Wie lade ich meine Teammitglieder ein?

Einladungen gehen einzeln aus der Mitarbeiterliste hinaus. Eine eingeladene Person belegt einen Platz Ihres Tarifs ab dem Versand, nicht erst ab der Annahme.

Einladung senden

1. Öffnen Sie oben in der Seitenleiste das Arbeitsbereichsmenü und wählen Sie Employees. Add employee im selben Menü öffnet das Formular direkt.
2. Klicken Sie auf Invite employee.
3. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
4. Wählen Sie ein Team und eine Role. Beides ist erforderlich.
5. Employee code ist optional. Es ist Ihre eigene Kennung für diese Person, nützlich bei Namensgleichheit oder beim Abgleich mit einer Lohnsoftware.
6. Klicken Sie auf Send invitation.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen oben stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Welche Rolle

• Co-owner: derselbe Zugriff wie die Inhaberin. Das Abonnement bleibt allein bei der Inhaberin.
• Manager: sieht nur die Personen des eigenen Teams.
• Employee: sieht nur die eigene Aktivität.

Owner steht nicht zur Wahl. Es gibt genau eine Inhaberin: die Person, die die Organisation angelegt hat.

Was die eingeladene Person erhält

Eine E-Mail mit dem Betreff You have an invitation und einem Link zur Registrierungsseite. Die Seite nennt Ihre Organisation und das Team; Vorname, Nachname und E-Mail sind bereits ausgefüllt, es fehlt nur ein Passwort.

Gehört diese Adresse bereits zu einem Worktivity-Konto, gibt es keine Einladung anzunehmen. Die Person wird sofort in Ihre Organisation aufgenommen und erhält eine andere E-Mail darüber. Was nach einer Einladung passiert ist für sie geschrieben.

Der Link läuft nach sieben Tagen ab

Eine abgelaufene Einladung steht so in der Mitarbeiterzeile. Resend invitation im Zeilenmenü verlängert sie um sieben Tage, verschickt aber keine zweite E-Mail. Nutzen Sie Copy invitation link und senden Sie den Link selbst.

Plätze

Ein Platz ist eine aktive, nicht gesperrte Person, und eine offene Einladung ist bereits einer davon. Sind alle Plätze belegt, verweigert das Formular den Vorgang und nennt die Anzahl, die der Tarif abdeckt. Wer das Unternehmen verlassen hat, gibt beim Sperren den Platz frei und behält die Historie; beim Löschen verschwinden Aktivität, Screenshots und Timelapse-Videos endgültig.

Ein Wechsel von Team oder Rolle meldet die Person von Worktivity ab. Sie meldet sich neu an und macht weiter, verloren geht nichts, aber mitten am Arbeitstag sagt man es besser vorher.

Aufgezeichnet wird nichts, bevor auf dem Arbeitsrechner eine Desktop-App installiert ist. Welche Desktop-App zu installieren ist behandelt die Auswahl.