Zeiterfassung, die zu Marketingagenturen passt

Zeit ist die Einheit, mit der Marketingagenturen verkaufen, planen und bezahlen, und in den meisten Organisationen wird sie freitagnachmittags aus dem Gedächtnis eingetragen. In der Lücke zwischen dem, was passiert ist, und dem, was notiert wurde, verschwindet still die Marge.

Retainer werden auf einen angenommenen Monatsaufwand kalkuliert, der den dritten Monat fast nie übersteht. Kleine Zusatzwünsche summieren sich, der Etat sieht auf dem Papier weiter profitabel aus, und niemand merkt etwas, bis endlich jemand Honorar und Stunden nebeneinanderlegt.

Der Retainer, der still Geld verliert, ist nie der, den jemand verdächtigt. In Monat eins und zwei ist er profitabel, in Monat drei nimmt er eine Reihe kleiner, nicht kalkulierter Wünsche auf, und in Monat sechs deckt das Honorar noch etwa zwei Drittel des Aufwands, ohne ein einzelnes Ereignis, auf das man zeigen könnte.

Zeiterfassung von Worktivity für Marketingagenturen hängt Stunden an Kunde, Kampagne und Aufgabentyp. Der Retainer-Verbrauch wird sichtbar, während er entsteht. Kreativzeit, Mediabetreuung, Reporting und die endlose Korrekturrunde bekommen je eine eigene Zeile, meist genug, um zwei Etats sofort neu zu kalkulieren.

Stunden auf Kampagnen und Retainer zu erfassen macht aus diesem Abdriften eine monatliche Zahl, mit der Sie arbeiten können. Der praktische Nutzen liegt im Retainer-Review: Stunden je Honorar über sechs Monate, daneben die Liste der Anfragen, die nie im ursprünglichen Umfang standen. Die meisten Agenturen erleben das Kundengespräch als deutlich einfacher als befürchtet, sobald beide Seiten die Zahlen sehen.

Worktivity schließt diese Lücke: Stunden werden erfasst, während sie gearbeitet werden, dem richtigen Projekt oder Kunden zugeordnet und hinterlassen eine klare Spur von der Rohaktivität bis zum freigegebenen Stundenzettel. Was Sie abrechnen und was Sie bezahlt haben, beschreiben endlich denselben Tag.