Wie verbinde ich Notion mit meinem Workspace?

Gehen Sie zu den Workspace-Einstellungen, öffnen Sie Integrationen, wählen Sie Notion und klicken Sie auf Verbinden. Wählen Sie auf dem eigenen Notion-Bildschirm die Seiten und Datenbanken aus, die Sie für Worktivity freigeben. Zurück in Worktivity verknüpfen Sie jede freigegebene Datenbank mit einem Worktivity-Projekt. Die Seiten einer verknüpften Datenbank erscheinen im Worktivity-Projekt als Aufgaben. Worktivity sieht nur die Datenbanken, die für die Verbindung freigegeben sind.

Welche Seiten und Datenbanken sieht Worktivity?

Worktivity kann nur die Seiten und Datenbanken lesen, die Sie in Notion für die Verbindung freigeben. Beim Verbinden zeigt Notion auf dem eigenen Bildschirm zuerst die Berechtigungen und lässt Sie dann die Seiten auswählen; wählen Sie dort die Seiten und Datenbanken aus, die freigegeben werden sollen. Geben Sie eine übergeordnete Seite frei, erscheinen auch die Datenbanken darunter.

Fehlt später eine Datenbank, können Sie sie hinzufügen, ohne erneut zu verbinden: Öffnen Sie die Datenbank in Notion, wählen Sie das Menü ... und dann Verbindungen, und fügen Sie Worktivity hinzu. Kehren Sie danach in Worktivity zur Notion-Verbindung zurück.

Was Sie brauchen

Sie brauchen die Rolle Inhaber oder Mitinhaber. Ihr Tarif muss Integrationen enthalten (Trial, Growth oder Pro). Bei Starter zeigt die Notion-Karte statt Verbinden einen Hinweis zum Upgrade, und wer kein Inhaber ist, sieht einen Hinweis, den Inhaber des Workspace zu fragen.

Wie verbinde ich Notion?

1. Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen, dann Integrationen.
2. Klicken Sie auf der Notion-Karte auf Verbinden.
3. Melden Sie sich auf der Seite von Notion an, falls gefragt, bestätigen Sie den Zugriff und wählen Sie die Seiten und Datenbanken, die Sie für Worktivity freigeben.
4. Sie kehren zu Worktivity zurück, und die Verbindung erscheint unter Ihre Verbindungen. Gibt Notion den Namen des Workspace nicht weiter, heißt die Verbindung Notion workspace.

Eine Verbindung gilt für einen Notion-Workspace.

Wie verknüpfe ich eine Notion-Datenbank mit einem Worktivity-Projekt?

Öffnen Sie die Verbindung mit Verwalten. Die Liste zeigt die Datenbanken, die Sie freigegeben haben. Klicken Sie neben einer Datenbank auf Datenbank verknüpfen. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Neues Projekt anlegen. Der Name wird aus dem Namen der Datenbank vorgeschlagen. Auf Wunsch wählen Sie auch einen Kunden aus.
• Vorhandenes Projekt verwenden. Wählen Sie ein Projekt aus Ihrem Workspace.

Jede Seite der Datenbank kommt als Aufgabe in dieses Worktivity-Projekt, und Worktivity aktualisiert sie regelmäßig. Um selbst eine Synchronisierung zu starten, öffnen Sie die Verbindung und klicken auf Jetzt synchronisieren.

Warum fehlt meine Datenbank in der Liste?

Die Datenbank ist noch nicht für die Worktivity-Verbindung freigegeben. Öffnen Sie die Datenbank in Notion, wählen Sie das Menü ... und dann Verbindungen, und fügen Sie Worktivity hinzu. Liegt die Datenbank unter einer Seite, genügt es, diese Seite freizugeben. Kehren Sie danach in Worktivity zur Notion-Verbindung zurück und öffnen Sie die Liste erneut. Sie müssen Notion nicht erneut verbinden.

Wie werden Notion-Personen Worktivity-Mitarbeitenden zugeordnet?

Personen aus Notion werden über ihre E-Mail-Adresse Ihren Mitarbeitenden zugeordnet, Sie müssen also nicht jede einzeln zuordnen. Lässt sich eine Person nicht zuordnen oder gehört dieselbe E-Mail-Adresse mehreren Mitarbeitenden, wird sie mit Prüfung nötig markiert, und Sie ordnen sie unter Personen von Hand zu. Dasselbe gilt für eine Person, deren E-Mail-Adresse Notion nicht weitergibt. Gäste Ihres Notion-Workspace werden nicht aufgelistet, eine Aufgabe, die einem Gast zugewiesen ist, kommt daher ohne diese Zuständigkeit an.

Was kommt aus Notion, und was nicht?

• Jede Notion-Seite einer verknüpften Datenbank kommt als eine Aufgabe im verknüpften Worktivity-Projekt an. Der Titel der Seite ist der Titel der Aufgabe.
• Status, Zuständige, Fälligkeitsdatum und Priorität kommen aus den Eigenschaften (Properties) der Seite. Wie Worktivity sie findet, steht weiter unten.
• Der Text innerhalb einer Seite kommt nicht mit, Aufgaben haben also keine Beschreibung.
• Relationen, Formeln, Rollups und Tags kommen nicht mit.
• Eine in Notion gelöschte oder archivierte Seite bleibt in Worktivity.
• Wird eine Seite abgeschlossen, ist ihr Abschlussdatum in Worktivity der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung der Seite. Das ist eine Näherung, denn Notion hält keinen Abschlusszeitpunkt fest.
• Der Import liest nur: Ihre Notion-Seiten und -Datenbanken werden nie verändert.
• Zurückschicken kann Worktivity allein die erfasste Zeit, und nur, wenn Sie Zeit zurückschreiben einschalten.

Wie findet Worktivity die richtigen Eigenschaften in meiner Datenbank?

Notion-Datenbanken haben keine festen Felder, daher achtet Worktivity nicht nur auf den Namen, sondern auch auf den Typ jeder Eigenschaft. Passen mehrere Eigenschaften, nimmt es zuerst die mit einem üblichen Namen, sonst die erste in alphabetischer Reihenfolge.

• Status. Eine Eigenschaft vom Typ Status. Liegt der Status in der Gruppe mit dem Namen Complete, gilt die Seite als erledigt. Die Gruppen To-do und In progress sowie eine Seite ohne Status gelten als offen. Eine Gruppe mit anderem Namen gilt nicht als erledigt: In einem Notion-Workspace mit umbenannten Gruppen bleiben die Seiten in Worktivity daher offen. Hat die Datenbank keine Status-Eigenschaft, verwendet Worktivity ein Kontrollkästchen (Checkbox): eines mit dem Namen Done, Completed, Complete oder Ähnlichem oder das einzige Kontrollkästchen der Datenbank. Ein gesetztes Häkchen bedeutet erledigt. Gibt es beides nicht, bleiben die Seiten offen, und Sie schließen die Aufgaben selbst in Worktivity ab.
• Zuständige. Eine Eigenschaft vom Typ Person (People). Übliche Namen sind Assignee, Assignees, Assigned to und Owner (türkische Namen wie Atanan und Sorumlu funktionieren ebenfalls); sonst die erste Personen-Eigenschaft. Nur diese eine Eigenschaft wird gelesen, eine zweite Personen-Eigenschaft wie Reviewer wird ignoriert.
• Fälligkeitsdatum. Eine Datumseigenschaft (Date) mit dem Namen Due, Due date oder Deadline (türkische Namen wie Bitiş tarihi funktionieren ebenfalls); sonst die erste Datumseigenschaft. Bei einem Datumsbereich ist das Ende des Bereichs das Fälligkeitsdatum.
• Priorität. Nur eine Select-Eigenschaft mit dem Namen Priority (oder Öncelik). Ihre Optionen Urgent oder Critical, High, Medium oder Normal und Low werden zur Priorität der Aufgabe. Jede andere Eigenschaft und jeder andere Optionsname ergibt keine Priorität.

Worktivity fragt Sie nicht, welche Eigenschaft verwendet werden soll. Hat Ihre Datenbank zwei Personen- oder zwei Datumseigenschaften, ist die gewählte womöglich nicht die, die Sie meinen.

Kann Worktivity erfasste Zeit nach Notion zurückschreiben?

Ja, wenn Sie an der Verbindung Zeit zurückschreiben einschalten. Die Funktion ist standardmäßig aus, und es wird nur Zeit gesendet, die Sie nach dem Einschalten erfassen. Notion kennt keine Zeiteinträge, daher ergänzt Worktivity einen Kommentar an der passenden Seite: ein Kommentar pro Person, Seite und Tag, nach Tagesende. Der Kommentar lautet etwa „Name tracked 1h 20m in Worktivity on 14 Oct“, mit dem Namen der Person, die gearbeitet hat, nie mit ihrer E-Mail-Adresse.

Der Kommentar wird über die Worktivity-Verbindung hinzugefügt, und der Name der Person, die gearbeitet hat, steht im Kommentartext. Ist die Seite nicht mehr für die Verbindung freigegeben oder erlaubt Notion der Verbindung keine Kommentare, wird der Kommentar nicht geschrieben. Worktivity fügt nur Kommentare hinzu: In Notion wird nichts anderes verändert oder gelöscht.

Wie trenne ich Notion?

Öffnen Sie die Verbindung und klicken Sie auf Trennen. Die Synchronisierung endet, und der Zugriff, den Worktivity hält, wird gelöscht. Worktivity bittet Notion außerdem, diesen Zugriff zu beenden; schlägt diese Anfrage fehl, wird trotzdem getrennt. Bereits synchronisierte Aufgaben und Ihre Zuordnungen von Personen bleiben in Worktivity. Damit Worktivity eine einzelne Datenbank nicht mehr liest, ohne die Verbindung zu trennen, entfernen Sie Worktivity in Notion unter Verbindungen im Menü ... dieser Datenbank.

Häufige Fragen

Verändert die Verbindung mit Notion meine Notion-Seiten? Nein. Der Import liest nur. Hinzufügen kann Worktivity in Notion allein erfasste Zeit als Kommentare an Seiten, und nur, wenn Sie Zeit zurückschreiben einschalten.

Warum ist meine Datenbank nicht in der Liste? Sie ist in Notion nicht für die Worktivity-Verbindung freigegeben. Öffnen Sie die Datenbank, wählen Sie das Menü ... und dann Verbindungen, und fügen Sie Worktivity hinzu.

Warum ist eine fertige Seite in Worktivity nicht erledigt? Worktivity zählt eine Seite als erledigt, wenn ihr Status in der Gruppe mit dem Namen Complete liegt oder ihr Kontrollkästchen Done gesetzt ist. Eine Seite, deren Status in einer Gruppe mit anderem Namen liegt, bleibt offen.

Wessen Name steht am Kommentar? Der Kommentar wird über die Worktivity-Verbindung hinzugefügt. Der Name der Person, die gearbeitet hat, steht im Kommentartext.

Kann ich mehr als einen Notion-Workspace verbinden? Eine Verbindung gilt für einen Notion-Workspace.