Kimin geç kaldığını ya da gelmediğini nasıl görürüm?

Zaman takibi > Vardiyalar altındaki Yoklama raporu, gün gün kimin zamanında geldiğini, kimin geç kaldığını, kimin erken çıktığını ve kimin gelmediğini gösterir. Rapor, atadığınız vardiyalardan ve herkesin fiilen çalıştığı süreden kurulur. Growth ve Pro paketlerinde ve ücretsiz denemede bulunur; Çalışma alanı ayarlarında Vardiya planlaması'nın açık olması gerekir.

Yoklama yalnızca o gün için vardiyası ya da tek günlük istisnası olan çalışanlar için tutulur. Henüz kimseye vardiya atanmadıysa rapor boştur. Önce vardiya atayın, bkz. Ekibim için vardiyayı nasıl planlarım?

Kim neyi görür

• Sahipler ve ortak sahipler bütün çalışma alanını görür.
• Yöneticiler kendi takımını görür.
• Çalışanlar yalnızca kendi günlerini görür. Zaman takibi > Vardiyalar altında Yoklama sekmesi vardır, takım ve çalışan filtresi yoktur.

Raporu nasıl filtrelerim?

Bir tarih aralığı seçin. Varsayılan olarak son 7 günü gösterir ve en fazla 62 günü kapsar. Sahipler, ortak sahipler ve yöneticiler takıma ya da çalışana göre daraltabilir. Uzun raporlar sayfalara bölünür. Üstteki kartlar yalnızca baktığınız sayfayı değil, filtrelenmiş raporun tamamını sayar. Toplam geç kalma kartı, durumu Geç kaldı ve Geç kaldı, erken çıktı olan günlerin geç kalma dakikalarını toplar.

Durumlar ne anlama gelir?

• Zamanında: vardiya şablonunun toleransları içinde geldi ve çıktı.
• Geç kaldı: geç kalma toleransını aşarak geldi.
• Erken çıktı: erken çıkış toleransından önce çıktı.
• Geç kaldı, erken çıktı: ikisi birden. Bu gün hem Geç kaldı hem Erken çıktı kartında sayılır.
• Gelmedi: vardiya planlıydı ama kişi o gün giriş yapmadı ve çalışmadı, gün de kapandı.
• İzinli: onaylı izin o günü kapsıyor.
• İzin günü: kayıt zaten varken plan sonradan izin gününe çevrildi.
• Açık: gün henüz kapanmadı. Gün, vardiya bittikten 2 saat sonra kapanır.

Her satırda ne görünür?

Her satırda planlanan saatler (kurumun saat diliminde), ilk giriş, son çıkış ve geç kalma, erken çıkış ve fazla mesai dakikaları görünür. Dakikalar tam değerdir; bu yüzden tolerans içindeki bir gecikme dakikasıyla görünür, durum ise Zamanında kalır. Çıkış yok, girişi olup çıkışı olmayan günü işaretler ve Çıkış yok kartı bu günleri sayar. Fazla mesai, vardiya şablonundaki fazla mesai eşiğinden hesaplanır.

Gece vardiyaları nasıl sayılır?

Gece vardiyası, başladığı iş gününe yazılır. 22:00 ile 06:00 arasındaki vardiya başladığı günde görünür. İş günü, Çalışma alanı ayarlarındaki çalışma günü başlangıcına göre belirlenir, bkz. Çalışma günlerini ve beklenen saatleri nasıl ayarlarım?

Puantajda ne görünür?

Dönem için yoklama bilgisi varsa puantajdaki gün kartlarında planlanan saatler ve yoklama durumu da görünür. Hiç yoklama verisi yoksa puantaj eskisi gibi görünür.

Hangi bildirimler yöneticileri uyarır?

Sahipler, ortak sahipler ve takım yöneticileri vardiya yoklaması hakkında push bildirimi ve günlük özet e-postası alır. Sahipler ve ortak sahipler bütün çalışma alanını, takım yöneticisi kendi takımını öğrenir; kimse kendi vardiyası için yönetici uyarısı almaz. Hepsi varsayılan olarak açıktır.

Bir uyarı beş durumdan birini kapsar: geç geldi, henüz giriş yapmadı, gelmedi, vardiyadan sonra çıkış yapmadı ve fazla mesai. Aynı durum birden çok kişide varsa, en fazla üç adı ve diğerlerinin sayısını sıralayan tek bir bildirim olarak gelir.

Ne zaman gönderilir?

• Geç geldi bir kez gönderilir: ilk giriş geç kalma toleransının dışındaysa. Worktivity 15 dakikada bir kontrol eder, yani bildirim anında değil birkaç dakika içinde gelir. Tek kişi için dakikayı da içerir.
• Henüz giriş yapmadı bir kez gönderilir: vardiya başlangıcı ile geç kalma toleransı üzerinden 30 dakika geçtiği hâlde vardiya sürerken giriş yoksa.
• Gelmedi, çıkış yok ve fazla mesai, gün kesinleşince, yani vardiyanın bitişinden 2 saat sonra gönderilir. O kişi ve gün için henüz giriş yapmadı uyarısı zaten gittiyse devamsızlık ikinci kez duyurulmaz; günlük özette görünür.
• Kurumun saat diliminde 22:00 ile 07:00 arasında hiçbir şey gönderilmez. Bu aralığa düşenler, vardiya en çok 36 saat önce bittiyse 07:00'den itibaren gönderilir.
• Geç kalma toleransı içindeki ilk giriş bildirim üretmez. İzin günleri ve onaylı izin devamsızlık sayılmaz. Modülü açmak, açılmadan önceki günler için bildirim göndermez.

Günlük özet e-postasında ne var?

E-posta o gün kimin geç kaldığını (dakikasıyla), kimin gelmediğini ve kimin çıkış yapmadığını listeler. Fazla mesai listelenmez. Günün son vardiyası kesinleştikten 15 dakika sonra gönderilir; bu an 22:00 ile 07:00 arasına denk gelirse 07:00'den itibaren. O gün sorun yoksa e-posta gönderilmez. Her alıcı yalnızca sorumlu olduğu kişileri görür.

Nasıl kapatırım?

Hesap ayarları > Bildirimler'i açın ve Vardiyalar grubuna bakın. Vardiya katılım uyarıları Anlık sütunundaki, Günlük vardiya katılım özeti E-posta sütunundaki anahtardır. Bu satırlar yalnızca sahip, ortak sahip ve yöneticilerde, modül açıkken ve çalışma alanında yaklaşan vardiya atamaları ya da tek günlük istisnalar varken görünür. Çalışanlar Vardiya programınız değişti ve Çıkış hatırlatmaları satırlarını görür; bunlar Ekibim için vardiyayı nasıl planlarım? makalesinde anlatılıyor.

Bildirim neden gelmedi?

• Hesap ayarları > Bildirimler'de ilgili satır kapalı ya da kullandığınız cihazda ya da tarayıcıda push izni verilmemiş.
• Bildirim 22:00 ile 07:00 arasına denk gelmiş ve 07:00'den itibaren gönderilir.
• İlk giriş geç kalma toleransı içindeydi ya da kişi izin gününde ya da onaylı izindeydi.
• Vardiya 36 saatten daha önce bitmişti.
• Henüz giriş yapmadı uyarısı devamsızlığı zaten kapsıyordu.
• Kişi sizsiniz ya da yönettiğiniz takımdan başka bir takıma ait.
• Günlük özet yalnızca biri geç kaldığında, gelmediğinde ya da çıkış yapmadığında gönderilir.

Asistan yoklama sorularını yanıtlayabilir mi?

Evet, sahipler, ortak sahipler ve yöneticiler için. Worktivity'nin sohbet ekranındaki asistan ile Worktivity'ye bağlı Claude ya da ChatGPT, salt okur Attendance report aracını (attendance_report) kullanabilir. Araç kaç günün zamanında, geç, erken çıkışlı, gelmedi, izinli ya da hâlâ açık olduğunu, kaç kez çıkışın unutulduğunu, toplam geç kalma, erken çıkış ve fazla mesai dakikasını ve kişi ve gün başına bir satırı döndürür. İsterseniz tek bir durumu sorabilirsiniz, örneğin yalnız geç kalanları.

Sahipler ve ortak sahipler bütün çalışma alanını alır. Yöneticiler kendi takımını alır; takıma atanmamış bir yöneticiden bir sahibin takım atamasını istemesi beklenir, başka bir takımı sormak reddedilir. Çalışanlarda bu araç yoktur, asistan onlara yalnızca kendi programlarını söyler. Araç en fazla 31 günü kapsar ve tarih vermezseniz son 7 güne bakar. Kaydı düzeltemez, hatırlatma gönderemez. Growth, Pro ve ücretsiz denemede, Vardiya planlaması açıldıktan sonra çalışır. Kurulum Yapay zekâ bağlantıları makalesinde anlatılıyor.