Wie wird das Urlaubsguthaben berechnet?

Es gibt eine Formel, und jeder Bildschirm, der eine Tageszahl zeigt, verwendet sie:

Für dieses Urlaubsjahr vergebene Tage, plus alles, was in dieses Jahr übertragen wurde, minus jeder Urlaubsantrag darin, der nicht abgelehnt wurde.

Gerechnet wird pro Person und pro Urlaubsart, ein volles Urlaubsguthaben sagt also nichts über Krankheitstage. Gerechnet wird außerdem immer für ein Urlaubsjahr, wenn eine Zahl also überrascht, ist die erste Frage, welches Jahr ausgewählt ist.

Offene Anträge sind bereits abgezogen

Tage verlassen das Guthaben in dem Moment, in dem ein Antrag abgeschickt wird, nicht erst bei der Genehmigung. Wer 14 Tage hat und einen offenen Antrag über 5 Tage, liest 9.

Das ist Absicht: es verhindert, dass dieselben Tage ein zweites Mal beantragt werden, während jemand noch überlegt. Es bedeutet auch, dass eine Genehmigung an keinem Guthaben etwas ändert. Das tut nur eine Ablehnung, und sie gibt die Tage zurück.

Wo die Zahl steht

• Im Antragsformular, neben jeder Urlaubsart, als "3 days left". Wählen Sie zuerst eine Person, denn das Guthaben gehört zu einer Person.
• In Leave rights, als Leiste über der Liste, sobald Sie auf eine einzelne Person filtern. Nur für Inhaber und Mitinhaber.
• In Leave insights, in der Kachel Remaining und in der Tabelle pro Person.

Stammt ein Teil der Tage aus dem Vorjahr, sagt das Guthaben es dazu und empfiehlt, diese zuerst zu nehmen, denn verfallen können nur übertragene Tage.

Was als Tag zählt

• Vom Guthaben gehen nur die Arbeitstage der Organisation ab. Bei fünf Tagen über ein Wochenende wird das Wochenende übersprungen: das Rückkehrdatum rückt, das Guthaben sinkt um fünf.
• Halbe Tage sind erlaubt, in Schritten von 0,5. Ein halber Tag kostet 0,5.
• Feiertage sind hier noch nicht berücksichtigt. Ein Feiertag innerhalb eines Urlaubs zählt als Urlaubstag, solange er nicht ohnehin ein arbeitsfreier Tag der ganzen Organisation ist.

Wenn das Guthaben ausgeht oder unter null fällt

Ein Antrag über mehr Tage als übrig sind wird abgelehnt, und die Meldung nennt die tatsächliche Restzahl. Eine Organisation kann das lockern: Allow requests beyond the balance in den Einstellungen erlaubt eine Überschreitung um eine festgelegte Zahl von Tagen. Eine unbegrenzte Option gibt es nicht, denn ein Guthaben, das niemand überschreiten kann, ist der ganze Sinn der Sache.

Negativ werden kann ein Guthaben trotzdem, etwa wenn ein Anspruch gelöscht oder Urlaub rückwirkend eingetragen wird. Worktivity zeigt das in Rot, statt es zu verbergen. Vergeben Sie mehr Tage, oder lehnen Sie einen der offenen Anträge ab.

Warum sich ein Guthaben von selbst geändert hat

• Ein neues Urlaubsjahr hat begonnen. Sie sehen jetzt das Guthaben des neuen Jahres, und der Rest des alten steht als eigene Übertragszeile.
• Übertragene Tage sind verfallen. In Leave rights erklärt eine Expired-Zeile mit negativer Tageszahl den Rückgang.
• Ein Antrag wurde abgelehnt, oder ein offener Antrag wurde gelöscht. Beides gibt die Tage zurück.
• Ein Inhaber hat einen Anspruch vergeben oder gelöscht. Beides wirkt sofort.

Wie das Urlaubsjahr festgelegt wird und was mit nicht genutzten Tagen geschieht erklären die beiden Hälften der ersten Zeile der Formel.