Wie plane ich Schichten für mein Team?

Mit der Schichtplanung legen Sie Arbeitszeiten einmal als Schichtvorlagen fest, weisen sie Teams oder Personen für einen Zeitraum zu und sehen, wer wann arbeitet. Sie ist in den Tarifen Growth und Pro und in der kostenlosen Testphase enthalten. In Starter ist sie nicht enthalten.

Schichtplanung zuerst einschalten

Die Schichtplanung ist ein Modul und standardmäßig ausgeschaltet. Ein Inhaber oder Mitinhaber schaltet sie unter Workspace-Einstellungen > Erfassung > Module > Schichtplanung ein. Danach erscheint Schichten in der Seitenleiste unter Zeiterfassung, für alle im Workspace.

Solange das Modul aus ist, erscheint Schichten nicht unter Zeiterfassung, und die Schichtseiten weisen darauf hin, dass die Schichtplanung ausgeschaltet ist. In Starter wird der Schalter Schichtplanung dort weiterhin angezeigt, ist aber gesperrt, mit dem Hinweis Nicht in Ihrem Tarif daneben.

Solange Sie keine Schichtvorlage erstellen und zuweisen, gelten für alle weiterhin die Arbeitstage und Sollstunden der Organisation, und die Zeiterfassung läuft wie bisher. Das Einschalten des Moduls ändert für sich allein nichts.

Wer was darf

• Inhaber und Mitinhaber erstellen und ändern Schichtvorlagen und Rotationsmuster und planen für den gesamten Workspace.
• Manager sehen Vorlagen und Muster, können sie aber nicht ändern. Sie planen ihr eigenes Team und die Personen darin. Ein Manager ohne Team kann nur Personen ohne Team zuweisen und keinem Team etwas zuweisen.
• Mitarbeitende sehen ihren eigenen Plan unter Mein Dienstplan und ihre eigenen Tage unter Anwesenheit, beides unter Zeiterfassung > Schichten.

Wie lege ich eine Schichtvorlage an?

Eine Schichtvorlage ist ein wiederverwendbarer Satz von Arbeitszeiten: Beginn und Ende, unbezahlte Pause, Toleranzen für Verspätung und früheres Gehen sowie eine Überstundenschwelle. Legen Sie sie unter Zeiterfassung > Schichten auf dem Reiter Vorlagen an.

• Liegt das Ende vor dem Beginn, endet die Schicht am Folgetag. Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 ist eine Nachtschicht und braucht keine besondere Einstellung.
• Beginn und Ende dürfen nicht gleich sein, und die unbezahlte Pause muss kürzer als die Schicht sein.
• Die Toleranz für Verspätung sind die Minuten nach dem Beginn, die noch als pünktlich gelten. Die Toleranz für früheres Gehen sind die Minuten vor dem Ende, die noch als volle Schicht gelten. Überstunden zählen erst, wenn die eingestellten Minuten nach dem Ende vergangen sind.
• Eine Vorlage, die in einer Zuweisung, einem Rotationsmuster oder einer Ausnahme für einen einzelnen Tag verwendet wird, lässt sich nicht löschen. Entfernen Sie sie zuerst von dort und versuchen Sie es dann erneut.

Wie weise ich einem Team oder einer Person eine Schicht zu?

Wählen Sie auf dem Reiter Zuweisungen die Option Neue Zuweisung. Wählen Sie, für wen sie gilt (ein Team oder eine Person), eine einzelne Schichtvorlage oder ein wiederkehrendes Muster, das Startdatum und optional ein Enddatum. Das Enddatum ist eingeschlossen. Ohne Enddatum gilt die Zuweisung, bis Sie sie ändern.

• Überschneiden sich Zuweisungen für dasselbe Team oder dieselbe Person, gilt die mit dem spätesten Beginn.
• Die eigene Zuweisung einer Person wird vor der Zuweisung ihres Teams angewendet.
• Wird eine Zuweisung gelöscht, fällt der Plan auf die nächste Ebene zurück: die Teamschicht oder die Standardarbeitszeiten der Organisation.
• Das Bearbeiten einer bestehenden Zuweisung ändert nur diese eine Zuweisung.

Mehreren Personen oder Teams gleichzeitig zuweisen

Um dieselbe Schicht mit denselben Daten mehreren Personen oder Teams zu geben, aktivieren Sie im Fenster für eine neue Zuweisung Mehreren Personen gleichzeitig zuweisen (oder Mehreren Teams gleichzeitig zuweisen) und wählen alle aus. Sie können höchstens 100 auf einmal auswählen. Manager können nur Personen und ihr eigenes Team auswählen.

Die Zuweisungen werden gemeinsam gespeichert: Entweder werden alle erstellt oder keine. Wird eine abgelehnt, wird nichts gespeichert, und die Meldung nennt die abgelehnte Person oder das abgelehnte Team samt Grund. Liegt die Ursache in der Auswahl selbst, etwa ein doppeltes Ziel, jemand aus einem anderen Team oder eine gelöschte Person, schließen Sie mit Fertig und erstellen die Zuweisung ohne dieses Ziel neu. Ist die Ursache vorübergehend, etwa ein Verbindungsproblem, sendet Alle erneut versuchen dieselbe Auswahl noch einmal.

Wie prüfe und ändere ich eine Woche?

Der Reiter Dienstplan zeigt eine Zeile pro Mitarbeiter und eine Spalte pro Tag. Mit den Pfeilen wechseln Sie die Woche, mit dem Teamfilter grenzen Sie die Liste ein. Jeder Tag zeigt, was ihn bestimmt: Ausnahme (eine Ausnahme für den einzelnen Tag), Person, Team oder Standard (die Standardarbeitszeiten). Bei einer Zelle, die aus einem Rotationsmuster stammt, erscheint der Name des Musters, wenn Sie mit der Maus darüberfahren.

• Um einen einzelnen Tag zu ändern, öffnen Sie die Zelle, wählen Sie Für diesen Tag ändern und dann eine Schichtvorlage. Das wird als Ausnahme für einen einzelnen Tag gespeichert.
• Als freien Tag markieren macht den Tag zu einem freien Tag.
• Ausnahme entfernen stellt wieder her, was die Zuweisungen oder die Standardzeiten für diesen Tag vorgeben.
• Ist für die Woche nichts geplant, weist ein Hinweis darauf hin, dass die Standardarbeitszeiten gelten, und verlinkt auf die Zuweisungen.

Was sehen Mitarbeitende?

Auf dem Reiter Mein Dienstplan unter Zeiterfassung > Schichten sehen Mitarbeitende ihre nächsten zwei Wochen: den Schichtnamen, die Zeiten in der Zeitzone der Organisation, freie Tage und was den jeweiligen Tag bestimmt. Tage, die nur den Standardzeiten folgen, tragen die Bezeichnung Arbeitszeiten.

Welche Benachrichtigungen senden Schichten an Mitarbeitende?

Mitarbeitende erhalten zwei Push-Benachrichtigungen zu ihren eigenen Schichten, beide sind standardmäßig eingeschaltet.

• Dienstplanänderung. Ändern sich Schichten in den nächsten 14 Tagen, erhält die Person eine gesammelte Benachrichtigung statt einer pro Änderung. Worktivity prüft alle 15 Minuten: Sieht es eine Änderung, wartet es auf die nächste Prüfung und sendet dann alles, was sich in der Zwischenzeit geändert hat, in einer Nachricht. Ein erster Plan kommt als Nachricht, dass der Plan fertig ist, spätere Änderungen als Nachricht, dass er aktualisiert wurde.
• Erinnerung zum Ausstempeln. Hat jemand eingestempelt, aber nicht ausgestempelt, kommt 2 Stunden nach Schichtende eine Erinnerung. Freie Tage und genehmigter Urlaub lösen sie nicht aus.

Zwischen 22:00 und 07:00 Uhr in der Zeitzone der Organisation wird nichts gesendet. Dienstplanänderungen warten bis zum Morgen, eine Erinnerung geht ab 07:00 Uhr raus, sofern die Schicht höchstens 36 Stunden zurückliegt. Jede Person kann beides unter Kontoeinstellungen > Benachrichtigungen in der Gruppe Schichten ausschalten: Ihr Dienstplan ändert sich und Erinnerungen zur Abmeldung. Diese Zeilen erscheinen nur, wenn das Modul eingeschaltet ist und der Workspace anstehende Schichtzuweisungen oder Ausnahmen für einzelne Tage hat. Die Benachrichtigungen, die Führungskräfte vor Verspätungen und Abwesenheit warnen, stehen im Artikel zur Anwesenheit.

Kann der Assistent Fragen zu Schichten beantworten?

Ja. Der Assistent im Chat von Worktivity sowie Claude oder ChatGPT, mit Worktivity verbunden, können Schichten lesen. Zwei reine Lesewerkzeuge decken den Plan ab:

• Das Werkzeug Shift schedule (shift_schedule) zeigt für jeden Tag eines Zeitraums, wer welche Schicht arbeitet. Inhaber und Mitinhaber erhalten den gesamten Workspace. Manager erhalten ihr eigenes Team; ein Manager ohne Team wird gebeten, sich von einem Inhaber ein Team zuweisen zu lassen, und die Frage nach einem anderen Team wird abgelehnt. Mitarbeitende haben dieses Werkzeug nicht.
• Das Werkzeug My shift schedule (my_shift_schedule) zeigt Ihre eigene Schicht pro Tag, ab heute bis zu 14 Tage. Jede Rolle hat es, auch Manager ohne Team.

Beide Werkzeuge lesen nur: Der Assistent kann keine Schicht zuweisen oder ändern. Sie funktionieren in Growth, Pro und der Testphase und erst, nachdem die Schichtplanung in den Workspace-Einstellungen eingeschaltet wurde. Shift schedule umfasst höchstens 31 Tage auf einmal und schaut ohne Datumsangabe auf die nächsten 7 Tage. Die Einrichtung steht im Artikel zu den KI-Verbindungen.

Wie hängt das mit Anwesenheit und Stundenzettel zusammen?

Geplante Schichten speisen den Anwesenheitsbericht und die geplanten Zeiten im Stundenzettel. Eine Schicht ersetzt die Erfassung nicht: Worktivity zeichnet weiterhin die tatsächlich gearbeitete Zeit auf und vergleicht sie mit dem Plan.