Wie lange werden Daten aufbewahrt und wie gelöscht?

Worktivity bewahrt Ihre Daten eine feste Anzahl von Monaten auf und entfernt sie danach. Es gibt keine einzelne Zahl: schwere und leichte Daten werden unterschiedlich lange aufbewahrt, und diese Fristen sind eine Eigenschaft Ihres Tarifs, kein Schalter in den Tracking-Einstellungen.

Die drei Fristen

• Erfassungsdaten: die minutengenauen Datensätze, dazu Stundenzettel, manuelle Einträge und alles, woraus die Abrechnung entsteht. In Starter, Growth und Pro gleich: 12 Monate.
• Screenshots: 2 Monate in Starter, 4 Monate in Growth, 6 Monate in Pro.
• Zeitraffervideos: in jedem Tarif dieselbe Frist wie Screenshots.

In der kostenlosen Testphase betragen alle drei Fristen 1 Monat.

Bilder und Video sind schwer und haben deshalb eine kürzere Frist als die Zahlen. Werden die Screenshots eines Monats entfernt, verschwinden die Stunden dieses Monats nicht.

Wo die Fristen stehen

1. Öffnen Sie oben in der Seitenleiste das Arbeitsbereichsmenü und gehen Sie zu Abonnement.
2. Klicken Sie auf Tarife vergleichen. Die Zeilen Datenaufbewahrung und Screenshot-Aufbewahrung nennen die Fristen jedes Tarifs in Monaten.
3. Wurden Ihrer Organisation eigene Fristen zugewiesen, stehen sie über dem Vergleich auf der Karte des aktuellen Tarifs.

Die eigene Frist der Organisation sticht den Tarif, und ein Add-on sticht beide, solange es länger ist. Eine Frist wird niemals von selbst verkürzt.

Wenn Sie länger aufbewahren müssen

Zwei optionale Add-ons verlängern eine der beiden Fristen, ohne den Tarif zu wechseln: die erweiterte Datenaufbewahrung bringt Erfassungsdaten auf 6 Jahre, die erweiterte Screenshot-Aufbewahrung bringt Screenshots und Zeitraffervideos in jedem Tarif auf 12 Monate. Preise, Abrechnung und was beim Kündigen passiert, stehen im Artikel zu den Aufbewahrungs-Add-ons.

Was der nächtliche Lauf entfernt

Einmal pro Nacht geht der Server jede Organisation durch, berechnet aus den drei Fristen drei Stichtage und entfernt, was jeweils älter ist.

• Aktivitätsdatensätze: die minutengenauen Datensätze. Meine Aktivitäten, Stundenzettel und das Screenshot-Raster bauen alle darauf auf, ein entfernter Tag verschwindet also aus allen dreien zugleich.
• Zeiteinträge: manuelle Einträge, auch die, die nach einer langen Leerlaufzeit aus der Rückfrage entstanden sind.
• Screenshots: der Datensatz wird zum Entfernen markiert, ein zweiter Job im Minutentakt holt das Bild aus dem Speicher und löscht den Datensatz.
• Zeitraffervideos: werden genauso markiert und genauso entfernt.

Nichts wird archiviert. Es gibt keinen Papierkorb, keinen Exportschritt und keine Supportanfrage, die einen entfernten Tag zurückbringt.

Bevor Sie eine Frist verkürzen

Der Wechsel in einen Tarif mit kürzerer Frist ist nicht nur eine Preisänderung. Der erste nächtliche Lauf nach dem Wechsel wendet die neue Frist an, und alles Ältere geht in diesem einen Lauf.

1. Entscheiden Sie, was Sie noch brauchen. Der Stundenzettel exportiert einen Zeitraum als Tabelle, das Screenshot-Raster lädt eine Auswahl als ZIP herunter.
2. Holen Sie das zuerst heraus.
3. Wechseln Sie dann den Tarif.

Eine kürzere Frist greift in der ersten Nacht nach dem Wechsel, nicht zur nächsten Verlängerung. Exportieren Sie vor dem Wechsel, nicht danach.

Absichtlich löschen

Die Aufbewahrung ist der automatische Weg. Daneben kann jemand eine einzelne Aufnahme im Screenshot-Raster löschen; dort verlässt das Bild in diesem Moment den Speicher. Welche Rollen das dürfen und was Mitarbeitende mit ihren eigenen Aufnahmen tun können, steht im Artikel zu den eigenen Screenshots.

Die Organisation zu löschen ist die weiteste Form davon: jedes Team, jede Person, jeder Screenshot, jedes Video und jeder Aktivitätsdatensatz darin geht. Die Abrechnungsseite behandelt Tarif ändern oder kündigen.