Wie erstelle und weise ich eine Aufgabe zu?

Eine Aufgabe gehört immer zu einem Projekt, und genau dieses Projekt bietet die Desktop-App beim Arbeiten an. Beides wird in der Weboberfläche angelegt, im Bereich Task tracking.

Bevor die Bildschirme erscheinen

Task tracking ist ein Modul und ist zunächst ausgeschaltet. Öffnen Sie oben in der Seitenleiste das Menü des Arbeitsbereichs, wählen Sie Workspace settings, gehen Sie auf den Tab Tracking und schalten Sie unter Modules den Schalter Task tracking ein. Der Bereich erscheint danach für alle in der Organisation in der Seitenleiste. Zum Auswählen einer Aufgabe wird Desktop-App 2.0.1 oder neuer benötigt.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen hier stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Zuerst das Projekt anlegen

1. Task tracking, dann Projects, dann Add project.
2. Geben Sie dem Projekt einen Namen. Weitere Pflichtfelder gibt es nicht.
3. Verknüpfen Sie einen Kunden, wenn die Stunden jemandem in Rechnung gestellt werden sollen.
4. Visible to teams und Visible to people grenzen ein, wer das Projekt sieht. Bleiben beide leer, sehen es alle.
5. Budget kann leer bleiben; leer bedeutet unbegrenzt.

Die Aufgabe anlegen

1. Task tracking, dann Tasks, dann New task.
2. Wählen Sie unter Project das Projekt. Hat die Organisation genau ein Projekt, ist es bereits ausgewählt.
3. Tragen Sie den Titel unter Task ein. Das ist das einzige weitere Pflichtfeld.
4. Priority, Due date und Assignees sind optional. Die Priorität startet bei Normal.
5. Klicken Sie auf Create task.

Bis zu diesem letzten Schritt wird nichts geschrieben. Wer das Fenster schließt, hinterlässt also keinen halben Datensatz.

Die Aufgabe öffnet sich danach in einem Panel, und jede Änderung dort speichert für sich: Titel, Beschreibung, Projekt, Fälligkeitsdatum, Zuständige und Status. Die Status sind Todo, In progress, Under review, On hold, Postponed, Completed und Cancelled.

Wer Aufgaben anlegen darf

• Inhaber und Mitinhaber, immer.
• Manager und Mitarbeitende, solange Employees and managers can create and edit tasks eingeschaltet ist. Die Einstellung liegt unter Workspace settings, Tracking, Permissions und ist standardmäßig an.
• Für das Löschen gibt es an derselben Stelle einen eigenen Schalter.

Warum die Liste kürzer wirkt, als sie ist

Abgeschlossene Aufgaben bleiben aus der Liste, bis im Statusfilter Completed gewählt wird; ist kein Status gewählt, sagt eine Zeile unter der Anzahl genau das. Filter, Sortierung und die geöffnete Aufgabe stehen in der Adresszeile, eine bestimmte Ansicht lässt sich also als Link verschicken.

Für neue Arbeit muss niemand hierher kommen. Die Desktop-App trägt dasselbe kurze Formular über der Aufgabenliste, auf die Zeit gebucht wird, und eine dort angelegte Aufgabe erscheint auch auf diesem Bildschirm. So wird Zeit für eine Aufgabe erfasst.