Welche Berechtigungen verlangt macOS, und was funktioniert ohne sie nicht?

macOS gibt keiner App von sich aus Zugriff auf den Bildschirm oder darauf, was gerade im Vordergrund läuft. Worktivity fragt deshalb nach mehreren Berechtigungen, und jede davon deckt genau eine Sache ab. Diese Seite zählt alle auf: wofür sie da sind, was ohne sie ausfällt und wie Sie sie erteilen oder später wieder entziehen.

Die fünf Berechtigungen im Überblick

• Bildschirmaufnahme (Screen Recording): für die regelmäßige Aufnahme Ihres Bildschirms.
• Bedienungshilfen (Accessibility): für den Namen der App im Vordergrund und die Adresse im Browser.
• Steuerung Ihres Browsers: damit Safari, Chrome, Edge, Opera und Vivaldi die offene Adresse herausgeben dürfen.
• Mitteilungen: für die Hinweise des Agenten, etwa die Pausenerinnerung.
• Start bei der Anmeldung: damit der Agent nach dem Anmelden von selbst läuft.

Nur die ersten beiden fragt die Einrichtung ab. Die anderen drei laufen an anderer Stelle, zwei davon meist ohne dass Sie etwas tun müssen.

Bildschirmaufnahme

Wofür: Damit nimmt Worktivity ein Bild Ihres Bildschirms auf, im Abstand, den Ihre Organisation eingestellt hat. Aufgenommen wird nur Ihr Hauptbildschirm, auch wenn mehrere angeschlossen sind.

Ohne die Berechtigung: Es wird schlicht nie eine Aufnahme gemacht. Alles andere läuft weiter, die Zeit wird weiter gezählt, die App-Namen kommen weiter an.

Ob überhaupt aufgenommen wird, entscheidet Ihre Organisation, nicht die Berechtigung. Ist die Funktion dort aus, entsteht keine einzige Aufnahme, selbst wenn Sie die Berechtigung erteilt haben. Ihre Organisation kann die Aufnahmen außerdem unscharf speichern lassen; dann ist der Inhalt auf dem Bild nicht mehr lesbar. Auch die Zahl Ihrer Bildschirme geht nur dann mit, wenn Bildschirmaufnahmen eingeschaltet sind.

Bedienungshilfen

Wofür: Damit liest Worktivity, welche App gerade im Vordergrund ist, und bei einem Browser die Adresse der offenen Seite.

Ohne die Berechtigung: Jeder einzelne Eintrag wird als unbekannt gespeichert. Der Tag sieht danach so aus, als hätten Sie ihn komplett in einer einzigen namenlosen App verbracht. Das ist der häufigste Grund für einen leeren oder sinnlos aussehenden Bericht.

Diese Berechtigung braucht der Agent immer, unabhängig davon, was Ihre Organisation eingestellt hat. Ob er eine Schicht ohne sie überhaupt startet, hängt von einer Einstellung Ihrer Organisation ab: In manchen Konfigurationen verweigert er den Start und nennt die fehlende Berechtigung, in anderen startet er und weist nur oben im Fenster darauf hin, dass ein Teil des Eintrags fehlt.

Steuerung Ihres Browsers

Wofür: Ist Safari, Google Chrome, Microsoft Edge, Opera oder Vivaldi im Vordergrund, fragt Worktivity den Browser selbst nach der offenen Adresse. macOS behandelt das als eigene Berechtigung und zeigt beim ersten Mal ein Fenster, in dem Worktivity um die Steuerung genau dieses Browsers bittet. Das passiert einmal pro Browser, nicht einmal insgesamt.

Ohne die Berechtigung: Der Eintrag behält den Namen des Browsers, das Adressfeld bleibt leer. Sonst ändert sich nichts.

Firefox ist die Ausnahme: Dort liest Worktivity die Adresse über die Bedienungshilfen, es kommt also kein zusätzliches Fenster. Bei allen anderen Browsern wird gar keine Adresse gelesen, dort bleibt es beim Namen der App.

Wo Sie das später ändern: Systemeinstellungen, Datenschutz & Sicherheit. Dort gibt es eine Liste dafür, welche App welche andere App steuern darf; unter Worktivity steht dann der jeweilige Browser mit einem eigenen Schalter.

Mitteilungen

Wofür: Worktivity fragt beim ersten Start danach. Über diesen Kanal kommen die Pausenerinnerung, der Hinweis auf neu zugewiesene Aufgaben und die Meldung, dass die Schicht weiterläuft, obwohl Sie das Fenster geschlossen haben.

Ohne die Berechtigung: Nichts davon erscheint. Die Erfassung selbst ist nicht betroffen, Sie verpassen nur die Hinweise. Am ehesten fehlt Ihnen die letzte Meldung, denn das Fenster zu schließen beendet die Schicht nicht: Der Agent läuft in der Menüleiste weiter.

Wo Sie das später ändern: Systemeinstellungen, Mitteilungen, Eintrag Worktivity.

Start bei der Anmeldung

Wofür: Worktivity trägt sich beim ersten Start selbst als Objekt ein, das sich bei Ihrer Anmeldung öffnet. In den meisten Fällen ist danach nichts weiter zu tun. macOS kann diesen Eintrag aber als bestätigungspflichtig behandeln; dann bleibt er aus, bis Sie ihn selbst einschalten.

Ohne die Berechtigung: Der Agent startet nach dem Anmelden nicht von allein. Sie müssen ihn von Hand öffnen, und eine Schicht, die Sie zu öffnen vergessen, wird nicht erfasst.

Wo Sie das später ändern: Systemeinstellungen, Bereich Allgemein. Dort steht die Liste der Objekte, die sich bei der Anmeldung öffnen; je nach macOS-Version ist sie etwas anders benannt.

Wann die App danach fragt

Direkt nach der Anmeldung, bevor die Erfassung beginnt. Unter macOS hat die Einrichtung drei Schritte: eine schlichte Liste dessen, was erfasst wird, danach je ein Schritt für Bildschirmaufnahme und Bedienungshilfen. Unter Windows und Linux verlangt das Betriebssystem nichts, deshalb entfallen diese beiden Schritte.

Weiter (Continue) bleibt inaktiv, bis die Berechtigung erteilt ist, und der Grund steht direkt über der Schaltfläche. Beide Schritte erscheinen auch dann, wenn in Ihrer Organisation gar keine Bildschirmaufnahmen gemacht werden: Die Einrichtung schaut auf die Berechtigung, nicht auf die Organisationseinstellung.

Die drei Schaltflächen im Berechtigungsschritt

• Zugriff erteilen (Grant access) fragt macOS. Das Systemfenster erscheint nur beim ersten Mal. Der Druck darauf trägt Worktivity außerdem in die macOS-Liste ein, und das ist wichtig: Eine App, die nie gefragt hat, taucht in den Systemeinstellungen nicht auf, es gibt also auch keinen Schalter zum Einschalten.
• Systemeinstellungen öffnen (Open System Settings) öffnet direkt die passende Liste, nicht die allgemeine Datenschutzseite.
• Worktivity beenden und neu öffnen (Quit and reopen Worktivity) erscheint nur im Schritt Bildschirmaufnahme.

Lässt sich das Fenster der Systemeinstellungen nicht öffnen, sagt der Schritt Ihnen das und verweist Sie auf Systemeinstellungen, Datenschutz & Sicherheit.

Warum die Bildschirmaufnahme einen Neustart braucht

macOS beantwortet die Frage nach der Bildschirmaufnahme für ein laufendes Programm genau einmal und behält diese Antwort bis zum Programmende. Den Schalter einzuschalten ändert also nichts an der Antwort, die Worktivity bereits erhalten hat, und der Schritt meldet weiterhin, die Berechtigung fehle. Die App zu beenden und neu zu öffnen behebt das, und die Schaltfläche in diesem Schritt tut genau das.

Bei den Bedienungshilfen ist es anders: Die werden laufend neu gelesen. Schalten Sie den Schalter ein und wechseln Sie zurück zu Worktivity, springt der Status innerhalb weniger Sekunden von selbst auf Erteilt (Granted).

Eine Berechtigung später erteilen

Haben Sie die Einrichtung einmal abgeschlossen, erscheint sie nicht wieder. Den aktuellen Stand der beiden Hauptberechtigungen finden Sie in Einstellungen (Settings) im Abschnitt Berechtigungen (Permissions).

1. In Worktivity die Einstellungen öffnen und zum Abschnitt Berechtigungen gehen.
2. Bei der Zeile, die Nicht erteilt (Not granted) zeigt, auf Systemeinstellungen öffnen drücken.
3. In der Liste, die aufgeht, den Schalter für Worktivity einschalten.
4. Bei den Bedienungshilfen zurück zu Worktivity wechseln, der Status aktualisiert sich von selbst. Bei der Bildschirmaufnahme Worktivity beenden und neu öffnen.

Steht Worktivity in der Systemliste überhaupt nicht, dann hat die App diese Berechtigung auf diesem Mac noch nie angefragt. Die Liste hat eine Schaltfläche zum Hinzufügen; darüber können Sie Worktivity aus dem Programme-Ordner selbst eintragen.

Eine Berechtigung wieder entziehen

Jede dieser Berechtigungen können Sie jederzeit in den Systemeinstellungen wieder ausschalten. Worktivity wirft Sie dadurch nicht zurück in die Einrichtung.

Schalten Sie die Bedienungshilfen aus, merkt der Agent das innerhalb weniger Sekunden und zeigt oben im Fenster einen Hinweis. Ab diesem Moment wird jeder Eintrag als unbekannt gespeichert.

Schalten Sie die Bildschirmaufnahme aus, merkt die laufende App das aus demselben Grund wie beim Erteilen nicht: Bis zum nächsten Start zeigt sie weiter Erteilt an, obwohl keine Aufnahme mehr gelingt.

In manchen Konfigurationen beendet der Agent eine laufende Schicht, wenn eine nötige Berechtigung wegfällt. Ob das bei Ihnen so eingestellt ist, weiß Ihre Organisation.

Was mit diesen Berechtigungen gelesen wird

Ein Eintrag, den der Agent verschickt, enthält den Namen der App im Vordergrund und deren Symbol, bei einem Browser den Host der offenen Adresse (also example.com, nicht die ganze Adresse mit Pfad), das Aktivitätslevel, die Zahl Ihrer Bildschirme und, falls eingeschaltet, die Bildschirmaufnahme.

Was nicht gelesen wird

Was Sie tippen, wird nicht erfasst. Es gibt keine Aufzeichnung von Tastenanschlägen: Für das Aktivitätslevel fragt der Agent das System nur, wie lange es her ist, dass Tastatur oder Maus zuletzt berührt wurden, nicht welche Taste es war.

Der Titel des Fensters und der Inhalt Ihrer Dokumente gehen nicht mit; der Eintrag, den der Agent verschickt, hat kein Feld dafür. Der vollständige Pfad einer Webadresse ebenfalls nicht, nur der Host. Eine Suche, die Sie in die Adressleiste tippen, wird verworfen statt verschickt.

Die Aufzeichnung läuft nur, solange Ihr Timer läuft. Sie stoppt bei einer Pause und am Ende der Schicht. Die vollständige Liste dessen, was ein Datensatz enthält, steht in was Worktivity erfasst.

Zwei Randnotizen

Die Oberfläche der App gibt es auf Deutsch, Englisch und Türkisch. Die Sprache stellen Sie in den Einstellungen unter Erscheinungsbild (Appearance) ein; ein Wechsel wirkt nach einem Neustart der App. Die englischen Bezeichnungen stehen oben jeweils in Klammern, falls Ihre Oberfläche auf Englisch steht.

Die Fassung aus dem Mac App Store verlangt dieselben Berechtigungen wie die direkt geladene. Welche Fassung auf welchen Mac gehört, steht im Vergleich der Desktop-Apps.