Wie lege ich ein Projekt an, und wer sieht es?

Projekte liegen unter Aufgabenverfolgung, dann Projekte. Inhaber und Mitinhaber sehen den Bildschirm immer; eine Führungskraft sieht ihn nur, wenn Führungskräften in Ihrer Organisation das Anlegen und Bearbeiten von Projekten erlaubt ist. Diese Berechtigung steht nicht in den Einstellungen. Fehlt der ganze Bereich, steht der Grund hier.

Ein Projekt anlegen

1. Zu Aufgabenverfolgung, dann Projekte gehen und Projekt hinzufügen wählen.
2. Unter Projektname den Namen eintragen. Es ist das einzige Pflichtfeld.
3. Unter Kunde einen Kunden wählen, wenn die Arbeit abrechenbar ist. Diese Verknüpfung macht aus Stunden abrechenbare Arbeit für ein Unternehmen.
4. Eine Farbe aus der Palette wählen. Daran erkennen Ihre Leute das Projekt in Listen und Diagrammen.
5. Sichtbar für Teams und Sichtbar für Personen setzen, falls das Projekt eingeschränkt werden soll.
6. Ein Budget eintragen oder für ein unbegrenztes Budget leer lassen. Notizen sind optional.
7. Speichern. Alles außer dem Namen lässt sich später ändern, ohne die bereits erfassten Stunden anzurühren.

Die Sichtbarkeitsregel liest sich umgekehrt

Bleiben beide Listen leer, ist das Projekt für alle in der Organisation sichtbar. Eine leere Liste heißt nicht niemand ausgewählt, sondern keine Einschränkung. Ein Team hinzuzufügen grenzt das Projekt auf dieses Team ein, einzelne Personen grenzen es weiter ein. Genau dafür tragen die Auswahlfelder die Zeilen Alle Teams und Alle.

Eine Führungskraft, die ein Projekt bearbeitet, sieht die Sichtbarkeitsfelder nicht, doch die Werte bleiben erhalten und gehen unverändert zurück. Ein eingegrenztes Projekt verliert seine Einschränkung nicht durch eine Bearbeitung.

Was eine Zeile zeigt

• Kunde, die Teams und Personen, auf die es begrenzt ist, und einen Farbpunkt.
• Beim Aufklappen wird die verbrauchte Zeit geladen, bei eingeschaltetem Kostenmanagement zusätzlich Budget, bisherige Kosten und der abrechenbare Betrag. Diese drei Werte werden bei der Abfrage berechnet, deshalb erscheinen sie kurz nach dem Öffnen.
• Das Suchfeld durchsucht Projektname und Kundenname zugleich.

Löschen

Löschen bleibt bei Inhabern und Mitinhabern, selbst wenn eine Führungskraft anlegen und bearbeiten darf. Die Bestätigung zählt zuerst die Aufgaben des Projekts, denn die Aufgaben werden mitgelöscht und lassen sich nicht zurückholen. Bereits erfasste Stunden bleiben und zählen weiter in Ihren Berichten.

Als Nächstes: Aufgaben in einem Projekt anlegen und sie stattdessen aus Asana oder Trello holen.