı olmayan ve fiyatı 10 olan tek bir satırla açılır. Ona bir ad ile fiyat verin ya da satırı silin. Bu bir yer tutucudur, öneri değil.
• Her satırda ad, fiyat ve adet vardır; satır toplamı hesaplanır. Satır eklenebilir, yukarı ve aşağı taşınabilir, silinebilir.
• Kâğıdın üzerinden Invoice date, Issued date ve Due date alanlarını doldurun; ödeme koşulları ya da banka bilgisi için alttaki not alanını kullanın.
• Tedarikçi bloğu sizin kopyanız, müşteri bloğu ise fatura açılırken alınmış bir anlık görüntüdür. Buradan yapılan düzenleme yalnızca bu faturayı değiştirir; müşteri kaydına da kurum ayarlarınıza da dokunmaz.
• Tek bir kaydetme düğmesi vardır. Alttaki şerit güncel toplamı ve kaydedilmemiş değişiklik olup olmadığını gösterir.

Awaiting durumuna alma

Taslak henüz fatura değildir. Mark as awaiting kaydı taslaktan çıkarır ve öncesinde üç koşul sağlanmalıdır: toplam sıfırdan büyük olmalı, her satırın adı dolu olmalı ve kaydedilmemiş değişiklik kalmamalıdır. Bundan sonra kalemler ve alanlar düzenlenemez, taslağa dönüş de yoktur. O aşamada bir yanlış varsa faturayı silip yeniden açın.

Faturayı gönderme

Worktivity faturayı müşterinize e-postayla göndermez. Download PDF ile dosyayı indirip kendiniz iletin. PDF kaydedilmiş faturadan üretildiği için, kaydedilmemiş değişiklik varken düğme kapalı kalır.

Fatura silme kalıcıdır. Geri getirme yolu yoktur ve o faturaya işlenmiş ödemeler de silinir.

Ödemeyi işleme para geldiğinde atılacak bir sonraki adım.