Was passiert am Ende eines Urlaubsjahres mit nicht genutzten Tagen?

Worktivity überträgt nicht genutzte Tage standardmäßig ins nächste Urlaubsjahr. Der Übertrag läuft von selbst, solange Sie ihn nicht ausschalten.

Worktivity schreibt jeden Übertrag als ganz normale Zeile in Leave rights, die Tage stehen also sichtbar und nachzählbar da statt in einer Formel zu verschwinden. Drei Einstellungen begrenzen den Übertrag: eine schaltet ihn ab, eine deckelt die Zahl der Tage, eine gibt den übertragenen Tagen ein Verfallsdatum.

Die drei Einstellungen

Die drei Einstellungen stehen in Workspace settings, Reiter Tracking, unter dem Schalter Leave management.

• Carry unused days over: standardmäßig an. Schalten Sie es aus, endet ein Urlaubsjahr einfach. Es wandert nichts, und das neue Jahr beginnt mit dem, was Sie dafür vergeben.
• Carry-over cap (days): das Höchstmaß pro Person und Urlaubsart. 0 bedeutet keine Obergrenze, nicht "kein Übertrag". Bei 5 startet jemand mit 12 Resttagen mit 5 ins neue Jahr.
• Carried days expire after (months): gerechnet ab Beginn des neuen Urlaubsjahres. 0 bedeutet, sie verfallen nie. Bei 3 müssen Tage, die in ein am 1. Januar beginnendes Jahr übertragen wurden, bis zum 1. April genommen sein.

Die beiden Nullen bedeuten absichtlich Gegensätzliches: 0 im Deckel heißt unbegrenzt, 0 beim Verfall heißt nie. Beide Voreinstellungen sind so gewählt, damit das Einschalten von Urlaubsjahren niemandem stillschweigend Tage wegnimmt.

Wann es passiert

Ein Hintergrundauftrag läuft einmal pro Nacht, in den frühen Stunden. Er hängt nicht am Schlag Mitternacht, am ersten Morgen eines neuen Urlaubsjahres können die übertragenen Tage also noch fehlen. Am nächsten Tag sind sie da.

Derselbe Auftrag prüft jede Nacht auch die letzten beiden Urlaubsjahre nach. Inhaber können Urlaub mit Daten in der Vergangenheit eintragen, und das ändert, was hätte übertragen werden müssen; die Korrektur landet auf der bestehenden Zeile statt eine zweite anzulegen, in der Liste steht derselbe Übertrag also nie doppelt.

Was Sie in Leave rights sehen

• Eine Zeile mit der Markierung Carried over unter dem neuen Jahr, mit den gewanderten Tagen.
• Wenn übertragene Tage verfallen, eine Zeile mit der Markierung Expired und einer negativen Tageszahl. Es wird nichts gelöscht: das Guthaben sinkt, weil eine Zeile hinzugekommen ist, und diese Zeile ist die Antwort auf "warum ist mein Guthaben gefallen".
• Beide Zeilen schreibt Worktivity, deshalb sind Edit und Delete dort ausgegraut. Eine Änderung würde überschrieben, eine Löschung käme in der nächsten Nacht zurück. Wenn Sie ändern wollen, was jemand hat, vergeben oder entfernen Sie stattdessen einen normalen Anspruch.

Wie viel tatsächlich wandert

Es wandert das eigene Guthaben des endenden Jahres: die für dieses Jahr vergebenen Tage, abzüglich jedes Antrags in diesem Jahr, der nicht abgelehnt wurde. Gerechnet wird pro Person und pro Urlaubsart, Urlaub und Krankheit wandern also getrennt.

• Ansprüche mit der Kennzeichnung All years bleiben außen vor. Sie zählen ohnehin in jedem Jahr mit, ein Übertrag würde dieselben Tage ein zweites Mal geben.
• Ein negatives Guthaben wandert ebenfalls mit. Es fällt weder unter den Deckel noch verfällt es, sonst würde jedes neue Urlaubsjahr stillschweigend erlassen, was jemand schuldet.
• Übertragene Tage gelten als zuerst verbraucht. Wer 5 Tage übertragen und dieses Jahr 3 genommen hat, verliert beim Verfall 2 Tage, nicht 5.

Den Übertrag abschalten

Abschalten verhindert nur, dass neue Übertragszeilen geschrieben werden. Bereits vorhandene Zeilen bleiben stehen und zählen weiter; es sind vergebene Tage wie alle anderen. Löschen Sie sie einzeln in Leave rights, wenn auch die Tage weg sein sollen, und rechnen Sie damit, dass das Guthaben genau um diesen Betrag fällt.

Wie das Urlaubsjahr festgelegt wird kommt zuerst: ohne Urlaubsjahr gibt es nichts, woraus übertragen werden könnte.