Ekibim için vardiyayı nasıl planlarım?

Vardiya planlaması, çalışma saatlerini vardiya şablonu olarak bir kez tanımlamanızı, şablonları belirli bir dönem için takımlara ya da kişilere vermenizi ve kimin ne zaman çalıştığını görmenizi sağlar. Growth ve Pro paketlerinde ve ücretsiz denemede bulunur. Starter'da yoktur.

Önce Vardiya planlaması'nı açın

Vardiya planlaması bir modüldür ve varsayılan olarak kapalıdır. Sahip ya da ortak sahip, Çalışma alanı ayarları > Takip > Modüller > Vardiya planlaması yolundan açar. Açıldıktan sonra çalışma alanındaki herkesin kenar çubuğunda Zaman takibi altında Vardiyalar görünür.

Modül kapalıyken Zaman takibi altında Vardiyalar görünmez ve vardiya ekranları vardiya planlamasının kapalı olduğunu söyler. Starter'da Vardiya planlaması anahtarı yine listede görünür ama kilitlidir ve yanında Planınızda yok rozeti durur.

Bir vardiya şablonu oluşturup atamadığınız sürece herkes kurumun çalışma günlerine ve saatlerine uymaya devam eder ve takip eskisi gibi çalışır. Modülü açmak tek başına kimse için hiçbir şeyi değiştirmez.

Kim ne yapabilir

• Sahipler ve ortak sahipler vardiya şablonlarını ve dönüşümlü desenleri oluşturur ve değiştirir, bütün çalışma alanı için plan yapar.
• Yöneticiler şablonları ve desenleri görür ama değiştiremez. Kendi takımlarını ve içindeki kişileri planlar. Takımı olmayan yönetici yalnızca takımı olmayan kişilere atama yapabilir, takıma atama yapamaz.
• Çalışanlar kendi programını Programım sekmesinde, kendi günlerini Yoklama sekmesinde görür; ikisi de Zaman takibi > Vardiyalar altındadır.

Vardiya şablonunu nasıl oluştururum?

Vardiya şablonu, yeniden kullanılabilir bir çalışma saatleri kümesidir: başlangıç ve bitiş saati, ücretsiz mola, geç kalma ve erken çıkış toleransları ve fazla mesai eşiği. Zaman takibi > Vardiyalar altında Şablonlar sekmesinde oluşturun.

• Bitiş saati başlangıçtan önceyse vardiya ertesi gün biter. 22:00 ile 06:00 arasındaki vardiya bir gece vardiyasıdır ve özel bir ayar gerektirmez.
• Başlangıç ve bitiş saati aynı olamaz, ücretsiz mola vardiya süresinden kısa olmalıdır.
• Geç kalma toleransı, başlangıçtan sonra hâlâ zamanında sayılan dakikadır. Erken çıkış toleransı, bitişten önce hâlâ tam vardiya sayılan dakikadır. Fazla mesai, bitişten sonra belirlediğiniz dakika geçince saymaya başlar.
• Bir atamada, dönüşümlü bir desende ya da tek günlük bir istisnada kullanılan şablon silinemez. Önce oralardan kaldırın, sonra yeniden deneyin.

Takıma ya da kişiye vardiyayı nasıl atarım?

Atamalar sekmesinde Yeni atama'yı seçin. Kimin için olduğunu (takım ya da kişi), tek bir vardiya şablonunu ya da tekrarlayan bir deseni, başlangıç tarihini ve isteğe bağlı bitiş tarihini seçin. Bitiş tarihi dahildir. Bitiş tarihi yoksa atama siz değiştirene kadar sürer.

• Aynı takım ya da kişi için atamalar çakışırsa en geç başlayan kazanır.
• Kişinin kendi ataması takımının atamasından önce uygulanır.
• Bir atamayı silmek programı bir sonraki katmana döndürür: takım vardiyasına ya da kurumun varsayılan çalışma saatlerine.
• Var olan bir atamayı düzenlemek yalnızca o atamayı değiştirir.

Birden çok kişiye ya da takıma aynı anda atayın

Aynı vardiyayı ve aynı tarihleri birkaç kişiye ya da takıma vermek için Yeni atama penceresinde Birden çok kişiye aynı anda ata (ya da Birden çok takıma aynı anda ata) seçeneğini açın ve herkesi seçin. Tek seferde en fazla 100 seçebilirsiniz. Yöneticiler yalnızca kişileri ve kendi takımlarını seçebilir.

Atamalar birlikte kaydedilir: ya hepsi oluşturulur ya hiçbiri. Biri reddedilirse hiçbir şey kaydedilmez ve mesaj reddedilen kişiyi ya da takımı ve nedenini söyler. Neden seçimin kendisindeyse, örneğin yinelenen bir hedef, başka takımdan biri ya da silinmiş bir kişi, Tamam ile kapatın ve o hedefi çıkararak atamayı yeniden oluşturun. Neden geçiciyse, örneğin bir bağlantı sorunu, Hepsini yeniden dene aynı seçimi yeniden gönderir.

Haftayı nasıl kontrol eder ve değiştiririm?

Plan takvimi sekmesinde her çalışan bir satır, her gün bir sütundur. Haftalar arasında oklarla gezin, listeyi daraltmak için takım filtresini kullanın. Her gün onu neyin belirlediğini gösterir: İstisna (tek günlük istisna), Kişi, Takım ya da Varsayılan (varsayılan çalışma saatleri). Dönüşümlü bir desenden gelen hücrenin üzerine gelince desenin adı görünür.

• Tek bir günü değiştirmek için hücreyi açın, Bu gün için değiştir'i seçin ve bir vardiya şablonu seçin. Bu, tek günlük bir istisna olarak kaydedilir.
• İzinli olarak işaretle o günü izin gününe çevirir.
• İstisnayı kaldır o gün için atamaların ya da varsayılan saatlerin söylediğini geri getirir.
• Hafta için hiçbir şey planlanmadıysa, varsayılan çalışma saatlerinin geçerli olduğunu söyleyen ve Atamalar'a giden bir not görünür.

Çalışanlar ne görür?

Zaman takibi > Vardiyalar altındaki Programım sekmesinde her çalışan önümüzdeki iki haftasını görür: vardiya adı, kurumun saat diliminde saatler, izin günleri ve her günü neyin belirlediği. Yalnızca varsayılan saatlere uyan günlerde Çalışma saatleri etiketi görünür.

Vardiyalar çalışanlara hangi bildirimleri gönderir?

Çalışanlar kendi vardiyaları hakkında iki push bildirimi alır ve ikisi de varsayılan olarak açıktır.

• Program değişikliği. Önümüzdeki 14 gündeki vardiyalar değiştiğinde çalışan, her değişiklik için ayrı değil, tek bir toplu bildirim alır. Worktivity 15 dakikada bir kontrol eder: bir değişiklik görünce bir sonraki kontrolü bekler, ardından o arada değişen her şeyi tek mesajda gönderir. İlk program programın hazır olduğunu söyleyen bir mesajla, sonraki düzenlemeler programın güncellendiğini söyleyen bir mesajla gelir.
• Çıkış hatırlatması. Çalışan giriş yapıp çıkış yapmadıysa vardiyanın bitişinden 2 saat sonra hatırlatma alır. İzin günü ve onaylı izin hatırlatma üretmez.

Kurumun saat diliminde 22:00 ile 07:00 arasında hiçbir şey gönderilmez. Program değişiklikleri sabaha kadar bekler, hatırlatma ise vardiya en çok 36 saat önce bittiyse 07:00'den itibaren gönderilir. Herkes bunları Hesap ayarları > Bildirimler altında Vardiyalar grubundan kapatabilir: Vardiya programınız değişti ve Çıkış hatırlatmaları. Bu satırlar yalnızca modül açıkken ve çalışma alanında yaklaşan vardiya atamaları ya da tek günlük istisnalar varken görünür. Yöneticilere geç kalma ve devamsızlığı bildiren bildirimler yoklama makalesinde anlatılıyor.

Asistan vardiya sorularını yanıtlayabilir mi?

Evet. Worktivity'nin sohbet ekranındaki asistan ile Worktivity'ye bağlı Claude ya da ChatGPT vardiyaları okuyabilir. Programı iki salt okur araç kapsar:

• Shift schedule (shift_schedule) aracı, bir tarih aralığında her gün kimin hangi vardiyada çalıştığını gösterir. Sahipler ve ortak sahipler bütün çalışma alanını alır. Yöneticiler kendi takımını alır; takıma atanmamış bir yöneticiden bir sahibin takım atamasını istemesi beklenir, başka bir takımı sormak reddedilir. Çalışanlarda bu araç yoktur.
• My shift schedule (my_shift_schedule) aracı, bugünden başlayarak en fazla 14 gün boyunca kendi vardiyanızı gösterir. Her rolde vardır, takımı olmayan yöneticilerde de.

İki araç da yalnızca okur: asistan vardiya atayamaz ya da değiştiremez. Growth, Pro ve ücretsiz denemede çalışırlar ve yalnızca Çalışma alanı ayarlarında Vardiya planlaması açıldıktan sonra. Shift schedule aynı anda en fazla 31 günü kapsar ve tarih vermezseniz önümüzdeki 7 güne bakar. Kurulum Yapay zekâ bağlantıları makalesinde anlatılıyor.

Yoklama ve puantajla nasıl bağlantılı?

Planlanan vardiyalar Yoklama raporunu ve puantajdaki planlanan saatleri besler. Vardiya takibin yerine geçmez: Worktivity insanların fiilen çalıştığı süreyi kaydetmeye devam eder ve planla karşılaştırır.