Wie sende ich erfasste Zeit an ClickUp, Asana und Trello zurück?

Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen, dann Integrationen, öffnen Sie die Verbindung über Verwalten und schalten Sie Zeit zurückschreiben ein. Ab diesem Moment wird die Zeit, die Worktivity auf einer Aufgabe erfasst, auch in der passenden ClickUp-Aufgabe, Asana-Aufgabe oder Trello-Karte eingetragen. Der Schalter ist standardmäßig aus, und es wird nichts geschrieben, bis Sie ihn einschalten.

Workspace-Verbindungen zu Asana und Trello werden schrittweise freigeschaltet. Bis sie in Ihrem Workspace unter Integrationen erscheinen, gilt dies für ClickUp.

Was brauche ich?

Sie brauchen die Rolle Owner oder Coowner und eine funktionierende Verbindung zu ClickUp, Asana oder Trello. Die Aufgabe muss aus dieser Verbindung stammen: Worktivity schreibt Zeit nur auf Aufgaben, die es aus der verknüpften Liste, dem Projekt oder dem Board übernommen hat. Aufgaben, die Sie in Worktivity selbst angelegt haben, haben außerhalb keine Entsprechung, ihre Zeit wird daher nicht gesendet.

Wie schalte ich es ein?

1. Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen und dann Integrationen.
2. Öffnen Sie die Verbindung über Verwalten.
3. Schalten Sie Zeit zurückschreiben ein und bestätigen Sie.

Das Einschalten gilt nur für diese eine Verbindung. Andere Verbindungen behalten ihre eigene Einstellung. Zum Beenden schalten Sie den Schalter wieder aus. Ausschalten ist immer möglich, auch wenn die Verbindung ein Problem hat.

Was wird genau geschrieben?

Worktivity schreibt einen Eintrag für jeden ununterbrochenen Arbeitsabschnitt einer Person auf einer Aufgabe. Ein Abschnitt gilt als beendet, wenn auf der Aufgabe etwa zehn Minuten lang keine Aktivität war. Einträge erscheinen also kurz nach dem Aufhören und nicht erst am Tagesende. Eine Pause von bis zu fünf Minuten innerhalb eines Abschnitts teilt ihn nicht, und diese Pausenminuten zählen nicht als Zeit. Ein sehr langer Abschnitt wird in Teilen von vier Stunden geschrieben.

Wohin der Eintrag geht, hängt vom Tool ab:

• ClickUp: ein Zeiteintrag an der Aufgabe, sichtbar als erfasste Zeit, mit der echten Startzeit und Dauer und der Beschreibung "Tracked in Worktivity".
• Asana: ein Zeiteintrag an der Aufgabe, mit Dauer und Datum; das Datum richtet sich nach der Zeitzone Ihres Workspace in Worktivity.
• Trello: Trello hat keine Zeiterfassung, deshalb fügt Worktivity der Karte einen Kommentar hinzu, einen pro Person, Aufgabe und Tag: "Name tracked 1h 20m in Worktivity on 14 Oct". Der Kommentar wird nach Ende des Tages hinzugefügt und erscheint daher am nächsten Tag.

Geschrieben wird dieselbe Zeit, die Worktivity auf der Aufgabe als erfasst anzeigt. Manuelle Zeiteinträge erscheinen, sobald sie genehmigt sind, weil ein genehmigter Eintrag als erfasste Zeit zählt. Ausstehende oder abgelehnte Einträge werden nicht gesendet.

Unter welchem Namen erscheint die Zeit?

• ClickUp: Erscheint unter der Person, die die Zeit erfasst hat. Worktivity trägt die Zeit im Namen des zugeordneten ClickUp-Benutzers ein. Dafür muss das verbindende Konto Zeit für andere erfassen dürfen, was von Ihrem ClickUp-Tarif und Ihrer Rolle abhängt. Lehnt ClickUp ab, wird die Zeit nicht geschrieben, und sie wird nie unter der falschen Person eingetragen.
• Asana: Erscheint unter dem Konto, das Worktivity verbunden hat. Asana erlaubt nur dem verbundenen Konto, Zeiteinträge zu erstellen. Die Zeit aller Personen erscheint unter diesem Konto.
• Trello: Erscheint unter dem Konto, das Worktivity verbunden hat. Trello-Kommentare schreibt immer das verbundene Konto. Der Name der Person steht im Kommentartext.

Wenn Asana- oder Trello-Einträge unter einem eigenen Konto erscheinen sollen, verbinden Sie Worktivity mit diesem Konto.

Was wird nicht geschrieben?

• Zeit vor dem Einschalten. Das Schreiben beginnt in dem Moment, in dem Sie den Schalter einschalten. Wenn Sie ihn aus- und wieder einschalten, beginnt es erneut ab diesem Moment, die Zeit während der Pause wird nicht geschrieben. Zeit, die beim Ausschalten noch auf das Senden wartete, wird auch nach dem erneuten Einschalten nicht gesendet.
• Nicht zugeordnete Personen. Zeit wird nur für Personen geschrieben, die einem Benutzer im Tool zugeordnet sind. Nicht zugeordnete Personen werden übersprungen. Öffnen Sie die Verbindung und ordnen Sie sie unter Personen zu, dann wird ihre Zeit der letzten Tage gesendet, meist innerhalb von etwa einer Stunde.
• Spätere Korrekturen. Das Schreiben fügt nur hinzu. Korrigieren, löschen oder lehnen Sie Zeit in Worktivity ab, nachdem sie gesendet wurde, bleibt der Eintrag in ClickUp, Asana oder Trello unverändert, und Sie korrigieren ihn dort von Hand.
• Späte Zeit, die älter als etwa drei Tage ist. Zeit, die verspätet in Worktivity ankommt, etwa ein manueller Eintrag, der für einen Tag der letzten Woche genehmigt wird, wird nur gesendet, wenn sie neu genug ist. Ältere Zeit bleibt in Worktivity und wird nicht geschrieben.
• Aufgaben, die es nicht mehr gibt. Wurde die Aufgabe im Tool gelöscht oder archiviert, wird der Eintrag abgelehnt und nicht erneut versucht.

Wie lange dauert es?

Bei ClickUp und Asana erscheint ein Eintrag meist etwa fünfzehn Minuten, nachdem Sie die Arbeit an der Aufgabe beendet haben. Trello-Kommentare erscheinen am Folgetag. Worktivity prüft alle fünf Minuten und schreibt gesammelt, in einem sehr ausgelasteten Workspace kann es etwas länger dauern. Zeit, die verspätet bei Worktivity ankommt, etwa weil ein Laptop eine Weile offline war, kann bis zu etwa eine Stunde später geschrieben werden.

Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Jeder Zeiteintrag wird nur einmal gesendet. Antwortet das Tool nicht rechtzeitig oder mit einem Serverfehler, kann Worktivity nicht wissen, ob der Eintrag angekommen ist. Dann sendet es ihn nicht erneut, weil sich ein fehlender Eintrag leichter beheben lässt als ein doppelter. Die Verbindungskarte zeigt, wie viele Einträge geschrieben, übersprungen, fehlgeschlagen oder nicht bestätigt wurden, das letzte Problem und, wenn das Schreiben pausiert, bis wann. Verweigert das Tool dem Konto das Schreiben von Zeit, pausiert das Schreiben eine Weile, und die Verbindung selbst bleibt aktiv. Beheben Sie die Berechtigung im Tool oder verbinden Sie sich mit einem Konto, das sie hat.

Schreibprobleme beeinflussen das Lesen von Aufgaben nicht. Ihre Aufgaben werden weiter wie bisher synchronisiert.

Häufige Fragen

Wird Zeit automatisch gesendet? Erst nachdem Sie Zeit zurückschreiben einschalten. Standardmäßig ist es aus.

Wird meine vergangene Zeit gesendet? Nein. Nur Zeit ab dem Moment, in dem Sie es einschalten.

Ändert sich die Zeit in ClickUp, Asana oder Trello, wenn ich sie in Worktivity korrigiere? Nein. Worktivity fügt nur Einträge hinzu. Korrigieren Sie den Eintrag im Tool von Hand.