Wie erstelle und weise ich eine Aufgabe zu?

Eine Aufgabe gehört immer zu einem Projekt, und genau dieses Projekt bietet die Desktop-App beim Arbeiten an. Beides wird in der Weboberfläche angelegt, im Bereich Aufgabenverfolgung.

Bevor die Bildschirme erscheinen

Aufgabenverfolgung ist ein Modul und ist zunächst ausgeschaltet. Öffnen Sie oben in der Seitenleiste das Menü des Arbeitsbereichs, wählen Sie Workspace-Einstellungen, gehen Sie auf den Tab Erfassung und schalten Sie unter Module den Schalter Aufgabenverfolgung ein. Der Bereich erscheint danach für alle in der Organisation in der Seitenleiste. Zum Auswählen einer Aufgabe wird Desktop-App 2.0.1 oder neuer benötigt.

Zuerst das Projekt anlegen

1. Aufgabenverfolgung, dann Projekte, dann Projekt hinzufügen.
2. Geben Sie dem Projekt einen Namen. Weitere Pflichtfelder gibt es nicht.
3. Verknüpfen Sie einen Kunden, wenn die Stunden jemandem in Rechnung gestellt werden sollen.
4. Sichtbar für Teams und Sichtbar für Personen grenzen ein, wer das Projekt sieht. Bleiben beide leer, sehen es alle.
5. Budget kann leer bleiben; leer bedeutet unbegrenzt.

Die Aufgabe anlegen

1. Aufgabenverfolgung, dann Aufgaben, dann Neue Aufgabe.
2. Wählen Sie unter Projekt das Projekt. Hat die Organisation genau ein Projekt, ist es bereits ausgewählt.
3. Tragen Sie den Titel unter Aufgabe ein. Das ist das einzige weitere Pflichtfeld.
4. Priorität, Fälligkeit und Zugewiesen sind optional. Die Priorität startet bei Normal.
5. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

Bis zu diesem letzten Schritt wird nichts geschrieben. Wer das Fenster schließt, hinterlässt also keinen halben Datensatz.

Die Aufgabe öffnet sich danach in einem Panel, und jede Änderung dort speichert für sich: Titel, Beschreibung, Projekt, Fälligkeitsdatum, Zuständige und Status. Die Status sind Zu erledigen, In Arbeit, In Prüfung, Wartet, Verschoben, Erledigt und Abgebrochen.

Wer Aufgaben anlegen darf

• Inhaber und Mitinhaber, immer.
• Führungskräfte und Mitarbeitende, solange Mitarbeitende und Führungskräfte dürfen Aufgaben anlegen und bearbeiten eingeschaltet ist. Die Einstellung liegt unter Workspace-Einstellungen, Erfassung, Berechtigungen und ist standardmäßig an.
• Für das Löschen gibt es an derselben Stelle einen eigenen Schalter.

Warum die Liste kürzer wirkt, als sie ist

Abgeschlossene Aufgaben bleiben aus der Liste, bis im Statusfilter Erledigt gewählt wird; ist kein Status gewählt, sagt eine Zeile unter der Anzahl genau das. Filter, Sortierung und die geöffnete Aufgabe stehen in der Adresszeile, eine bestimmte Ansicht lässt sich also als Link verschicken.

Für neue Arbeit muss niemand hierher kommen. Die Desktop-App trägt dasselbe kurze Formular über der Aufgabenliste, auf die Zeit gebucht wird, und eine dort angelegte Aufgabe erscheint auch auf diesem Bildschirm. So wird Zeit für eine Aufgabe erfasst.