Wie sehe ich, wer zu spät kam oder nicht erschienen ist?

Der Anwesenheitsbericht unter Zeiterfassung > Schichten zeigt Tag für Tag, wer pünktlich war, wer zu spät kam, wer früher gegangen ist und wer nicht erschienen ist. Er entsteht aus den von Ihnen zugewiesenen Schichten und der tatsächlich gearbeiteten Zeit. Er ist in den Tarifen Growth und Pro und in der kostenlosen Testphase enthalten und setzt voraus, dass die Schichtplanung in den Workspace-Einstellungen eingeschaltet ist.

Die Anwesenheit wird nur für Mitarbeitende erfasst, denen für den jeweiligen Tag eine Schicht zugewiesen ist oder die dafür eine Ausnahme für einen einzelnen Tag haben. Wurde noch niemandem eine Schicht zugewiesen, ist der Bericht leer. Weisen Sie zuerst Schichten zu, siehe Wie plane ich Schichten für mein Team?

Wer sieht was

• Inhaber und Mitinhaber sehen den gesamten Workspace.
• Manager sehen ihr eigenes Team.
• Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Tage. Sie haben den Reiter Anwesenheit unter Zeiterfassung > Schichten, aber keinen Team- oder Mitarbeiterfilter.

Wie filtere ich den Bericht?

Wählen Sie einen Zeitraum. Standardmäßig zeigt er die letzten 7 Tage und kann höchstens 62 Tage umfassen. Inhaber, Mitinhaber und Manager können nach Team oder Mitarbeiter eingrenzen. Lange Berichte werden in Seiten aufgeteilt. Die Karten oben zählen den gesamten gefilterten Bericht, nicht nur die aktuelle Seite. Die Karte Verspätung gesamt addiert die Verspätungsminuten der Tage mit dem Status Zu spät und Zu spät und früher gegangen.

Was bedeuten die Status?

• Pünktlich: innerhalb der Toleranzen der Schichtvorlage gekommen und gegangen.
• Zu spät: nach der Toleranz für Verspätung gekommen.
• Früher gegangen: vor der Toleranz für früheres Gehen gegangen.
• Zu spät und früher gegangen: beides. Dieser Tag zählt in der Karte Zu spät und in der Karte Früher gegangen.
• Nicht erschienen: Eine Schicht war geplant, aber die Person hat an diesem Tag nicht eingestempelt oder gearbeitet, und der Tag ist abgeschlossen.
• Im Urlaub: Genehmigter Urlaub deckt den Tag ab.
• Freier Tag: Der Plan wurde nachträglich auf einen freien Tag geändert, obwohl schon ein Eintrag existierte.
• Offen: Der Tag ist noch nicht abgeschlossen. Ein Tag wird 2 Stunden nach Schichtende abgeschlossen.

Was zeigt jede Zeile?

Jede Zeile zeigt die geplanten Zeiten (in der Zeitzone der Organisation), das erste Einstempeln, das letzte Ausstempeln sowie die Minuten für Verspätung, früheres Gehen und Überstunden. Die Minuten sind exakt: Eine Verspätung innerhalb der Toleranz erscheint mit ihren Minuten, der Status bleibt trotzdem Pünktlich. Kein Ausstempeln markiert einen Tag mit Einstempeln, aber ohne Ausstempeln, und die Karte Ausstempeln fehlt zählt diese Tage. Überstunden werden ab der Überstundenschwelle der Schichtvorlage gezählt.

Wie werden Nachtschichten gezählt?

Eine Nachtschicht wird dem Arbeitstag zugeordnet, in dem sie beginnt. Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 erscheint an dem Tag, an dem sie begonnen hat. Der Arbeitstag richtet sich nach dem Arbeitstagbeginn in den Workspace-Einstellungen, siehe Wie lege ich Arbeitstage und Sollstunden fest?

Was zeigt der Stundenzettel?

Gibt es für den Zeitraum Anwesenheitsdaten, zeigen die Tageskarten im Stundenzettel auch die geplanten Zeiten und den Anwesenheitsstatus. Ohne Anwesenheitsdaten sieht der Stundenzettel aus wie vorher.

Welche Benachrichtigungen warnen Führungskräfte?

Inhaber, Mitinhaber und Teamleitungen erhalten Push-Benachrichtigungen zur Schichtanwesenheit und eine tägliche Zusammenfassung per E-Mail. Inhaber und Mitinhaber erfahren es für den gesamten Workspace, eine Teamleitung für ihr eigenes Team, und niemand erhält eine Warnung als Führungskraft zur eigenen Schicht. Alles ist standardmäßig eingeschaltet.

Eine Warnung deckt einen von fünf Fällen ab: zu spät erschienen, noch nicht eingestempelt, nicht erschienen, nach der Schicht nicht ausgestempelt und Überstunden. Betrifft derselbe Fall mehrere Personen, kommt er als eine Benachrichtigung, die bis zu drei Namen und die Zahl der übrigen nennt.

Wann werden sie gesendet?

• Zu spät erschienen wird einmalig gesendet, wenn das erste Einstempeln außerhalb der Toleranz für Verspätung liegt. Worktivity prüft alle 15 Minuten, die Meldung kommt also innerhalb weniger Minuten, nicht sofort. Für eine einzelne Person enthält sie die Minuten.
• Noch nicht eingestempelt wird einmalig gesendet, wenn seit Schichtbeginn plus Toleranz für Verspätung 30 Minuten vergangen sind und während der laufenden Schicht noch kein Einstempeln vorliegt.
• Nicht erschienen, kein Ausstempeln und Überstunden werden gesendet, wenn der Tag abgeschlossen ist, also 2 Stunden nach Schichtende. Ging für diese Person und diesen Tag schon eine Warnung noch nicht eingestempelt raus, wird die Abwesenheit nicht ein zweites Mal gemeldet. Sie steht in der täglichen Zusammenfassung.
• Zwischen 22:00 und 07:00 Uhr in der Zeitzone der Organisation wird nichts gesendet. Was in diese Zeit fällt, geht ab 07:00 Uhr raus, sofern die Schicht höchstens 36 Stunden zurückliegt.
• Ein erstes Einstempeln innerhalb der Toleranz löst nichts aus. Freie Tage und genehmigter Urlaub zählen nicht als Abwesenheit. Das Einschalten des Moduls sendet keine Benachrichtigungen für Tage vor dem Einschalten.

Was steht in der täglichen Zusammenfassung?

Die E-Mail listet auf, wer an diesem Tag zu spät kam (mit den Minuten), wer fehlte und wer sich nicht ausstempelte. Überstunden werden nicht aufgeführt. Sie wird 15 Minuten nach dem Abschluss der letzten Schicht des Tages gesendet, oder ab 07:00 Uhr, wenn dieser Zeitpunkt zwischen 22:00 und 07:00 Uhr liegt. Gab es an dem Tag kein Problem, wird keine E-Mail gesendet. Jede empfangende Person sieht nur die Personen, für die sie zuständig ist.

Wie schalte ich sie aus?

Öffnen Sie Kontoeinstellungen > Benachrichtigungen und schauen Sie in die Gruppe Schichten. Warnungen zur Schichtanwesenheit ist der Schalter in der Spalte Push, Tägliche Zusammenfassung der Schichtanwesenheit der Schalter in der Spalte E-Mail. Diese Zeilen erscheinen nur für Inhaber, Mitinhaber und Manager, und nur wenn das Modul eingeschaltet ist und der Workspace anstehende Schichtzuweisungen oder Ausnahmen für einzelne Tage hat. Mitarbeitende sehen Ihr Dienstplan ändert sich und Erinnerungen zur Abmeldung, beschrieben in Wie plane ich Schichten für mein Team?

Warum kam keine Benachrichtigung an?

• Die passende Zeile unter Kontoeinstellungen > Benachrichtigungen ist ausgeschaltet, oder Push ist auf dem Gerät oder im Browser, den Sie nutzen, nicht erlaubt.
• Sie fiel in die Zeit zwischen 22:00 und 07:00 Uhr und geht ab 07:00 Uhr raus.
• Das erste Einstempeln lag innerhalb der Toleranz, oder die Person hatte einen freien Tag oder genehmigten Urlaub.
• Die Schicht lag mehr als 36 Stunden zurück.
• Eine Warnung noch nicht eingestempelt hat die Abwesenheit schon abgedeckt.
• Die Person sind Sie selbst, oder sie gehört zu einem anderen Team als dem, das Sie leiten.
• Die tägliche Zusammenfassung wird nur an Tagen gesendet, an denen jemand zu spät kam, fehlte oder sich nicht ausstempelte.

Kann der Assistent Fragen zur Anwesenheit beantworten?

Ja, für Inhaber, Mitinhaber und Manager. Der Assistent im Chat von Worktivity sowie Claude oder ChatGPT, mit Worktivity verbunden, können das reine Lesewerkzeug Attendance report (attendance_report) nutzen. Es liefert, wie viele Tage pünktlich, verspätet, mit frühem Gehen, nicht erschienen, im Urlaub oder noch offen waren, wie oft das Ausstempeln vergessen wurde, die Summe der Minuten für Verspätung, frühes Gehen und Überstunden sowie eine Zeile pro Person und Tag. Sie können nur einen Status erfragen, zum Beispiel nur die Verspäteten.

Inhaber und Mitinhaber erhalten den gesamten Workspace. Manager erhalten ihr eigenes Team; ein Manager ohne Team wird gebeten, sich von einem Inhaber ein Team zuweisen zu lassen, und die Frage nach einem anderen Team wird abgelehnt. Mitarbeitende haben dieses Werkzeug nicht, der Assistent beantwortet ihnen nur Fragen zum eigenen Plan. Das Werkzeug umfasst höchstens 31 Tage und schaut ohne Datumsangabe auf die letzten 7 Tage. Es kann keinen Eintrag korrigieren und keine Erinnerung senden. Es funktioniert in Growth, Pro und der Testphase, sobald die Schichtplanung eingeschaltet ist. Die Einrichtung steht im Artikel zu den KI-Verbindungen.