Wofür dient ein Kundendatensatz?

Kunden liegen unter Task tracking, dann Customers. Gemeint sind die Unternehmen, für die Sie arbeiten, nicht die Personen, die Worktivity nutzen. Inhaber und Mitinhaber sehen den Bildschirm immer; ein Manager sieht ihn, wenn Allow managers to create and edit customers aktiv ist.

Die zwei Aufgaben eines Kunden

1. Er gibt einem Projekt einen Auftraggeber außerhalb Ihrer Organisation. Verknüpfen Sie einen Kunden mit einem Projekt, werden die darauf erfassten Stunden zu abrechenbarer Arbeit für dieses Unternehmen.
2. Er füllt den Kundenblock einer Rechnung. Sie stellen einem Kundendatensatz eine Rechnung, keinem getippten Namen.

Einen Kunden anlegen

1. Zu Task tracking, dann Customers gehen und Add customer wählen.
2. Company sowie First name und Last name der Ansprechperson ausfüllen. Diese drei sind Pflicht.
3. E-Mail, Telefon und Website sind optional. Eine Adresse ohne https:// wird ergänzt.
4. Adresse, Finanzamt und Steuernummer sind hier optional, landen aber auf Rechnungen; jetzt ausgefüllt sparen sie später einen Umweg.
5. Notizen sind intern.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen oben stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Rechnungen führen ihre eigene Kopie

Beim Anlegen einer Rechnung kopiert Worktivity Firmenname, E-Mail, Telefon, Finanzamt, Steuernummer und Adresse auf die Rechnung selbst. Den Kunden später zu bearbeiten ändert bereits ausgestellte Rechnungen nicht, und diese Angaben auf einer Rechnung zu bearbeiten ändert den Kundendatensatz nicht. Das ist Absicht: Ein versendetes Dokument soll weiterhin dasselbe aussagen.

Einen Kunden löschen

• Verknüpfte Projekte bleiben, verlieren aber die Verknüpfung. Den Kunden später erneut anzulegen stellt sie nicht wieder her, deshalb zählt die Bestätigung die verknüpften Projekte, bevor Sie zustimmen.
• Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unberührt. Sie führen ihre eigene Kopie der Angaben.
• Löschen bleibt Inhabern und Mitinhabern vorbehalten.

Kleinigkeiten, die man wissen sollte

• Das Suchfeld deckt Firma, Ansprechperson, E-Mail und Telefon ab; ein Teil der Telefonnummer findet die Zeile.
• Bei eingeschalteter Kostenverwaltung erhalten Inhaber und Mitinhaber direkt in der Zeile die Aktion Create invoice for this customer.
• Beim Aufklappen erscheinen Steuer- und Adressdaten, ohne das Bearbeitungsfenster zu öffnen.