Zeiterfassung, die zu Architekturbüros passt

Zeit ist die Einheit, mit der Architekturbüros verkaufen, planen und bezahlen, und in den meisten Organisationen wird sie freitagnachmittags aus dem Gedächtnis eingetragen. In der Lücke zwischen dem, was passiert ist, und dem, was notiert wurde, verschwindet still die Marge.

Architektenhonorare werden je Leistungsphase vereinbart, aber die Arbeit hält sich nicht an diese Phasen. Ein Kundenhinweis während der Ausführungsplanung kann die Entwurfsplanung wieder aufreißen, und wenn niemand festhält, wohin die Stunden wirklich geflossen sind, wird diese Ausweitung geschluckt statt abgerechnet.

Phasenbezogene Honorarstrukturen setzen voraus, dass Phasen sauber getrennt sind. In der Praxis reißt ein Kundenhinweis in Woche zwanzig Arbeit auf, die in Woche sechs kalkuliert wurde. Werden die Stunden nicht der zugehörigen Phase zugeordnet, verschwindet die Überschreitung in der Projektsumme.

Zeiterfassung von Worktivity für Architekturbüros erfasst Zeit entlang der Phasenstruktur, auf der die Honorare beruhen: Grundlagenermittlung, Vorplanung, Entwurfsplanung, Ausführungsplanung, Vergabe und Objektüberwachung. Stunden in CAD und BIM stehen neben Stunden für E-Mails und Koordination, für viele Büros ist das der erste ehrliche Blick auf das Verhältnis zwischen Planen und allem anderen.

Worktivity hält die Phasenstruktur intakt. Stunden hängen an Grundlagenermittlung, Vorplanung, Entwurfsplanung, Ausführungsplanung, Vergabe und Objektüberwachung, sodass sich Honorarverbrauch und Honorarverteilung wöchentlich vergleichen lassen. Büros finden meist eine Phase, die in jedem einzelnen Projekt überläuft, deren Preis zu korrigieren ist erheblich mehr wert, als die Software kostet.

Worktivity schließt diese Lücke: Stunden werden erfasst, während sie gearbeitet werden, dem richtigen Projekt oder Kunden zugeordnet und hinterlassen eine klare Spur von der Rohaktivität bis zum freigegebenen Stundenzettel. Was Sie abrechnen und was Sie bezahlt haben, beschreiben endlich denselben Tag.