İzin yılı biterken kullanılmayan günlere ne olur?

Bir izin yılı kapanınca ondan kalan ne varsa bir sonrakine taşınır. Worktivity bunu Leave rights ekranında sıradan bir satır olarak yazar; yani günler bir formülün içinde gizli değil, gözle görülür ve sayılabilir durur. Ne kadarının taşınacağını ve ne kadar yaşayacağını üç ayar belirler.

Üç ayar

Üçü de Workspace settings ekranının Tracking sekmesinde, Leave management anahtarının altındadır.

• Carry unused days over: varsayılan olarak açık. Kapatırsanız izin yılı öylece biter. Hiçbir şey taşınmaz ve yeni yıl yalnızca o yıl için tanımladığınız haklarla başlar.
• Carry-over cap (days): kişi ve izin türü başına taşınabilecek en fazla gün. 0, tavan yok demektir; "devir yok" demek değil. 5 yazarsanız 12 günü kalan biri yeni yıla 5 günle başlar.
• Carried days expire after (months): yeni izin yılının başlangıcından itibaren sayılır. 0, hiç yanmaz demektir. 3 yazarsanız 1 Ocak'ta başlayan bir yıla devreden günlerin 1 Nisan'a kadar kullanılması gerekir.

İki sıfır bilerek birbirinin tersini söylüyor: tavan alanındaki 0 sınırsız, son kullanma alanındaki 0 hiç demek. İki varsayılan da, izin yılları açıldığında kimsenin gününün sessizce eksilmemesi için böyle seçildi.

Ne zaman gerçekleşir

Arka planda gecede bir kez, sabaha karşı çalışan bir iş yapar bunu. Gece yarısına bağlı değildir; yani yeni izin yılının ilk sabahında devreden günler henüz görünmeyebilir. Ertesi gün yerinde olurlar.

Aynı iş her gece son iki izin yılını yeniden denetler. Sahipler geçmiş tarihli izin girebiliyor ve bu, devredilmesi gereken günü değiştiriyor; düzeltme ikinci bir satır açmak yerine mevcut kaydın üzerine yazılır, böylece listede aynı devir hiçbir zaman iki kez görünmez.

Leave rights ekranında ne görürsünüz

• Yeni yılın altında Carried over etiketli, taşınan günleri tutan bir satır.
• Devreden günler yandığında Expired etiketli ve gün sayısı negatif olan bir satır. Hiçbir şey silinmez: bakiye, bir satır eklendiği için düşer ve o satır "bakiyem neden azaldı" sorusunun cevabıdır.
• Bu iki satırı Worktivity yazdığı için üzerlerinde Edit ve Delete düğmeleri kapalıdır. Düzenlerseniz iş bir sonraki gece üzerine yazar, silerseniz kayıt geri gelir. Birinin gününü değiştirmek istiyorsanız normal bir hak tanımlayın ya da silin.

Gerçekte ne kadarı taşınır

Taşınan şey, kapanan yılın kendi bakiyesidir: o yıl için tanımlanmış günlerden, o yıldaki reddedilmemiş her talep düşülür. Hesap kişi ve izin türü başına yapılır, yani yıllık izin ile hastalık izni birbirinden ayrı devreder.

• All years olarak işaretli haklar hesaba katılmaz. Onlar zaten her yıla dâhil oluyor; bir de devretmek aynı günleri iki kez vermek olurdu.
• Eksi bakiye de devreder. Tavana takılmaz ve yanmaz; aksi hâlde her yeni izin yılı, birinin borçlu olduğu günleri sessizce silerdi.
• Devreden günler önce kullanılmış sayılır. 5 gün devretmiş ve bu yıl 3 gün kullanmış biri, devir yandığında 5 değil 2 gün kaybeder.

Devri kapatmak

Kapatmak yalnızca yeni devir satırlarının yazılmasını durdurur. Hâlihazırda var olan satırlar yerinde kalır ve sayılmaya devam eder; onlar da sonuçta tanımlanmış birer haktır. Günlerin de gitmesini istiyorsanız satırları Leave rights ekranından tek tek silin ve o kişinin bakiyesinin tam o kadar düşeceğini hesaba katın.

İzin yılının nasıl belirlendiği bundan önce gelir: izin yılı yoksa devredecek bir şey de yoktur.