Wo sehe ich, wer abwesend ist und wie viel Urlaub bleibt?

Abwesenheitsanträge beantwortet "was liegt bei mir". Abwesenheits-Erkenntnisse beantwortet alles andere: wer nächsten Monat weg ist, wie viel vom Jahresanspruch schon verbraucht ist und welchem Team der Urlaub ausgeht. Der Bildschirm steht in der Seitenleiste unter Erkenntnisse, sobald die Abwesenheitsverwaltung für die Organisation eingeschaltet ist.

Inhaber und Mitinhaber sehen alle. Eine Führungskraft sieht ihr eigenes Team, hier wie überall sonst.

Die fünf Summen oben

Alles auf dem Bildschirm gilt für ein Urlaubsjahr und eine Urlaubsart zugleich; beides sind Auswahlfelder in der Filterleiste.

• Gewährt: die für dieses Urlaubsjahr vergebenen Tage, einschließlich des Übertrags aus dem Vorjahr.
• Verbraucht: genehmigter Urlaub, der bereits vorbei ist.
• Geplant: genehmigter Urlaub, der heute läuft oder später beginnt. Das ist die Zahl, auf die man schaut, bevor man einen Termin zusagt.
• Ausstehend: Anträge, die noch auf eine Entscheidung warten. Diese Tage sind bereits vom Guthaben zurückgehalten.
• Verbleibend: vergeben minus verbraucht, geplant und offen. Gegen dieses Guthaben wird ein neuer Antrag geprüft.

Darunter zeichnet Über das Jahr dieselben Tage Monat für Monat, nach dem Monat, in dem ein Urlaub beginnt; ein Urlaub über zwei Monate steht also vollständig im ersten. Nach Abwesenheitsart teilt dieselben Zahlen auf die fünf Urlaubsarten auf.

Drei Sichten auf dasselbe Jahr

• Kalender: ein Monat auf einmal, Namen auf den Tagen, an denen jemand weg ist. Die Farben folgen der Urlaubsart; genehmigter Urlaub ist durchgezogen, offene Anträge sind gestrichelt gezeichnet, Abgesprochenes und Offenes sind also auf einen Blick zu unterscheiden. Passen an einem Tag nicht alle hin, erscheint eine Zeile "+2 weitere". Ein Klick auf einen Namen öffnet das Profil.
• Nach Person: eine Zeile pro Person mit vergeben, verbraucht, geplant, offen und übrig. Aufgeklappt zeigt die Zeile dieselbe Aufteilung pro Urlaubsart. In dieser Sicht fällt auf, wer das ganze Jahr nichts genommen hat oder wer kurz davor ist, ins Minus zu rutschen.
• Anträge: jeder Antrag, der das Jahr berührt, mit erstem freien Tag, Rückkehrdatum, Tageszahl, Status, entscheidender Person und Notiz. Das ist die Prüfsicht.

Die Spalte mit dem Rückkehrdatum nennt den Tag, an dem die Person wieder arbeitet, nicht ihren letzten freien Tag. Arbeitsfreie Tage innerhalb eines Urlaubs werden übersprungen und gehen nicht vom Guthaben ab.

Nach Excel

Als xlsx exportieren schreibt das gefilterte Jahr in eine Arbeitsmappe mit drei Blättern: die Summen, die Tabelle pro Person und die vollständige Antragsliste. Der Export folgt dem, was auf dem Bildschirm steht, Filter eingeschlossen, engen Sie die Ansicht also vorher ein. Exportieren ist eine Funktion der kostenpflichtigen Tarife; wo sie nicht enthalten ist, sagt die Schaltfläche das, statt still zu scheitern.

Wer ist diese Woche weg

Für die kurze Antwort brauchen Sie diesen Bildschirm gar nicht. Kommende Abwesenheiten steht ganz oben auf Überblick und deckt die nächsten zwei Wochen ab: wie viele Personen heute frei haben, dann Tag für Tag, wer fehlt. Die Karte erscheint nur, solange die Abwesenheitsverwaltung an ist, und verlinkt direkt hierher.

Wenn der Bildschirm im Menü fehlt

Abwesenheits-Erkenntnisse ist verborgen, solange die Abwesenheitsverwaltung für die Organisation aus ist, und der ganze Bereich Erkenntnisse ist für Mitarbeitende nicht sichtbar. Ein Inhaber schaltet das Modul in Workspace-Einstellungen, Reiter Erfassung, ein.