Wie genehmige oder lehne ich einen Urlaubsantrag ab?

Urlaubsanträge werden auf dem Bildschirm Leave requests unter Leave management entschieden. Die drei Schaltflächen am Zeilenende sind genehmigen, ablehnen und löschen. Sie stehen nur dort, solange der Antrag auf eine Entscheidung wartet: Ist die Entscheidung gefallen, verschwinden alle drei aus der Zeile.

Die Oberfläche der App ist derzeit englisch; die Bezeichnungen hier stehen so, wie Sie sie am Bildschirm sehen.

Wer entscheiden darf

• Genehmigen, ablehnen, löschen und exportieren stehen nur Inhabern und Mitinhabern offen.
• Manager sehen die Anträge ihres Teams und können Anträge anlegen, aber nicht entscheiden. Das unterscheidet sich von manuellen Zeiteinträgen, wo Manager die Entscheidung erhalten können.
• Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Anträge.
• Niemand entscheidet über den eigenen Antrag. In der eigenen Zeile bleiben die Schaltflächen sichtbar, sind aber deaktiviert und nennen im Tooltip den Grund. Ein zweiter Inhaber muss entscheiden.

Genehmigen

1. Die Zeile suchen. Nur ein Antrag mit dem Status Pending lässt sich entscheiden.
2. Das Häkchen am Zeilenende auswählen.
3. Das Bestätigungsfenster wiederholt, wer wie lange abwesend ist, wann die Rückkehr erfolgt und aus welchem Guthaben die Tage kommen. Lesen Sie es vor der Bestätigung.
4. Yes, approve auswählen.

Die Person erhält eine E-Mail, die Zeile wird grün. Eine Genehmigung lässt sich nicht rückgängig machen.

Ein entschiedener Antrag ist endgültig, ob genehmigt oder abgelehnt: Er lässt sich weder zurücknehmen noch bearbeiten noch löschen. Auch die Löschschaltfläche ist mit der Entscheidung verschwunden, denn von diesem Moment an gehört der Antrag zur Urlaubsakte der Person und muss nachvollziehbar bleiben.

Haben Sie versehentlich genehmigt, bleibt trotzdem ein Weg: Legen Sie unter Leave rights einen zusätzlichen Anspruch für die Person an, der die zu Unrecht abgezogenen Tage ausgleicht, und schreiben Sie die Begründung in die Notiz. So bleibt später nachvollziehbar, warum diese Zahl von der Regel abweicht. Wie ein Antrag zurückgezogen wird, solange er noch wartet, steht in Wie storniere oder lösche ich einen Urlaubsantrag?.

Ablehnen

Das Kreuz am Zeilenende auswählen. Eine Begründung ist Pflicht und nicht nur für die Akte: Die Person erhält eine E-Mail und sieht Ihren Text auf diesem Bildschirm, sobald sie die Zeile öffnet. Schreiben Sie, was an den Daten nicht passt, damit der nächste Antrag besser sitzt.

Was die Entscheidung mit dem Guthaben macht

Im Moment der Genehmigung nichts. Ein Guthaben sind die gewährten Tage minus jeder Antrag, der nicht abgelehnt wurde; die Tage sind also schon beim Anlegen abgegangen. Zurück gibt sie eine Ablehnung, und ebenso das Löschen, das aber nur möglich ist, solange der Antrag noch auf Pending steht.

Wirkt ein Guthaben niedriger als der tatsächlich genommene Urlaub, suchen Sie nach wartenden Anträgen. Sie zählen bereits gegen das Guthaben, solange sie warten.

Die richtigen Anträge finden

• Der Datumsbereich startet absichtlich leer. Urlaub wird in die Zukunft gebucht, und jeder Standardbereich würde die wartenden Anträge verdecken.
• Mit dem Status Pending sehen Sie nur, was eine Entscheidung braucht.
• Team- und Mitarbeiterfilter stehen Inhabern und Mitinhabern zur Verfügung; Manager nutzen den Mitarbeiterfilter für ihr eigenes Team.
• Export as xlsx unter der Liste schreibt alle Anträge, die zu den Filtern passen, nicht die angezeigte Seite. Es ist eine Funktion kostenpflichtiger Tarife.

Urlaubsansprüche erklärt, woher die Guthaben kommen.

Wer wann abwesend ist und wie viel Urlaub jeder Person noch bleibt, steht auf einem eigenen Bildschirm: Wo sehe ich, wer abwesend ist und wie viel Urlaub bleibt?.