Wie richte ich Worktivity für mein Team ein?

Die Einrichtung besteht aus einem kurzen Formular und einer Handvoll Einstellungen. Erfasst wird niemand, bevor auf einem Rechner eine Desktop-App installiert ist; die Reihenfolge unten kann also von oben nach unten abgearbeitet werden, ohne dass jemand überraschend aufgezeichnet wird.

Organisation anlegen

1. Öffnen Sie app.useworktivity.com und legen Sie ein Konto an.
2. Beantworten Sie die drei Fragen der Einrichtung: Name der Organisation, Branche und was Worktivity für Sie tun soll.
3. Prüfen Sie die Zusammenfassung im letzten Schritt und schließen Sie ab. Bis dahin geht nichts an den Server; die Schritte dazwischen bleiben auf Ihrem Bildschirm.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen oben stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Worktivity legt daraufhin zwei Teams an, Managers und Developers, nimmt Sie als Owner in das erste auf, startet eine siebentägige Testphase für fünfzehn Personen und öffnet den Bildschirm My activities.

Ging es bei Ihrem Ziel um Zeit- und Anwesenheitserfassung, um die Abrechnung von Stunden und Projekten, um die Frage, wohin die Zeit geht, oder um die Führung eines Remote-Teams, wird die Aufgabenerfassung für Sie aktiviert. Danach ist sie eine gewöhnliche Einstellung und lässt sich abschalten.

Zuerst den Arbeitskalender korrigieren

Eine neue Organisation startet in der Zeitzone Europe/Istanbul, unabhängig von Ihrer eigenen. Einstempelzeiten, Tagessummen und sämtliche Berichte werden darin berechnet. Das ist die Einstellung, die vor den ersten Stunden zu korrigieren ist.

1. Öffnen Sie oben in der Seitenleiste das Arbeitsbereichsmenü und wählen Sie Workspace settings.
2. Bleiben Sie auf dem Tab General und suchen Sie die Karte Work schedule.
3. Legen Sie Zeitzone, Arbeitstage und die erwarteten Arbeitsstunden pro Tag fest und speichern Sie die Karte.

Die Vorgaben sind Montag bis Freitag und sieben Stunden fünfzehn Minuten pro Tag. Tage außerhalb der Arbeitstagsliste erscheinen im Stundenzettel gedimmt und zählen nicht gegen das Tagesziel. Arbeitstage und Sollstunden behandelt die Karte vollständig.

Festlegen, was erfasst wird

Der Tab Tracking enthält alles, was die Desktop-App verfolgt. Am ersten Tag zählen vier Karten:

• Work day rules: erwarteter Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie Idle after. Letzteres ist die Zeit, die ein Rechner ohne Tastatur- oder Mauseingabe bleiben darf, bevor eine Minute als Leerlauf gilt. Vorgabe: fünf Minuten.
• Screen capture: ob Screenshots entstehen, wie oft, ob sie unkenntlich gemacht werden und wer sie sehen oder löschen darf. Wie oft Screenshots aufgenommen werden geht die Karte durch.
• Tracking condition: ob Anwendungsnamen, Website-Hosts, beides oder nichts davon gespeichert wird.
• Permissions: ob Mitarbeitende ihren eigenen Stundenzettel sehen und ob sie manuelle Zeiteinträge anlegen dürfen.

Änderungen auf diesem Tab erreichen bereits laufende Rechner innerhalb von etwa fünfzehn Minuten. Klären Sie sie, bevor Sie jemanden einladen, dann muss niemandem gesagt werden, dass sich die Regeln unter ihm geändert haben.

Das Team hinzufügen

Einladungen gehen einzeln aus der Mitarbeiterliste hinaus, und jede Person tritt mit einem Team und einer Rolle bei. Teammitglieder einladen behandelt dieses Formular. Nach der Annahme installieren sie eine Desktop-App und die Stunden treffen ein; welche Desktop-App zu installieren ist hängt vom Rechner ab.