Wie lange werden Screenshots aufbewahrt und wie gelöscht?

Worktivity bewahrt Erfassungsdaten eine feste Anzahl von Monaten auf und entfernt sie danach. Diese Frist ist eine Eigenschaft Ihres Tarifs, kein Schalter in den Tracking-Einstellungen.

Wo die Frist steht

1. Öffnen Sie oben in der Seitenleiste das Arbeitsbereichsmenü und gehen Sie zu Subscription.
2. Klicken Sie auf Compare plans. Die Zeile Data retention nennt die Frist jedes Tarifs in Monaten.
3. Hat Ihre Organisation eine eigene Frist erhalten, steht sie über dem Vergleich auf der Karte des aktuellen Tarifs als Data retention.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen oben stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Die eigene Frist der Organisation geht der Tariffrist vor. Ein Tarif ganz ohne Wert bedeutet, dass planmäßig nichts entfernt wird.

Was der nächtliche Lauf entfernt

Einmal pro Nacht geht der Server alle Organisationen durch, bestimmt aus dieser Frist das Stichdatum und entfernt, was älter ist.

• Aktivitätsdatensätze: die Minutendatensätze. My activities, Timesheet und das Screenshot-Raster bauen alle darauf auf, ein entfernter Tag verschwindet also aus allen dreien zugleich.
• Zeiteinträge: manuelle Einträge, auch die aus der Antwort auf die Frage nach einer langen Leerlaufphase.
• Screenshots: der Datensatz wird zum Entfernen markiert; ein zweiter Auftrag läuft jede Minute, nimmt das Bild aus dem Speicher und löscht den Datensatz.
• Timelapse-Videos: ebenso markiert, und ihre Datensätze werden ebenso entfernt.

Nichts wird archiviert. Es gibt keinen Papierkorb, keinen Exportschritt und keine Supportanfrage, die einen entfernten Tag zurückholt.

Bevor Sie die Frist verkürzen

Der Wechsel in einen Tarif mit kürzerer Frist ist nicht nur eine Preisänderung. Der erste nächtliche Lauf nach der Änderung wendet die neue Frist an, und alles Ältere geht in diesem einen Lauf.

1. Klären Sie, was Sie noch brauchen. Timesheet exportiert einen Zeitraum als Tabelle, das Screenshot-Raster lädt eine Auswahl als ZIP herunter.
2. Holen Sie diese Daten zuerst heraus.
3. Wechseln Sie erst danach den Tarif.

Eine kürzere Frist greift in der ersten Nacht nach der Änderung, nicht zur nächsten Verlängerung. Exportieren Sie vor der Änderung, nicht danach.

Absichtlich löschen

Die Aufbewahrungsfrist ist der automatische Weg. Daneben lässt sich im Screenshot-Raster eine einzelne Aufnahme löschen; dort verlässt das Bild den Speicher sofort. Welche Rollen das dürfen und was Mitarbeitende mit den eigenen Aufnahmen tun können, steht in dem Artikel über die eigenen Screenshots.

Die Organisation selbst zu löschen ist die weiteste Fassung derselben Sache: jedes Team, jede Person, jeder Screenshot, jedes Video und jeder Aktivitätsdatensatz darin geht. Die Abrechnungsseite behandelt Tarif ändern oder kündigen.