Wie erfasse ich eine Zahlung zu einer Kundenrechnung?

Eine Zahlung zu erfassen hält Geld fest, das bereits eingegangen ist. Es zieht bei Ihrem Kunden nichts ein und verschickt nichts an ihn.

Wann die Option erscheint

• Nur bei einer Rechnung mit dem Status Awaiting oder Partially paid.
• Ein Entwurf nimmt keine Zahlung an. Setzen Sie ihn zuerst auf Awaiting.
• Bei einer vollständig bezahlten Rechnung gibt es nichts mehr zu erfassen.

Die Erfassung

1. Die Rechnung unter Cost management, dann Invoices öffnen.
2. Record payment wählen. Die Übersicht oben wiederholt Rechnungsnummer, Kunde, Summe, bisher Gezahltes und offenen Betrag.
3. Den Amount eintragen. Es gibt eine Option, die den gesamten offenen Betrag mit einem Klick einträgt.
4. Das Payment date setzen: den Tag aus dem Kalender und daneben die Uhrzeit.
5. Bei Bedarf Notes ergänzen, etwa eine Überweisungsreferenz oder einen Namen, bis zu 500 Zeichen. Die Notiz ist intern und für den Kunden nie sichtbar.
6. Record payment wählen.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen oben stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Was sich ändert

• Wird genau der offene Betrag gezahlt, steht die Rechnung auf Paid. Weniger führt zu Partially paid.
• Der Status geht nur vorwärts. Zurück zu Awaiting oder Entwurf führt kein Weg.
• Der Betrag darf den offenen Rest nicht übersteigen. Diese Grenze prüft das Formular, ein zu hoher Betrag wird also vor dem Speichern abgewiesen.
• Jede Zahlung erscheint unten in der Invoice history, mit Betrag, Zahlungsdatum und erfassender Person. Dieser Verlauf ist intern.

Wenn der Betrag falsch war

Für eine Zahlung auf einer Kundenrechnung gibt es kein Rückgängig, und eine Rechnung im Status Awaiting lässt sich nicht mehr bearbeiten. Der einzige Weg ist, die Rechnung zu löschen und eine neue zu stellen; dabei verschwinden auch die dazu erfassten Zahlungen. Prüfen Sie den Betrag vor der Bestätigung.

Gehaltszahlungen verhalten sich anders: Sie lassen sich im Reiter Zahlungsverlauf des Gehaltsrechners zurücknehmen.

Der Gehaltsrechner behandelt das Geld in die andere Richtung.