Wie erstelle ich eine Rechnung für einen Kunden?

Hier geht es um Rechnungen, die Sie Ihren eigenen Kunden stellen. Die Rechnungen, die Worktivity Ihnen für Ihr Abonnement stellt, liegen woanders, unter Ihrem Abonnement.

Kundenrechnungen liegen unter Cost management, dann Invoices. Der Bereich gehört Inhabern und Mitinhabern und setzt das Kostenmodul voraus. Wenn Sie ihn nicht sehen, steht der Grund hier.

Zwei Dinge sollten bereitliegen

• Mindestens ein Kundendatensatz. Sie stellen einem Kunden eine Rechnung, keinem frei getippten Namen.
• Ihre eigenen Rechnungsdaten unter Workspace settings, Reiter General, Karte Billing information. Sie werden in den Lieferantenblock jeder neuen Rechnung kopiert.

Die Rechnung anlegen

1. Zu Cost management, dann Invoices gehen und New invoice wählen.
2. Den Customer wählen.
3. Die Currency wählen. Voreingestellt ist die Kostenwährung Ihrer Organisation.
4. Create invoice wählen. Die Rechnung öffnet sich zur Bearbeitung.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen oben stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Weder Kunde noch Währung lassen sich später ändern. Die Rechnungsnummer wird erzeugt, aus den Initialen des Kunden und einem sechsstelligen Zähler.

Die Rechnung ausfüllen

• Eine neue Rechnung öffnet sich mit einer namenlosen Position zum Preis 10. Geben Sie ihr einen Namen und einen Preis oder entfernen Sie sie. Sie ist ein Platzhalter, kein Vorschlag.
• Jede Position hat Namen, Preis und Menge; die Zeilensumme wird berechnet. Positionen lassen sich hinzufügen, nach oben und unten verschieben und entfernen.
• Auf dem Beleg selbst setzen Sie Invoice date, Issued date und Due date; unten steht ein Notizfeld für Zahlungsbedingungen oder Bankdaten.
• Der Lieferantenblock ist Ihre Kopie, der Kundenblock eine Momentaufnahme des Kunden vom Zeitpunkt der Anlage. Eine Änderung hier betrifft nur diese Rechnung, niemals den Kundendatensatz und niemals Ihre Organisationseinstellungen.
• Es gibt eine Schaltfläche zum Speichern. Die Leiste unten zeigt die laufende Summe und ob etwas ungespeichert ist.

Auf Awaiting setzen

Ein Entwurf ist noch keine Rechnung. Mark as awaiting holt sie aus dem Entwurf, und vorher müssen drei Dinge stimmen: Die Summe liegt über null, jede Position hat einen Namen, und nichts ist ungespeichert. Danach lassen sich Positionen und Angaben nicht mehr bearbeiten, und es führt kein Weg zurück in den Entwurf. Stimmt an diesem Punkt etwas nicht, löschen Sie die Rechnung und beginnen neu.

Die Rechnung versenden

Worktivity schickt die Rechnung nicht per E-Mail an Ihren Kunden. Nutzen Sie Download PDF und versenden Sie die Datei selbst. Das PDF entsteht aus der gespeicherten Rechnung, deshalb bleibt die Schaltfläche bei ungespeicherten Änderungen aus.

Eine Rechnung zu löschen ist endgültig. Es gibt keine Wiederherstellung, und erfasste Zahlungen verschwinden mit ihr.

Eine Zahlung erfassen ist der nächste Schritt, sobald das Geld eingeht.