Wie verbinde ich Asana mit meinem Workspace?

Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen, dann Integrationen, wählen Sie Asana und klicken Sie auf Verbinden. Bestätigen Sie den Zugriff auf dem Bildschirm von Asana und verknüpfen Sie danach die gewünschten Asana-Projekte mit Worktivity-Projekten. Die Aufgaben jedes verknüpften Projekts erscheinen im zugehörigen Worktivity-Projekt.

Was Sie brauchen

Sie brauchen die Rolle Inhaber oder Mitinhaber. Ihr Tarif muss Integrationen enthalten (Trial, Growth oder Pro). Bei Starter zeigt die Asana-Karte statt Verbinden einen Hinweis zum Upgrade; wer kein Inhaber ist, sieht den Hinweis, den Workspace-Inhaber zu fragen.

Wie verbinde ich das Konto?

1. Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen und dann Integrationen.
2. Klicken Sie auf der Asana-Karte auf Verbinden.
3. Melden Sie sich bei Bedarf bei Asana an und bestätigen Sie den Zugriff.
4. Sie kehren zu Worktivity zurück, und die Verbindung erscheint unter Ihre Verbindungen.

Gibt Ihr Asana-Login Zugriff auf mehrere Asana-Workspaces, zeigt Worktivity den Schritt „Konten zum Verbinden auswählen“. Wählen Sie die Workspaces aus, die Worktivity nutzen soll, und klicken Sie auf Auswahl verbinden. Alle anderen werden entfernt; Sie können sie später über Verbinden wieder hinzufügen. Asana-Organisationen werden ebenfalls als Workspaces aufgeführt.

Wie verknüpfe ich ein Asana-Projekt mit einem Worktivity-Projekt?

Öffnen Sie die Verbindung über Verwalten. Klicken Sie im Bereich Projekte neben einem Asana-Projekt auf Projekt verknüpfen. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Neues Projekt erstellen. Der Name wird aus dem Namen des Asana-Projekts vorgeschlagen und darf bis zu 100 Zeichen lang sein. Optional wählen Sie einen Kunden.
• Vorhandenes Projekt verwenden. Wählen Sie ein Projekt aus Ihrem Workspace.

Ein Worktivity-Projekt kann höchstens mit einem Asana-Projekt verknüpft werden. Archivierte Asana-Projekte werden nicht aufgelistet. Mit Verknüpfung entfernen lösen Sie ein Projekt wieder; bereits synchronisierte Aufgaben bleiben in Worktivity.

Wie werden Asana-Personen Worktivity-Mitarbeitenden zugeordnet?

Gibt Asana die E-Mail-Adresse einer Person weiter, ordnet Worktivity sie automatisch über die E-Mail zu. Personen, die sich nicht eindeutig einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zuordnen lassen, stehen im Bereich Personen mit dem Hinweis „Prüfung nötig“, und die Verbindung zeigt ihre Anzahl. Für jede Person können Sie mit Zuordnen die Mitarbeitenden wählen, mit Ändern eine andere Zuordnung treffen oder mit Zuordnung aufheben die Zuordnung entfernen. Eine aufgehobene Zuordnung bleibt aufgehoben, auch wenn die E-Mail-Adressen später übereinstimmen. Aktualisieren lädt die Personenliste neu aus Asana.

Was kommt aus Asana, und was nicht?

• Asana-Aufgaben erscheinen im verknüpften Projekt mit Titel, Beschreibung, dem Status erledigt oder offen und der zugewiesenen Person. Worktivity aktualisiert sie regelmäßig. Bereits erledigte Aufgaben kommen als geschlossen an.
• Unteraufgaben kommen nicht mit, nur Aufgaben, die direkt zum Projekt gehören. Fälligkeitsdatum und Priorität werden ebenfalls nicht übernommen.
• Eine in Asana gelöschte oder archivierte Aufgabe bleibt in Worktivity. Worktivity löscht nie Aufgaben.
• Haben Sie den Status einer Aufgabe in Worktivity von Hand weitergesetzt, setzt die Synchronisierung ihn nicht zurück.
• Ist die in Asana zugewiesene Person keinem Mitarbeitenden zugeordnet, kommt die Aufgabe ohne Zuweisung an.
• Der Aufgabenimport liest nur: Ihre Asana-Aufgaben werden nie verändert. Das Einzige, was Worktivity zurücksenden kann, ist erfasste Zeit, und nur wenn Sie Zeit zurückschreiben einschalten.

Kann Worktivity erfasste Zeit nach Asana zurückschreiben?

Ja, wenn Sie bei der Verbindung Zeit zurückschreiben einschalten. Standardmäßig ist es aus, und es wird nur Zeit gesendet, die nach dem Einschalten erfasst wurde. Ist es an, ergänzt Worktivity an der Asana-Aufgabe einen Zeiterfassungseintrag. Es fügt nur Einträge hinzu: Ihre Asana-Aufgaben werden weder verändert noch gelöscht, und korrigieren Sie Zeit später in Worktivity, bleibt der Eintrag in Asana unverändert. Die Zeiterfassung in Asana hängt von Ihrem Asana-Tarif ab; prüfen Sie Ihren Tarif, falls Einträge nicht erscheinen.

Anders als bei ClickUp erscheinen die Einträge nicht unter der Person, die die Zeit erfasst hat. Asana erlaubt nur dem verbundenen Konto, sie anzulegen, deshalb steht jeder Eintrag unter dem Konto, das Worktivity verbunden hat. Soll dort ein eigener Name stehen, verbinden Sie Asana mit einem eigens dafür angelegten Konto. Was wann geschrieben wird und was nicht, steht in „Wie sende ich erfasste Zeit an ClickUp, Asana und Trello zurück?“.

Wie prüfe ich den Status und behebe Probleme?

Die Verbindung zeigt einen Status: Aktiv, Probleme, Neu verbinden erforderlich, Berechtigungen fehlen oder Pausiert. Pausiert heißt, dass Ihr Tarif Integrationen nicht mehr enthält. Bei Neu verbinden erforderlich und Berechtigungen fehlen klicken Sie auf Erneut verbinden und bestätigen alle angeforderten Zugriffe. Die Seite zeigt außerdem die letzte erfolgreiche Synchronisierung und die nächste geplante.

Der Bereich Aktivität listet die letzten 20 Synchronisierungsläufe. Wählen Sie einen Lauf, sehen Sie die Anfragen, die er an Asana gestellt hat, und ob sie erfolgreich waren. Eine Synchronisierung starten Sie selbst mit Jetzt synchronisieren. Das geht pro Verbindung einmal alle 15 Minuten, und die Anzeige nennt Ihnen die Uhrzeit für den nächsten Versuch.

Wie trenne ich Asana wieder?

Öffnen Sie die Verbindung und klicken Sie auf Trennen. Die Synchronisierung endet, und der Zugriff, den Worktivity hält, wird gelöscht. Bereits synchronisierte Aufgaben und Ihre Personenzuordnungen bleiben in Worktivity. Entfernen Sie den Zugriff selbst bei Asana: Öffnen Sie in Ihren Asana-Einstellungen die autorisierten Apps und entfernen Sie Worktivity dort. Verbinden Sie denselben Asana-Workspace später erneut, legt Worktivity eine neue Verbindung an.

Ein Projekt ist bereits auf dem anderen Weg verbunden

Ein Worktivity-Projekt kann immer nur eine Methode nutzen. Beide Meldungen erscheinen genau so, wie sie hier stehen. Ist das Projekt bereits in den Workspace-Einstellungen verbunden, zeigen das Zeilenmenü und die Listenauswahl unter Projekte: „Dieses Projekt ist bereits über Workspace-Einstellungen, Integrationen verbunden. Entfernen Sie zuerst diese Verknüpfung, um die alte Methode zu nutzen.“ Entfernen Sie die Verknüpfung unter Workspace-Einstellungen, Integrationen, und verbinden Sie dann auf dem Bildschirm Projekte. In der Gegenrichtung zeigen die Workspace-Einstellungen: „Dieses Asana-Projekt ist bereits über die alte Integration mit einem Projekt verbunden.“ Trennen Sie es zuerst auf dem Bildschirm Projekte.

Häufige Fragen

Wie viele Asana-Workspaces kann ich verbinden? Es gibt keine Grenze. Jeder ist eine eigene Verbindung.

Wird meine erfasste Zeit nach Asana zurückgeschrieben? Nur wenn Sie bei der Verbindung Zeit zurückschreiben einschalten. Standardmäßig ist es aus, und Worktivity fügt nur Zeiteinträge hinzu.

Was passiert, wenn ich in Asana eine Aufgabe lösche? Sie bleibt in Worktivity.

Was bedeutet „Projekt“ hier? Asana nennt seine Container Projekte. Jedes verknüpfte Asana-Projekt speist ein Worktivity-Projekt.